Comunicação Organizacional: 9 Passos para Criar uma Estratégia de Sucesso

A comunicação organizacional é um dos pré-requisitos essenciais para a construção de um negócio de sucesso. O seu impacto no envolvimento dos colaboradores, colaboração, confiança no local de trabalho e experiência dos colaboradores faz dela uma parte importante de cada estratégia de local de trabalho.

📚Download nosso eBook “10 Princípios da Comunicação Moderna dos Funcionários” e aprender como se comunicar com o funcionário moderno na era digital de hoje.

Neste blog, vamos rever alguns dos benefícios mais importantes da construção de uma comunicação organizacional eficaz, bem como os passos necessários para implementar uma estratégia de comunicação organizacional bem sucedida.

O que é comunicação organizacional?

A comunicação organizacional inclui a comunicação formal e informal em toda a organização, incluindo a comunicação entre empregados e a comunicação entre empregados-gerentes.

Podemos dividir a comunicação organizacional em 4 tipos principais:

Comunicação formal

Ser formal, clara e específica é uma ótima maneira de garantir um fluxo adequado de informações no local de trabalho. Com a comunicação formal, todos são informados e alinhados com os objetivos do negócio.

Este tipo de comunicação também é necessário para cumprir com os requisitos legais. Por exemplo, as disposições de trabalho, assim como as regras e diretrizes de segurança devem ser comunicadas aos funcionários de forma formal (e-mails, documentos impressos).

Comunicação formal

Como você deve ter adivinhado, este tipo de comunicação é o oposto de comunicação formal. É também conhecida como “comunicação grapevine”. Em essência, inclui diálogos, chats, conversas telefônicas, bem como as “conversas de resfriamento de água” que geralmente acontecem perto da cafeteira que não dependem de nenhuma formalidade.

Uma das principais vantagens da comunicação informal é o fato de ser uma forma mais rápida de compartilhar informações no local de trabalho. Ela também ajuda a compartilhar e desenvolver novas idéias para melhorar os produtos, bem como os processos internos ou externos. Ficaria surpreendido se soubesse quantas ideias inovadoras começaram com uma conversa ao lado da máquina de café!

Comunicação horizontal

Este tipo de comunicação organizacional ocorre entre equipes, grupos ou indivíduos que estão no mesmo nível hierárquico. A comunicação horizontal desempenha um papel importante na quebra de silos e na melhoria da colaboração interdepartamental no local de trabalho. Desempenha um papel crítico no alinhamento das equipas de tecnologia, marketing e vendas e na garantia de que todos estão na mesma página.

Comunicação vertical

A forma mais comum de comunicação dentro de organizações estruturadas segue um padrão vertical ascendente e descendente. Inclui a comunicação entre líderes empresariais, líderes de equipe e funcionários. Este tipo de comunicação é essencial no local de trabalho. Sem comunicação vertical, não seria possível compartilhar diretrizes, feedback ou idéias.

Não importa de que tipo de comunicação estamos falando, a comunicação no local de trabalho é um componente vital de gestão para qualquer organização.

Um dos principais objetivos da comunicação organizacional é atualizar os funcionários sobre novas políticas, comunicação de crise, garantir a segurança em toda a organização, gerenciar a gestão da mudança, transformação digital, fusões e aquisições, bem como dar e receber feedback dos funcionários.

📚Read ligado: Gestão da Mudança: Definição, Melhores Práticas & Exemplos

Para ter sucesso, as organizações devem ter estratégias abrangentes de comunicação organizacional nas quais os funcionários se sintam informados sobre as atualizações importantes da empresa e estejam engajados em conversas organizacionais diárias.

15 Objetivos da Comunicação Organizacional Eficaz

A comunicação organizacional eficaz impacta o sucesso organizacional de muitas maneiras. Algumas delas incluem:

1. Criar uma experiência positiva para os funcionários, aumentando a moral, a satisfação e o envolvimento dos funcionários.
2. Ajudar os funcionários a entender os termos e condições de seu emprego e impulsionar seu comprometimento e lealdade.
3. Incentivar a partilha da voz dos funcionários, o que melhora significativamente a satisfação dos funcionários com o seu empregador.
4. Ajudar a diminuir as hipóteses de mal-entendidos e a disseminação de informação errada no local de trabalho.
5. Melhorar a comunicação e colaboração interdepartamental entre os funcionários.
6. Ajudar os funcionários a alinharem-se com a missão, visão e valores centrais da empresa.
7. Conduzir um maior envolvimento dos funcionários, mantendo os funcionários sempre informados.
8. Tornar mais fácil para os funcionários encontrar informações importantes e relevantes sempre que eles precisarem.
9. Racionalizar o fluxo de informação dentro da organização.
10. Melhorar a produtividade dos funcionários, eliminando o desperdício de tempo gasto na busca e comunicação de informações sobre tópicos irrelevantes.
11. Melhorar processos e procedimentos e, em última instância, criar maior eficiência e redução de custos.
12. Construir melhores relações entre funcionários e seus gerentes.
13. Melhorar a confiança no local de trabalho.
14. Tornar a comunicação mais divertida.
15. Melhorar a comunicação com os funcionários sem fios, remotos e desamparados.

