11 tips til et vellykket post mortem

Opdatering: Jeg skrev denne artikel i 2015, men jeg tænkte, at med det nye år lige bag mig, burde jeg opdatere den med al den læring, jeg har fået om post mortem. Jeg indså i bakspejlet, at jeg udelod et vigtigt tip, som jeg sørger for at medtage i alle mine post-mortems. Så hvad er bedre end 10 tips til et vellykket post-mortem? Jeg præsenterer de meget nye og forbedrede 11 tips til et vellykket post mortem. (Spoiler: #5 er ny.)

Jeg elsker møder. Faktisk, lad mig præcisere. Jeg kan godt lide kreative, strategifokuserede møder som en brainstorm eller dens emo-fætter, Post-Mortem.

Hvad er et post-mortem? For nogle er det en undersøgelse af et lig med henblik på at fastslå den korrekte dødsårsag. For andre mere veltilpassede personer (ikke for at fornærme Dana Scully) er det en diskussion (normalt ved projektets afslutning) for at identificere og analysere de elementer af et projekt, der var vellykkede eller mislykkede. Det besvarer spørgsmålet: “Hvordan klarede vi os?”

Mange mennesker finder navnet “post-mortem” for makabert. De vil hellere kalde det et “retrospektiv”, hvilket jeg finder kedeligt og uden fantasi. Selv hvis et projekt var en latterligt vellykket fornøjelse fra start til slut, markerer post-mortem afslutningen på et arbejde (eller en fase), og dit team er sikkert glad for at have det bag sig. Hvis det stod til mig, ville jeg kalde det ” Super Post-Mortem Extravaganza!!!” Nu skal du ikke fortælle mig, at du ikke hellere vil gå til det end til ” Retrospective.”

Not Just For Single Projects

Mange mennesker antager, at post-mortem kun er for engangsprojekter. Selv om de er ekstremt vigtige for projekter med en klart defineret start- og slutdato – tænk på apps, websteder, infografikker osv. – er de lige så nyttige for løbende markedsføringsindsatser. Post-mortems kan holde det store billede i perspektiv med månedlige, kvartalsvise eller årlige gennemgange. Det er klart, at det er tidskrævende at have en hver måned, men et par timer hvert kvartal er tid, der er godt givet ud.

Not Just For Agencies

Post-mortems er ikke kun for bureauer, der forsøger at fastholde kunder eller vinde nye forretninger. De er lige så nyttige på mærkesiden. Marketingdirektører kan også drage fordel af at holde post-mortem-møder efter afslutningen af en kampagne eller et projekt. Det skal bemærkes, at i en perfekt verden kan post-mortem-mødet involvere både kunde- og bureauteamet. Husk, at det er “Hvordan klarede vi os?”

Så, nu hvor du er blevet overbevist om det fantastiske ved post-mortem og sikkert allerede har planlagt et, får du her mine 10 tips til at få mest muligt ud af dit post-mortem:

(Bemærk: I forbindelse med disse tips henviser jeg til dem i forbindelse med en enkelt kampagne med et mål om afslutning snarere end et igangværende projekt.)

Har du et post-mortem for hvert projekt, uanset hvor lille eller hvor stort det er, og uanset resultatet.

Selv om et projekt er lille, er der altid ting, der dukker op, som vil hjælpe dig med at lære til større projekter. Lad os f.eks. sige, at projektet blev forsinket på grund af kommunikationsproblemer. Det kunne føre til en forsinkelse på et par dage for et lille projekt. Men i et stort projekt kan det forsinke dig med måneder og vigtigere endnu, øge omkostningerne med det dobbelte. Det er altid en sjov samtale med finansdirektøren.

Vigtigt nok bør der afholdes post-mortem-samtaler, uanset hvor godt et projekt er gået. Nogle har en tendens til at tro, at et post-mortem kun handler om, hvad der gik galt. Igen, jeg foretrækker at tænke på det som “hvordan gik det og hvorfor?”. Jeg har aldrig arbejdet på et projekt, der er gået perfekt. På samme måde har jeg aldrig arbejdet på et projekt, der var en total katastrofe. Der er altid noget af værdi at lære.

“The minute that you’re not learning I believe you’re dead.”
Jack Nicholson

Schedule the post-mortem direct after the project concludes.

Hvis du er som mig, forsvinder projektdetaljerne fra hukommelsen, når det store skub er overstået. Hvis et projekt går godt, mister vi problemerne af syne i lyset af et veludført arbejde. Hvis et projekt går dårligt, mister vi succeserne af syne, mens vi forsøger at finde ud af, hvad der gik galt. Hold din efterundersøgelse, mens detaljerne stadig er friske. Bonuspoint for at planlægge dem på forhånd.

“Det blegeste blæk er bedre end den bedste hukommelse.”
Kinesisk ordsprog

Sæt et konstruktivt tankesæt.

Dette er langt det vigtigste tip på denne liste. Et post-mortem handler ikke om at fremhæve fejl med det formål at tildele skylden. Det handler ikke om at gennemgå medarbejdernes præstationer. Det handler om at gennemgå arbejdet og resultatet med henblik på teamets og den personlige forbedring. Det skal være konstruktivt.

