38 apps og tilføjelser, der ændrede min produktivitet

Apps kan nemt overvælde og overstimulere hjernen hos en person med opmærksomhedsforstyrrelse (ADHD eller ADD). I løbet af årene har jeg personligt downloadet næsten 1.000 apps – og har lært en masse om ægte produktivitet undervejs. Her er de apps, der har fundet en fast plads i min værktøjskasse – samt hvorfor du i din søgen efter den “perfekte app” sandsynligvis er for hård ved dig selv.

Hvad er begrænsningerne ved apps?

Apps er ikke sølvkugler. Der findes ingen app, der kan løse vores udfordringer. Men der er websteder som If This, Then That og Zapier, der kan tilføje et foto til en Dropbox-mappe, når nogen tagger mig på Facebook. Apps gør nogle magiske ting, men alle apps, værktøjer og kalendere kræver, at vi engagerer os i dem. Apps til to-do-lister gør det nemt at registrere dine idéer og dele din liste med din familie eller dit team. Du kan omarrangere punkterne, placere dem i kolonner, farvekode dem, tilføje billeder og få dem sendt pr. e-mail eller sms til dig. Men ingen to-do-liste-app klarer opgaven for dig.

Hvis du ønsker at øge din produktivitet, skal du i starten af hver dag bruge mindst fem minutter på at planlægge din dag. Gennemgå og opdater din plan fem gange i løbet af dagen. Det er ligegyldigt, hvilket værktøj du bruger. Du kan bruge papir, en bullet journal, en dry-erase-tavle eller en app. At planlægge og gennemgå dine intentioner vil altid spare dig tid senere.

Selv når vi har brug for at gøre noget, der ikke haster, skal vi fange den opgave nu. Hvis du ønsker at få mere udrettet, skal du blive ved med at gennemgå din liste i løbet af dagen. Vi er nødt til at acceptere det faktum, at vi kæmper med CRS – Can’t Remember Stuff (kan ikke huske noget). Når vi accepterer det faktum, kan vi lave en handlingsplan for at gennemgå vores planer.

Jeg kigger på min kalender og min opgaveliste bogstaveligt talt 30 gange om dagen. Min kalender forbliver åben på en af mine computerskærme. Vil du gerne have en ekstra skærm til din kalender? Har du en tablet? Få appen Duet. Den giver dig mulighed for at gøre din tablet eller smartphone til en anden eller tredje skærm. Jeg har fire skærme.

Har du et ubrugt tv? Du kan måske også lave det om til en skærm. Du skal bruge et særligt kabel. Google din tv-model og din computermodel med udtrykket “anden skærm”. (Hvis du har børn, kan du spørge dem.)

Hvilke apps er bedst til at administrere en to-do-liste?

Når det kommer til apps til to-do-lister, er der masser af muligheder. Den gode nyhed, og måske den dårlige nyhed, er, at du kan bruge lige så mange, som du vil. Skift hver uge eller hver dag for dine daglige to-do’s, hvis du vil. Hvis du ønsker at blande, hvor din to-do-liste for dagen eller ugen bor, så gør det. Det gør jeg.

Da jeg arbejder med et team, hvilket kræver deling og uddelegering af opgaver, bruger jeg Asana. Jeg har brugt det i over et år. Jeg er ikke vild med det, men det fungerer godt nok. Med Asana kan du oprette dine projekter på en af to måder – som en liste med overskrifter eller som boards, nogle gange kaldet KanBan boards. Jeg kan godt lide boards, fordi de er mere visuelle. Jeg kan også godt lide, at jeg kan tilføje et billede til tavlen og have en opgave til at eksistere i mere end ét projekt på samme tid. Hvis jeg fuldfører den ét sted, afspejles det andre steder.