Verifica o infográfico abaixo onde compartilhamos alguns dos benefícios mais importantes da comunicação no local de trabalho 👇

Comunicação organizacional no COVID-19 Times

Comunicação organizacional tem desempenhado um papel crítico durante a pandemia do coronavírus. Mais do que nunca, os funcionários precisaram ser apoiados e ouvidos durante o surto. De fato, eles tiveram que mudar de repente seus hábitos de trabalho e se adaptar na hora.

>

Embora alguns deles estivessem acostumados a trabalhar em casa antes da pandemia, este arranjo de trabalho era completamente novo para outros.

📚Read ligado: Trabalho remoto: 20 maneiras de se envolver e se conectar com seus funcionários remotos

Não só a comunicação organizacional desempenhou um papel fundamental no apoio aos funcionários durante a pandemia, mas também desempenhou um papel crítico em manter os negócios funcionando da maneira mais suave possível.

Como a maioria das operações foram interrompidas, os especialistas de IC fizeram um trabalho incrível repensando suas estratégias de comunicação para que os funcionários pudessem manter seus níveis de moral e produtividade altos.

Estatísticas-chave sobre comunicação organizacional durante o surto

As estatísticas seguintes destacam a importância de ter uma estratégia de comunicação organizacional eficaz em tempos de crise, como a pandemia de coronavírus:

• Em geral, 93% dos funcionários inquiridos pelo Instituto de Relações Públicas e pela Peppercomm disseram que a sua empresa estava a lidar com a COVID-19 crise efetivamente (Peppercomm & Instituto de Relações Públicas)
• 85% dos funcionários dizem estar mais motivados quando a gerência oferece atualizações regulares nas notícias da empresa (Trade Press Services)
• 81% dos entrevistados disseram que a função de comunicação estava MUITO envolvida na comunicação interna (Peppercomm & Instituto de Relações Públicas)
• Pontos de contato pessoais foram favorecidos para serem os melhores canais de comunicação com os funcionários durante o surto. A comunicação direta através de supervisores/ gerentes (61%) e um-a-um…um checkin (76%) foi observado como sendo “muito eficaz” (Peppercomm & The Institute for Public Relations)
• Apenas 42% dos funcionários concordam fortemente que a liderança está efetivamente conduzindo sua organização através da crise (Perceptyx)
• 54% dos líderes de RH indicaram que a tecnologia e/ou infra-estrutura pobre para o trabalho remoto é a maior barreira a um trabalho remoto eficaz na sua organização (Gartner)
• 15% das empresas inquiridas pela Willis Towers Watson disseram que a pandemia teve um efeito negativo na produtividade (Corporate Adviser)
• Uma pesquisa realizada no Reino Unido durante a pandemia mostrou que 73% dos inquiridos acreditavam ser mais eficientes quando trabalhavam a partir de casa (Statistica)
• Retorno…Os preparativos para o trabalho estavam na fase inicial, pois apenas 10% dos executivos de comunicação fizeram um planejamento “extensivo”. As mudanças específicas no ambiente físico de trabalho estão incluídas neste relatório (Peppercomm & The Institute for Public Relations)

📚Read on: The Ultimate COVID-19 Crisis Management Checklist for Employers

9 Steps to Create a Successful Organizational Communication Strategy

Vejamos agora os 9 passos cruciais para criar uma estratégia de comunicação organizacional bem sucedida na sua organização.

Se você estiver com pressa, confira o vídeo abaixo 👇

Ligue o seu plano de comunicação organizacional à sua estratégia de negócios

A maioria dos RH, estrategistas de comunicação interna e líderes organizacionais concordam que vincular a comunicação organizacional à sua estratégia de negócios é essencial para operações de negócios eficazes e consistentes.

Agora, muitas organizações ainda não têm um plano e estratégia de comunicação interna em vigor.

Para desenvolver uma estratégia de comunicação organizacional eficaz, os empregadores devem começar ligando a comunicação ao seu plano estratégico geral, incluindo a missão, visão e valores centrais da organização.

📚Read on: Valores da empresa: Definição, Importância e Exemplos

Por exemplo, sua estratégia de negócios pode ser melhorar o desempenho através do aumento da retenção ou engajamento dos empregados.

