Eksempel på velkomstbrev til en ny kunde.
Der er flere ting at overveje, når man skriver velkomstbreve til kunder
Velkomstbreve
Velkomstbreve er breve, der skrives for at hilse høfligt på og præsentere andre for en organisation. De kan sendes til nye elever i en skole, nye medarbejdere i en virksomhed, deltagere i en konference osv. Det primære formål med velkomstbreve er at øge modtagernes moral og lade dem vide, at de nu er en vigtig del af holdet. Brevene betragtes som en høflighedsgestus og den smukkeste måde at vise modtageren, at man sætter pris på hans/hendes tilstedeværelse, indsats eller interesse i at gøre noget. Velkomstbreve kan også indeholde nogle vigtige oplysninger, som modtagerne måske endnu ikke er klar over.
Når du skriver velkomstbreve, er det dit mål at få modtagerne til at føle sig “hjemme”. Derfor skal du være så venlig som muligt. Begynd med at præsentere organisationen officielt for modtageren. Tak høfligt og lykønske ham/hende med at blive en del af holdet. Forsikre modtageren om, at han/hun har truffet den rigtige beslutning ved at vælge din organisation. Sørg for at tiltale modtageren ved hans/hendes navn. Gør det kortfattet og medtag kun de nødvendige oplysninger. Afslut brevet ved at takke modtageren igen og underskrive det med dit navn og din titel.
Breve til kunder
Breve til kunder er breve, som en person eller organisation skriver til andre personer og/eller organisationer, der nyder godt af afsenderens produkter eller professionelle tjenester. Der kan være tale om velkomstbreve for at byde kunderne velkommen til organisationen, introduktionsbreve for at introducere et produkt eller en tjenesteydelse for kunderne eller takkebreve for at påskønne kunderne for deres fortsatte støtte. Det kan også være svarbreve for at besvare kundernes forespørgsler eller informationsbreve for at underrette kunderne om vigtige forhold som f.eks. rabatter på produkter og tjenester, flytning af kontorer osv. I bund og grund kan et brev til en kunde være om næsten hvad som helst, så længe det, du kommunikerer, er forretningsrelateret.
Breve til kunder er forretningsbreve, og derfor bør de være formelle og professionelle. Begynd brevet med en ordentlig hilsen. Angiv klart formålet med dit brev. Hvis en kunde skal foretage en bestemt hastehandling, skal du sørge for at angive præcis, hvad han/hun skal gøre. Vær kort og ligefrem, og undgå at tilføje irrelevante detaljer. Afslut brevet med en varm opfordring til modtageren om at svare eller træffe de nødvendige foranstaltninger. Underskriv brevet og opgiv dine kontaktoplysninger. Udskriv brevet på virksomhedens brevpapir.