Jeg har flere forskellige projektboards i Asana, og jeg laver også størstedelen af min daglige/ugentlige/månedlige/kvartalsvise/kvartalsvise og årlige planlægning på boards. Mine projekter har året i hver overskrift, og hver kolonne har følgende overskrift: I dag”, “I dag”, “Denne uge”, “Næste uge”, “Denne måned”, “Næste måned” og “Dette kvartal”. Tænk på emnerne i hver kolonne som fleksible. Jeg flytter ting frem og tilbage hele tiden. Med denne opsætning kan jeg se både træerne og skoven på samme tid. Og ligesom med min kalender gennemgår og opdaterer jeg Asana mange gange om dagen.

Et andet værktøj, der ligner Asana, er Trello, som gør det muligt at forbinde tavlerne. Disse grænseflader er som digitale noteskort, som du kan flytte mellem kolonnerne. Du kan ikke gå galt i byen med nogen af disse. Husk dog, at du skal udføre opgaven.

Hvilke kalenderapps virker for ADHD-hjerner?

Det er ligegyldigt, om din kalender er online eller på papir. Det vigtige er, at du bruger den, at du tager den med dig, og at du kigger på den hver dag. Hold den fremme, og hold den åben. Din kalender er din ven.

Jeg er en online kalender-powerbruger. Jeg bruger iCal, som taler med Google Calendar, med min kones iCal og med min online aftaleplanlægger, ScheduleOnce. På min iMac bruger jeg iCal, men jeg bruger de Google-kalendere, der er importeret til iCal. På min iPhone og mine tablets bruger jeg Calendars 5.

Som jeg ikke ville anbefale at lave lørdagens kryds og tværs i New York Times med kuglepen, ville jeg skrive i min papirkalender med blyant. Vores kalender og vores to-do-lister giver os fleksibilitet. Ingen får gjort alt, hvad der står på deres to-do-liste. Hvis du skriver noget på listen, men det ikke bliver gjort, så find et andet tidspunkt i din kalender til at gøre det.

Sådan kan opstilling af systemer forbedre din produktivitet

En stor lektie, jeg har lært som produktivitetsnørd, er kommet fra bøger som Procrastinate on Purpose, E-Myth og The ONE Thing. Jeg lærte værdien og styrken af systematisering. Hvis det tager mig fem minutter at besvare en e-mail, og jeg besvarer 10 e-mails om dagen, hver dag, er jeg bedre tjent med at bruge to timer i træk på et e-mailbesvar, hvis jeg kan systematisere det. Mit yndlingsværktøj til ting som dette er TextExpander. Det giver dig mulighed for at lave din egen genvejskode, og når du skriver denne kode, udvides den til en større tekststreng. Du kan oprette skabeloner med udfyldningsmuligheder, dropdown-menuer og lignende. Der er lidt af en indlæringskurve, men ifølge min brugerstatistik har jeg sparet 40 timers arbejde.

Bedste Email-Taming Apps

Din e-mail-indbakke er en liste over andre menneskers prioriteter. At sige, at jeg ikke kan lide e-mail, er en underdrivelse. Vi får for meget af det. Selv om jeg ikke bryder mig om telefonen, ville mange af de e-mails, som vi sender eller besvarer, ud fra et tidseffektivitetssynspunkt være hurtigere at håndtere på telefonen.

Sæt et tidspunkt til at tjekke, behandle og besvare dine e-mails. Gør det ikke som det første om morgenen. Af hensyn til din hjerne skal du slå dine e-mail-notifikationer fra. Hvis din chef kræver, at du beholder dem tændt, kan det være værd at tage en samtale om det.

Du vil ikke gå glip af vigtige e-mails, så opret e-mail-filtre. E-mail-filtre hjælper dig med at identificere prioriterede e-mails samt nyhedsbreve, spam og mindre vigtige e-mails. Jeg vil ikke forklare, hvordan du gør det her, men der findes et lille websted kaldet YouTube, der kan vise dig hvordan. Søg efter e-mail-filtre og din e-mail-udbyder (Gmail/Yahoo/Outlook), og du vil finde videoer om, hvordan du gør dette. En fyr ved navn Steve Dotto har et væld af gode tekniske videoer.

