“Forandringer er uundgåelige”, som det gamle ordsprog siger. På byggeprojekter er det måske mere passende at sige, at “ændringsordrer er uundgåelige”. Hvis blot tanken om en ændringsordre får dig til at krybe sammen, er det måske på tide at se på at justere din proces for ændringsordrer.
Ændringsordrer er ikke noget, man behøver at frygte, hvis de håndteres med succes. Hvis du har en proces for ændringsordrer på plads, kan du effektivt identificere behovet for ændringsordrer og håndtere dem, efterhånden som de opstår på et projekt.
Sørg for at dele din proces for ændringsordrer med dine kunder og underleverandører, så alle er på samme side med hensyn til, hvordan ændringsordrer skal iværksættes og behandles.
Her er nogle tips til at udarbejde en effektiv proces for ændringsordrer:
Start med kontrakten
En ændringsordre er simpelthen et tillæg eller en ændring til den oprindelige byggekontrakt og arbejdets omfang og kan initieres af ejeren eller entreprenøren. Ændringsordrer indebærer typisk udførelse af yderligere arbejde på grund af en række årsager som f.eks. udeladelser eller fejl i det oprindelige omfang af arbejdet eller tvetydige konstruktionstegninger. Ændringer i forholdene på byggepladsen, udskiftning af materialer, lovgivningsmæssige spørgsmål og sikkerhedsproblemer er andre grunde til, at der kan være behov for ændringsordrer.
Læs og forstå byggekontrakten omhyggeligt og vær særlig opmærksom på klausuler vedrørende ændringsordrer. De kan indeholde krav vedrørende tidsrammen for iværksættelse af en ændringsordre, specifikke oplysninger og dokumentation, der kræves, samt den befuldmægtigede til at godkende ændringsordren for ændringer, der er iværksat af entreprenøren.
Visse kontrakter kan indeholde modstridende sprog eller klausuler vedrørende ændringsordrer. En klausul kan angive, at ændringsarbejde ikke kan påbegyndes, uden at der foreligger en skriftlig og godkendt ændringsordre, mens der samtidig indgår et sprog i kontrakten, der giver ejeren mulighed for at anmode om yderligere arbejde, uden at der foreligger en aftale. Sørg for at løse disse problemer, inden du underskriver en kontrakt med ejeren.
Review Plans and Specifications
Denne del af din proces for ændringsordrer bør falde sammen med din gennemgang af byggekontrakten. Enhver tvetydighed i tegningerne eller fejl eller udeladelser i omfanget bør tages op med ejeren og arkitekten for at få dem rettet og for at mindske behovet for ændringsordrer længere henne i projektet.
Underlader du at gennemgå og identificere eventuelle problemer med arbejdets omfang, planer og specifikationer, vil det føre til unødvendige ændringsordrer senere i forløbet. Det er et stort nej at undlade at gøre sin due diligence. Dette omfatter forståelse af de aktuelle forhold på byggepladsen og foregribelse og håndtering af eventuelle problemer, der måtte opstå undervejs, f.eks. mangel på materialer eller arbejdskraft, er et vigtigt skridt i den indledende byggefase og i din proces for ændringsordrer.
Ignorér eller forsink ikke ændringsordrer
Og uanset om ændringen er initieret af bygherren eller entreprenøren, skal de håndteres så hurtigt som muligt. Hvis man ignorerer eller forsinker en ændringsordre, kan det være katastrofalt for et byggeprojekt. Hvis man udskyder en ændringsordre til sent i projektet, kan det resultere i en overdreven tidsplan og store omkostningsoverskridelser.
Når en ændringsordre er iværksat, skal man hurtigt forhandle om omkostningerne, få skriftlig tilladelse til at påbegynde arbejdet, foretage justeringer i tidsplanen og komme i gang med det ændrede arbejde. Hvis anmodningerne forsinkes, kan det føre til et efterslæb af ændringsordrer eller kræve, at der udføres dyre omarbejder for at imødekomme ændringerne.
Når der anmodes om en ændringsordre, kan du også være nødt til at ændre din nuværende tidsplan og dit arbejde, mens ændringsordren forhandles, for at undgå at komme bagud i forhold til eventuelle tidslinjer i kontrakten, som du er underlagt.