Det er derfor vigtigt, at dit team er i den rigtige tankegang: positivt og læringsfokuseret, ikke defensivt eller overkritisk. Den bedste måde at gøre dette på er at starte samtalen med noget positivt. Generelt gælder det, at jo mere magtfulde eller stolte de føler sig, jo mere effektivt kan de bearbejde konstruktiv kritik.

Som et af mine teammedlemmer altid ynder at sige, når tingene går galt: “Nå, men ingen blev dræbt, så…”. Mind alle om, at uanset hvor pinlig en fejltagelse er, kan man lære af den, uanset hvor pinlig den er. Det virker naturligvis ikke, hvis nogen døde, men intet Portent-projekt har indtil videre dræbt nogen… det har jeg fået at vide.

“Jeg er den slags person, der kan lide at skabe et miljø og en tankegang – ikke fordi jeg gør det med vilje, men fordi det er sådan, jeg kan lide at leve – hvor alt fra catering til makeup til hår til garderobe, elektrikere, kameraafdeling, belysning, lyd, du ved, det er vores film; vi er sammen, og vi har det kammeratskab og den nærhed.”
Steve McQueen

Skab en dagsorden.

Selv et afslappet møde har brug for en dagsorden. Det sidste, vi ønsker, er et fuldstændig uorganiseret rod, som efterlader dig en time senere uden at have nogen idé om, hvad du egentlig har lært. At have en dagsorden vil faktisk hjælpe med alle de tips, jeg har talt om indtil videre.

Her er et eksempel på en dagsorden for et effektivt eftermøde:

1. Sæt tone / Forklar format (5 min) – Dette er muligvis de mest kritiske, afgørende 5 minutter af mødet. Det er her, du minder gruppen om, at dette post-mortem handler om konstruktiv analyse. Det er din chance for at styre gruppens tankegang og forhåbentlig få dem til at slappe af og føle sig trygge nok til et virkelig produktivt møde.
2. Genoptag projektet (2 min) – Det var det. Du giver en sammenfatning af, hvad projektet handlede om, og hvad de oprindelige forventninger var. På den måde kan du fokusere på de målbare mål, så du objektivt kan vurdere, om projektet var en succes.
3. Recap The Outcome (3 min) – Selv om der kan være forskellige meninger om, hvordan alle mente, at processen gik, er der normalt en ret ligefrem idé om, hvorvidt målet blev nået. Var kunden tilfreds? (Det kan være en kunde i bogstaveligste forstand, eller det kan være CMO’en i din egen virksomhed). Oversteg omkostningerne budgettet? Blev produktet leveret til tiden?
4. Spørgsmål fra teammedlemmer (40 min.) – Dette er kødet på post-mortem-undersøgelsen. Her vil alt dette setup give udbytte. Det er her, samtalen virkelig kommer i gang, og dine teammedlemmer får mulighed for at komme til orde. Det hjælper at starte med at stille en person et spørgsmål og give folk mulighed for at give hinanden et svar. Det vigtige er, at alle får en chance for at bidrage. Her er de spørgsmål, jeg kan lide at stille:
   1. Er du stolt af vores færdige leverancer? Hvis ja, hvad gjorde dem gode? Hvis nej, hvad var forkert eller manglede?
   2. Fik vi de ønskede resultater, og havde de en effekt?
   3. Hvilke af vores metoder eller processer fungerede særligt godt?
   4. Hvilke af vores metoder eller processer var vanskelige eller frustrerende at bruge?
   5. Hvordan ville I gøre tingene anderledes næste gang for at undgå denne frustration?
   6. Hvad kunne vi ellers gøre bedre næste gang?
   7. Hvad var den mest tilfredsstillende eller fagligt tilfredsstillende del af projektet?
5. Opsamling (10 min) – Det er her, du takker alle for deres deltagelse og lader dem vide, at der snart vil komme noter.

Det kan ganske vist være en stor udfordring at overholde denne dagsorden undervejs, men det sidste, du ønsker at gøre, er at forhindre samtalen i at flyde organisk. Oftest vil samtalen springe naturligt fra det ene spørgsmål til det næste. Det vigtige er, at du sørger for, at hvert af svarene er en samtale, og at alle er i stand til at tage fat på dem.

“By failing to prepare, you are preparing to fail.”
Benjamin Franklin

Send et spørgeskema ud til alle deltagerne før mødet.

En dagsorden er ekstremt vigtig, men det bliver svært at overholde din tidsplan, hvis deltagerne ikke selv er forberedt efter at have tænkt over alle de spørgsmål, du planlægger at dække. Hvis de ikke allerede har tænkt spørgsmålene igennem, garanterer jeg dig, at hvis du spørger dem, hvilke metoder eller processer der fungerede godt, vil du få mindst 10-20 sekunder med tomme blikke.

Dette er produktivt af to grunde. For det første vil du med større sandsynlighed få bedre svar. Det er svært at komme med noget på stedet, der har substans. For det andet vil ingen andre lytte til dem, når nogen endelig føler, at de har et godt svar, fordi de har travlt med selv at finde på et godt svar.