Et andet værktøj til håndtering af e-mail hedder unroll.me. Appen ruller alle dine abonnements-e-mailnyhedsbreve sammen til et dagligt eller ugentligt digest. Den giver dig også mulighed for at afmelde dig e-mails, som du ikke længere vil have.

Det sidste værktøj til e-mail er til Gmail. Det hedder Inbox. Du kan sætte en e-mail på snooze og få den til at dukke op igen øverst i din indbakke efter tid eller efter sted. Hvis jeg kan se, at jeg har modtaget en vigtig e-mail, som jeg skal svare på, når jeg kommer til mit kontor, vil jeg sætte den på snooze baseret på placering. Andre apps gør også dette, så hvis du ikke er Gmail-bruger, kan du logge ind i din appbutik og se, om din e-mail-udbyder har denne funktion. Det er en reel hjælp for e-mailjonglører.

Hvilke apps deler, gemmer og gemmer e-mail?

Dropbox gør det nemt at gemme, dele og gemme filer, og de har udrullet en ny funktion kaldet Smart Sync. Alle dine filer ser ud, som om de er på din computer, men de bor faktisk i skyen. Det er nyttigt, når du har mere end to terabyte filer, og du arbejder på flere computere.

Jeg kender folk, der bruger fem forskellige gratis cloud-programmer, fordi de ikke ønsker at betale for filopbevaring. Hvis du kan gøre det, så er der mere magt til dig. Men jeg har endnu ikke mødt en person med ADHD, der kan holde styr på, hvad der skal gå hvorhen.

Kan apps forbedre min skrivning?

Min søn er seks år gammel. Han er højt begavet og er en fantastisk god til at stave. Det får han ikke fra mig. Grammarly er et web-plug-in, der hjælper med stavning og grammatik, når du skriver online. Hvis du ofte forveksler “then” med “than”, vil Grammarly fortælle dig det. Hvis du har brug for et komma eller bruger et unødvendigt, vil Grammarly også se det.

Apps, der hjælper dig med at holde dig på opgaven

Jeg havde ikke planlagt at skrive om hovedtelefoner, men da jeg tænkte over, hvilken teknologi jeg er afhængig af, besluttede jeg mig for at inkludere den. Før jeg købte mine Bose QuietComfort 35 støjreducerende hovedtelefoner, havde jeg købt hovedtelefoner i et helt år. Jeg betragtede disse hovedtelefoner med en pris på 400 dollars som en luksus, selv om jeg har dem på det meste af dagen. Jeg bruger dem til podcasting og mine online coachinggrupper. Jeg vidste ikke, hvor meget disse hovedtelefoner ville fjerne auditive distraktioner. Kender du ordsproget: “Engang var det en luksus, nu er det en nødvendighed”? Mine Bose-hovedtelefoner er blevet det. Hvis de blev tabt eller ødelagt, ville jeg ikke tænke to gange over at erstatte dem.

Hvilke apps kan genopfriske ADHD-hjernen?

Det har været en livslang kamp at komme i seng til den tid, jeg havde planlagt. Problemet med at gå for sent i seng kommer, når alarmen går i gang. Hvis vi er i en dyb søvnfase, når alarmen går, vil vi være groggy i de første par timer af dagen. Vi går gennem dagen i en tåge i hjernen, og når vi vil slappe af for aftenen, vågner vores hjerne op, og cyklussen fortsætter.

Jeg kalder det “ADHD-produktivitets-søvncyklusen”: Vi bliver sent oppe for at afslutte arbejdet, så vi er trætte og har svært ved at fokusere næste dag, så vi bliver sent oppe for at afslutte arbejdet.

App’en Sleep Cycle giver os en måde at afbryde dette mønster på. Appen bestemmer kvaliteten af vores søvn ved hjælp af accelerometeret i din smartphone. Den intelligente alarmfunktion vækker dig på baggrund af din søvnfase. Hvis du skal vågne inden kl. 7 om morgenen, vil Sleep Cycle vække dig inden for et vindue på 20-30 minutter baseret på din letteste søvnfase. Jeg har brugt denne app i tre år, og jeg elsker den.