Uma vez que a comunicação dos colaboradores desempenha aqui um papel crucial, a sua estratégia de comunicação organizacional deve estar directamente ligada à sua estratégia de negócio.

Entenda sua audiência/s

Identificar sua audiência é um passo importante para assegurar a eficácia da sua estratégia de comunicação organizacional.

Uma das principais causas da comunicação organizacional ineficaz é o facto de os empregadores não segmentarem o seu público com base nas suas funções, departamentos, localizações, interesses e preferências.

Como consequência, a maioria dos empregados obtém um tipo de informação semelhante, embora essa informação possa não ser relevante para eles de todo.

O que acontece então?

Muitas baixas taxas de envolvimento e consumo com o seu conteúdo de comunicação interna.

Como isto é algo que todos os comunicadores estão tentando eliminar e evitar, definir e compreender o seu público interno é um passo crucial para desenvolver uma boa estratégia de comunicação organizacional.

Engregar todos os colaboradores

A comunicação organizacional é o processo no qual todos os colaboradores devem estar envolvidos e participar.

A mentalidade em que a comunicação inclui principalmente a entrega de mensagens aos funcionários sobre questões de negócios, políticas e procedimentos, e atualizações da empresa é a mentalidade errada.

A comunicação no local de trabalho nunca deve ser unidirecional. As conversas bidireccionais, por outro lado, têm um grande poder para criar e apoiar uma cultura saudável no local de trabalho. Ouvir as questões, perguntas, comentários, ideias e preocupações dos funcionários cria lealdade e impulsiona a produtividade dos funcionários.

No final do dia, todos na organização têm um papel na construção de uma estratégia de comunicação organizacional que funciona bem:

1. CEOs e gerentes seniores são os últimos responsáveis por definir o tom e estabelecer uma grande cultura organizacional. Uma das principais responsabilidades desses líderes é assegurar uma comunicação eficaz em toda a empresa.
2. Os profissionais de RH e outros estrategistas de pessoas também desempenham papéis críticos na comunicação organizacional, especialmente no atual ambiente de trabalho, onde as expectativas, preferências e necessidades dos funcionários mudaram significativamente.
3. Os gerentes e líderes de equipe são responsáveis pela comunicação diária com seus funcionários.
4. Todos os colaboradores têm a responsabilidade de partilhar a sua voz, as suas preocupações e problemas, fornecer feedback e colaborar com os seus colegas de equipa.

📚Read em: 8 Estatísticas de Envolvimento dos Funcionários que Você Precisa Saber em 2020

Criar conteúdo envolvente e relevante

Felizmente, muitos funcionários não se envolvem com o conteúdo interno de sua empresa. Além disso, muitos funcionários ignoram as mensagens que lhes são entregues através da intranet ou e-mail de uma empresa.

Acontece principalmente porque o conteúdo entregue a eles não é relevante para o que eles fazem. Enviar uma newsletter em massa a todos os funcionários esperando que eles a leiam, não é nada realista hoje.

Uma estratégia eficaz de comunicação organizacional requer muito mais do que isso. Como os profissionais de IC são agora vistos como importantes parceiros estratégicos de negócios, seu novo papel é intensificar o jogo, garantindo que o conteúdo interno seja realmente consumido pelos funcionários.

No entanto, a segmentação de conteúdo e audiência, especialmente em grandes organizações, é impossível sem as ferramentas corretas de comunicação dos funcionários que permitam aos comunicadores criar e distribuir conteúdo mais envolvente para os funcionários.

Distribua seu conteúdo através dos canais certos

Agora, mesmo que você tenha o conteúdo certo pronto e saiba quem deve recebê-lo, há outro fator importante a considerar: os canais de comunicação que você vai usar para distribuir seu conteúdo.

Como o número de diferentes canais de comunicação que usamos no local de trabalho está aumentando continuamente, escolher os canais certos se torna um grande desafio para os comunicadores.

📚Read on: Principais Canais de Comunicação a considerar para o seu negócio

Intranets, e-mails, mídias sociais internas, aplicativos de mensagens privadas como Slack, compartilhamento de documentos e ferramentas de gerenciamento de projetos são todos meios de comunicação interna nas organizações.

Por isso, este ecossistema de comunicação tornou-se muito complexo e difícil de gerir eficientemente.

Por esta razão, muitas organizações estão agora se voltando para soluções modernas de comunicação dos funcionários que lhes permitem conectar todos os seus canais de comunicação organizacional em um único lugar onde todas as informações importantes estão disponíveis para todos os funcionários em todos os momentos.

Implementar a tecnologia de comunicação certa

Escolher a tecnologia de comunicação certa para os funcionários pode realmente trazer a sua estratégia de comunicação organizacional para o próximo nível.