Kommunikation med alle involverede parter
En del af din ændringsordreproces bør omfatte kommunikation med alle involverede parter på projektet. Diskussionen bør starte med at identificere årsagen til den ønskede ændring, og hvordan den vil blive håndteret. Tvister om ændringsordrer kan blive forstærket, hvis de ikke håndteres korrekt.
Arbejd sammen med bygherrens autoriserede agent for omhyggeligt at definere det nye arbejdsområde og drøfte, hvordan det vil påvirke den nuværende tidsplan og udførelse af byggeriet. Sørg for, at du er på samme side med ejeren med hensyn til forventningerne til, hvordan arbejdet vil forløbe, når der er behov for ændringsordrer.
Du skal også sætte dig ned med dine underleverandører for at foretage justeringer i deres tidsplaner og tidslinjer. Diskuter, hvordan ændringen i omfanget direkte eller indirekte kan påvirke det arbejde, de udfører, og om der er behov for en ændringsordre i omfanget af det arbejde, de er kontraheret til at udføre. Sørg for, at arbejdsgangene er klart defineret, så alle involverede forstår deres rolle i det ændrede arbejde, og at de integrerer det i deres tidsplan.
Holder du alle opdateret om ændringsordreprocessen og det arbejde, der ændres, kan du integrere ændringsordrearbejdet i din projektplan og minimere den indvirkning, det kan have på projektets færdiggørelse.
Forhandling af ændringsordren
Det sidste skridt i ændringsordreprocessen, inden du påbegynder nyt arbejde, er forhandling af ændringsordren. Dette kan være en vanskelig proces, fordi der kan opstå tvister om, hvorvidt der er tale om en egentlig ændring af kontraktens omfang. Der kan også opstå problemer om en aftale om omkostningerne, og om der skal justeres forlængelser af den oprindelige tidsplan.
Det første, du skal gøre, er at samarbejde med ejeren om at fastslå, hvordan det ekstra arbejde skal estimeres, og blive enige om en pris. Dette kan gøres ved hjælp af enhedspriser, priser på tid og materialer eller som et fast beløb. Dette kan allerede være fastlagt i kontraktdokumenterne, eller du kan være nødt til at samarbejde med ejeren for at finde en gensidigt acceptabel løsning.
Det næste, du skal finde ud af, er, om der er behov for en forlængelse af tidsplanen som følge af ændringsordren eller ej. Vær ikke bange for at skubbe tilbage, især i forbindelse med ændringsordrer, der er iværksat af ejeren, hvis det yderligere arbejde, der anmodes om, vil kræve yderligere tid til at færdiggøre efter den frist, der er fastsat i den oprindelige kontrakt.
Dokumenter alt
Undgå tvister og krav ved at dokumentere hvert trin i din ændringsordreproces. En god måde at gøre dette på er at oprette skabeloner til at iværksætte og anmode om ændringsordrer. Opbevar skriftlige optegnelser over al kommunikation mellem dig og ejeren vedrørende ændringsordren. Påbegynd ikke noget arbejde med ændringsordrer uden et autoriseret, underskrevet og eksekveret dokument fra ejeren, der dækker omkostninger og eventuelle andre forhandlede vilkår.
Når du påbegynder arbejdet med en ændringsordre, skal du dokumentere det udførte arbejde, herunder tids- og materialeomkostninger. Sørg for at dele disse dokumenter med ejeren og drøfte eventuelle problemer, der måtte opstå undervejs.
En god proces for ændringsordrer etablerede en metode til at styre ændringsordrer på tværs af dine projekter. Uanset kompleksiteten eller antallet af ændringsordrer håndteres hver enkelt på en konsekvent og ensartet måde.
Når processen er etableret, kan du evaluere og ændre den for at gøre den så strømlinet som muligt.
For flere oplysninger om håndtering af ændringsordrer kan du læse A Quick Guide to Managing Change Orders.
Har du brug for flere projektledere? ConstructConnect finder de bedste byggeprojekter, som du kan byde på og vinde flere opgaver.