Projektoverslag er svært. Hvorfor er det svært? Fordi det eneste tidspunkt, hvor du ved præcist, hvor lang tid det tager at gennemføre et projekt, er, når det er færdigt. Op til leveringstidspunktet bruger teams kvalificerede gætværk til at forudsige fremtiden. Og jo større og mere komplekst et projekt er, jo mere usikker er fremtiden. Fejlagtige estimater betyder, at tidsfrister overskrides og budgetter overskrides – to af de vigtigste symptomer på projektfiasko.
At være en dygtig estimator er en afgørende del af at fastlægge tidsplaner, opstille budgetter, forvalte ressourcer og drive et velfungerende team og en forretning. Det er en stor hjælp at bruge den bedste online projektstyringssoftware til opgaven, men det er ved at kende metoderne og lære at udføre dem godt, at du bliver en god estimator. Der er en række estimeringsmetoder at vælge imellem – og her vil vi se på fem gennemprøvede og pålidelige metoder, der fungerer til alle typer projekter.
Eksperthensyn
Dette er nok den mest almindelige måde, folk får et projektestimat på. Tal med de mænd og kvinder, der har den bedste praktiske erfaring og forståelse af projektets krav. Sørg blot for, at alle har den samme forståelse af, hvad der skal leveres. Og prøv at finde eksperter, der rent faktisk skal arbejde på projektet.
Sammenlignende eller analogt estimat
Hvis dit nuværende projekt ligner tidligere projekter, skal du tage dataene fra tidligere arbejde og ekstrapolere dem for at give dine estimater for det nye job. Før du fortsætter, skal du sørge for at kontrollere, om disse projekter var vellykkede!
Top-down
Med en arbejdsfordelingsstruktur på højt niveau og data fra tidligere projekter kan du tilføje estimater for hvert enkelt projektarbejdselement for at bestemme den samlede indsats og de samlede omkostninger. Top-down-metoden mangler detaljeret analyse, hvilket gør den bedst egnet til en hurtig første gennemgang af et potentielt projekt for at vurdere dets levedygtighed.
Bottom-up
Denne metode anvender en detaljeret arbejdsopdelingsstruktur og er bedst egnet til projekter, som du er forpligtet til. Hver opgave estimeres individuelt, og derefter rulles disse estimater op for at give tallene på højere niveau. (Hvis du bruger den rigtige projektstyringssoftware, vil den rulle overslagene sammen for dig). Denne proces får dig til at tænke over, hvad der er nødvendigt for at tage et skridt tilbage for at se, om det store billede stadig giver mening. Du får mere præcise resultater end top-down-metoden, men det er også en større investering af tid.
Parametrisk modelvurdering
Dette er en mere videnskabelig metode, der i det væsentlige automatisk beregner estimater ved hjælp af detaljerede data fra tidligere aktiviteter. Lad os sige, at du har data fra dine sidste tre projekter for installation af kontornetværk. Du kan bruge dette til at få en værdi for dage pr. arbejdsstation eller noget lignende. Derefter sætter du antallet af arbejdsstationer for din nye installation ind, og så kommer estimaterne ud.
Dette kan være en hurtig metode, men den har brug for solide data til at fodre den. Og fordi det hele handler om matematik, er det svært at justere for de miljømæssige, politiske og kulturelle forskelle mellem projekterne.