Se você sabe que os níveis de engajamento através de suas soluções atuais, como intranets, são baixos, este é provavelmente o sinal de que algo precisa ser mudado.

Muitas intranets ainda estão desactualizadas e não correspondem às preferências dos funcionários quanto à forma como comunicam mesmo na sua vida privada.

Por isso, a implementação de soluções de comunicação móvel-primeiro funcionário já não é uma opção, é uma obrigação!

Se sabemos que a maioria dos nossos locais de trabalho é feita pelo Gen Z e trabalhadores milenares, também sabemos quanto tempo eles gastam e comunicam através dos seus smartphones.

Por isso, mudar para soluções de comunicação interna móveis-primeiro como o Smarp é garantido para transformar a forma como o seu local de trabalho comunica.

Medir os resultados

Embora a maioria das organizações concorde que é necessário medir e quantificar os resultados dos planos de comunicação, esse objetivo é difícil de ser alcançado.

Mais ainda, 60% dos profissionais de IC ainda não estão medindo seus esforços de comunicação interna.

Rastrear e medir os esforços de comunicação interna é extremamente importante para entender o que está funcionando bem e o que precisa ser melhorado.

A recolha destes dados pode ajudá-lo a responder a perguntas como:

• Como os seus colaboradores estão envolvidos com o seu conteúdo interno?
• Como respondem às suas mensagens?
• Que canais de comunicação são os melhores para fornecer informação?
• Que tipo de conteúdo os funcionários mais se envolvem com?
• Que funcionários mais se envolvem (gostos, partilhas, comentários)?

Utilize os seus dados para melhorar a sua estratégia de comunicação organizacional

A partir do momento em que recolher e analisar dados, é mais fácil fazer melhorias e tomar melhores decisões no futuro.

Por exemplo, se você perceber que seus funcionários se envolvem mais com conteúdo de vídeo, este é o sinal para produzir mais conteúdo desse tipo.

Além disso, o vídeo é realmente o tipo de conteúdo que as gerações mais jovens adoram consumir por causa de sua simplicidade e diversão.

Outra grande maneira de aproveitar os dados é compreender quem são os seus influenciadores internos para recompensá-los e torná-los seus embaixadores da marca.

📚Read on: Top 5 Habilidades de Comunicação e Como Melhorá-las

Com Smarp, empresas em todo o mundo conseguiram transformar seus esforços de comunicação organizacional com a ajuda dos dados disponíveis através de nossa solução de comunicação de funcionários.

Veja a transformação do seu local de trabalho

Esta é a melhor etapa da sua estratégia de comunicação organizacional recentemente implementada!

Se você puder implementar com sucesso todos os passos acima, toda a cultura do seu local de trabalho será transformada. Seus funcionários ficarão muito mais satisfeitos com seus trabalhos e com a empresa em geral, o que resultará em níveis mais altos de envolvimento e produtividade dos funcionários.

Pese embora este processo possa não parecer fácil de implementar, o trabalho árduo compensará e o seu retorno do investimento será óbvio.

O custo da má comunicação organizacional

Como visto anteriormente neste post do blog, a comunicação organizacional é um tópico no qual as empresas devem se concentrar mais. Entretanto, de acordo com a pesquisa da Society for Human Resource Management (SHRM), muitas empresas estão perdendo dinheiro devido à má comunicação.

Uma pesquisa com 400 empresas com 100.000 funcionários citou uma perda média por empresa de 62,4 milhões de dólares por ano devido à comunicação inadequada para e entre funcionários.

Além disso, a comunicação incorrecta custa às empresas menores de 100 empregados uma média de $420.000 por ano.

Além disso, a comunicação ineficaz pode aumentar mal-entendidos, prejudicar relacionamentos, quebrar a confiança, diminuir a produtividade dos empregados e aumentar a frustração no local de trabalho.

Boost Your Organizational Communication Strategy with Smarp

Smarp é uma plataforma de comunicação móvel para os primeiros funcionários projetada para ajudar as organizações a melhorar a comunicação no local de trabalho e se conectar melhor com seus funcionários, não importa onde eles estejam localizados.

Como os funcionários passam muito tempo buscando informações relevantes, os empregadores precisam tornar este processo mais ágil e eficaz.

Com a tecnologia de comunicação interna como o Smarp, os empregadores podem agora entregar conteúdos personalizados aos seus empregados, comunicar de uma forma mais autêntica e melhorar o relacionamento entre os empregados.

O que se segue? Baixe o eBook “10 Princípios da Comunicação Moderna dos Funcionários” onde compartilhamos dicas & melhores práticas para se comunicar com sucesso com seus funcionários na era digital de hoje.