Hvordan kan jeg komme til tiden til møder?

Next Meeting til Mac OS er en lille widget, der bor øverst til højre på din skærm i nærheden af uret og WiFi-linjen. Den viser dig, hvor lang tid du har til dit næste møde. Den synkroniseres med Google Calendar og iCal. Hvis dit møde starter om to minutter, vil den fortælle dig, at dit møde er nu, hvilket er meget nyttigt. Du kan slå dine notifikationer fra på din computer, så du ikke går glip af dit næste møde.

Jeg elsker teknologi, at være produktiv og at lære nye ting. Som en drevet, nysgerrig og vækstorienteret person, der har ADHD og har lært at se fiaskoer som feedback, kan jeg sige dette: Vejen til et godt liv er ikke let. Der findes ingen app, der kan omskole vores ADHD-hjerne. Men hvis vi forbliver nysgerrige, har medfølelse med os selv og fokuserer på trinvis vækst, kan vi leve et fantastisk liv. Det kan være svært, men det er okay. Vi kan gøre svære ting.

Add-Ons, der forbedrer Google Chrome

Hvis du bruger Google Chrome, er der en app-butik, der har mange nyttige widgets, apps og udvidelser til den. Her er, hvad lytterne til min podcast (ADHD reWired) siger, at de bruger:

Password Managers

• 1Password
• LastPass

Skrivning/grammatik/kommunikation

• Boomerang og Boomerang Calendar. To Gmail-plugins, der sporer e-mails og planlægger møder i din e-mail.
• Grammarly (se ovenfor).
• Snap&Read Universal. Tekstlæser, der forenkler ordforråd, oversætter tekst, læser utilgængelig tekst.

Reducing Distractions/Increasing Focus

• Momentum. En startskærm, der spørger: “Hvad er dit vigtigste mål for dagen?” Hvis du svarer, vil den minde dig om dette mål, hver gang du åbner en ny fane.
• Facebook news feed blocker
• AdBlock
• uBlock Origin. Når dit internet er langsomt, frigør dette den båndbredde, som annoncerne tager op.

Håndtering af for mange åbne faner

Der er masser af gode Chrome-udvidelser til dette almindelige ADHD-problem:

• OneTab. Går af med ekstra faner.
• Session Buddy. 100 browserfaner? De er historie!
• The Great Suspender. Aflæser browserfaner, så de ikke kan æde tonsvis af hukommelse. Et simpelt museklik genindlæser siden.
• Toby. En udvidelse til administration af faneblade.

Distraction-Free Reading

• CleanPrint. Det giver dig mulighed for at udskrive en ren tekstversion af en onlineartikel. Ingen billeder. Ingen reklamer.

Hold styr på dit arbejde

• BackStop. Deaktiverer, at tilbageskiftsknappen aktiverer browseren for at gå til en tidligere side. Hvis du har mistet arbejde ved at udfylde en onlineformular, fordi backspace fik dig til at gå tilbage, er dette en god udvidelse.
• Pomodoro Timer
• Pomodoro Assistant

Organisering af artikler og websteder til senere

• Pocket. Gemmer websider.
• Evernote. Gør det nemt at registrere og gemme artikler fra websider.

Sådan gør du dine gøremål klarere og mere overskuelige

Se på din opgaveliste. Find de opgaver, som du har skrevet ned som navneord, og tilføj verber til dem. Hvis du f.eks. har skrevet “læge” på din liste, hvad er så den faktiske opgave, der er underforstået? Skal du ringe til din læge? Skal du finde en læge? Min opgave ville være: “Ring til dr. Goldberg på 555-555-5555 for at aftale en årlig undersøgelse og spørge, om jeg har brug for laboratorieundersøgelser. Når jeg har fået min tid, skal du bestille laboratorieundersøgelser.” Så specifik er jeg. Prøv det. Måske finder du ud af, at appen ikke har været problemet. Det er, at når du ser “læge” på din liste, ved du ikke, hvad dit første skridt skal være.

Gem

Opdateret den 5. februar 2021