Så sørg for, at du sammen med en simpel dagsorden sender alle deltagerne en liste over spørgsmål, som de skal tænke over inden mødet. Det er bedst, hvis du giver dem god tid til at få dette gjort, så det ikke bliver en sidste øjebliks sprint lige før eftermødet.

“Vi skal åbne mulighedernes døre. Men vi skal også udstyre vores folk til at gå gennem disse døre.”
Lyndon B. Johnson

Identificer moderatoren.

Sammen med en dagsorden skal der være en person, der er ansvarlig for at moderere mødet. Det er som regel den samme person, der har sat dagsordenen og planlagt eftermødet. At have en moderator skaber ikke kun bumpeskinner for samtalen, men giver også alle de andre teammedlemmer frihed til at sige deres mening uden at bekymre sig for meget om strukturen eller processen.

En god moderator vil give samtalen det rette spillerum til at tage fat på en tangent, før han/hun styrer den tilbage.

Moderatoren bør også være den, der tager noter. Jeg anbefaler at bruge en whiteboard. Det giver teammedlemmerne mulighed for at forblive engagerede i stedet for hektisk at kradse noter.

“Kan du gentage den del af det, hvor du sagde alt om de ting?”
Homer Simpson

Hold det afslappet.

Som jeg nævnte tidligere, elsker jeg kreative strategimøder. De har en tendens til at være mere afslappede og derfor sjovere. Frygtede, højspændte post-mortem-møder dræber kreativiteten og lukker dit team inde i deres personlige skaller. Den slags møder er lige så produktive som en lur for hele holdet.

Du afdækker ubehagelige ting meget af tiden. Fremme bevidst et afslappet miljø. Hvis det er tidligt om morgenen, så tag kaffe og donuts med. Hvis det er senere på dagen, så tag øl og… donuts med. Medbring altid donuts.

“En munter sindstilstand, forstærket af afslapning … er den medicin, der sætter alle frygtens spøgelser på flugt.”
George Matthew Adams

Opfordre til deltagelse.

Målet med et post-mortem er et dybt dyk ned i projektet og læring som team. Ved at bringe perspektiverne fra alle i gruppen op til overfladen – hvoraf mange af dem ofte er mere i uklarhederne – lader de os afdække problemer på et mikroniveau, der tilsammen har en alvorlig makroeffekt. Hvis det kun er nogle få teammedlemmer, der udtaler sig, skal du sørge for at spørge de andre, hvilke tanker de har. Nogle gange kræver det kun en lille smule tilskyndelse, før folk føler sig trygge ved at tale.

“I teamwork er tavshed ikke guld, den er dødelig.”
Mark Sanborn

Lad de bærbare computere ligge.

Som i kreative brainstorms foretrækker jeg, at post-mortem er skærmløse affærer. Folk opfordres til at medbringe noter, men computere giver ofte mere distraktion, end de er værd. For dem, der allerede er lidt tøvende med at dele deres tanker, er der intet værre end at åbne op for at finde ud af, at folk ikke er opmærksomme. Et post-mortem bør skabe en dialog og sende tanker og idéer frem og tilbage. Der er ikke plads til en computer i denne proces – heller ikke til at tage noter. (Jeg forklarer hvorfor senere.)

“Den succesfulde kriger er den gennemsnitlige mand med laserfokus.”
Bruce Lee

Udvikle handlingsorienterede konklusioner.

Selv det mest produktive post-mortem er ikke godt, medmindre der er klare, handlingsorienterede konklusioner. “Gør det bedre” er bestemt en ædle ting at tage med sig, men hvordan handler man på det næste gang? Du har brug for specifikke opgaver, som teamet kan huske i varmen af det næste projekt.

I vores forrige eksempel, hvis kommunikationen var problemet, er det måske en praktisk anvendelig løsning at fastsætte mere regelmæssige, personlige check-ins.

Den praktisk anvendelige løsning skaber klare forventninger. Teamet kan holde hinanden ansvarlige for at implementere dem på det næste projekt.

“En organisations evne til at lære og omsætte denne læring til handling hurtigt er den ultimative konkurrencefordel.”
Jack Welch

Deltag med andre om post-mortem-takeaways.

Ingen banebrydende ting her. Det sidste vigtige tip er at dele post-mortem-takeaways med alle, der kan have gavn af dine nyfundne visdomsperler. Dette omfatter helt sikkert dine post mortem-deltagere. Men brug også tid på at identificere andre i din virksomhed, der står over for de samme udfordringer.

“Del din viden. Det er en måde at opnå udødelighed på.”
Hans Hellighed Dalai Lama

Selv om nogle af disse tips er lidt mere rigide end andre, er det vigtigste at huske, at post-mortem-arrangementet skal være let, men stadig produktivt og virkningsfuldt. Hvis det lykkes, vil du se dit team få uhyre værdifulde indsigter med sig, som vil gøre det næste projekt endnu bedre.

Og hvis det hele bare er for meget, skal du bare sørge for at kalde det et Super Post-Mortem Extravaganza. Og tag donuts med.