Como responder um e-mail para confirmar uma nomeação

Como profissional, empresário, freelancer ou gerente, você provavelmente recebe e-mails solicitando que você confirme seu interesse ou disponibilidade para uma reunião, evento ou atividade regularmente. Isto é feito para evitar a frustração de marcar um encontro consigo e depois reunir-se com uma experiência chocante e decepcionante.

Qual é o grande PORQUÊ para isto?

É possível que o seu anfitrião pense que você pode não se lembrar de ter um compromisso; ele pensa que você pode não levar o compromisso a sério; ou ele não tem certeza da sua disponibilidade? Pode haver muitas razões para isso. Seja qual for o caso, se você quiser evitar decepções, você precisa confirmar os compromissos por e-mail como destinatário ou remetente.

Como confirmar os compromissos por e-mail

Email é uma das melhores maneiras de confirmar os compromissos. Ele não se intromete no seu tempo ou no tempo do destinatário como as chamadas telefónicas. Se o receptor é um utilizador experiente da Internet, ele ou ela pode até configurar o seu e-mail como parte do seu e-mail para fazer a lista para se lembrar.

Aqui estão dez dicas para confirmar compromissos por e-mail:

1 – Sair Limpo

Sair Limpo para confirmar o seu compromisso da melhor maneira que puder. Clareza é uma ótima maneira de garantir ao destinatário do seu e-mail que você se encontrará com ele em um determinado momento. A Clarity também torna a confirmação da sua consulta efectiva.

Exemplo I: Confirmação de Marcações por Email

RE: confirmação de marcação com FRANK WALES

Dear Mrs. Allen,

Gostaria de confirmar a sua marcação com Frank Wales amanhã, 25 de Agosto às 13:00. Por favor contacte-me para qualquer questão e mantenha-me informado se houver alguma alteração.

Cordialmente,

Linda Brown,

Secretária, Lester Wester Limited

2 – Seja Breve e Específico

Seja breve ao confirmar uma consulta via e-mail. Seja breve e simples. Especificamente, indique a hora e data da consulta.

Exemplo II: Confirmação de Marcações por Email

RE: Shawn Williams – Confirmação de Nomeação

Dear Clinton,

Este é um lembrete especial para confirmar a sua reunião com Shawn Williams amanhã 18 de Junho pelas 10 da manhã.

A sua reunião está marcada para ter lugar em Lintel Scraps, Escritório 12 no rés-do-chão na Lanceman Street, China Continental. O local é acessível por táxis.

Este é o número de telemóvel do Shawn, por via das dúvidas, +98157479837.

Por favor, não hesite em contactar-me se tiver alguma questão. Eu estaria pronto para dar a assistência necessária.

Obrigado e tenha uma ótima reunião.

Melhores Cumprimentos,

Alice Maxwell

Adjunto Administrativo de Shawn Williams, Lintel Scraps Limited

[email protected]

3 -Faça disso uma Missão de Lembrete

Apenas como no exemplo acima, é óbvio que a confirmação da nomeação é basicamente uma missão para lembrar ao Clinton do seu encontro com Shawn Williams. Ela está claramente escrita com hora, data e local específicos. Uma boa maneira de confirmar um encontro por e-mail é fazer dele um lembrete.

4 – Seja Detalhado

Uma boa maneira de confirmar um encontro é dando informações detalhadas. Clinton tem toda a informação necessária para chegar a Shawn Williams a tempo. Ele pode contactar Shawn Williams ou o assistente administrativo ao telefone se houver algum problema na localização do local da reunião.

Ver exemplos de e-mail para aceitar e recusar convites aqui.

Certifique-se de não dar ao seu nomeado um motivo para faltar ao compromisso. Será irritante ser informado após faltar ao compromisso que foi por causa da incapacidade de localizar o local.

5 – Não Faça com que seja muito longo

Fazer com que o seu e-mail seja muito longo fará com que o seu destinatário perca o interesse e consequentemente perca a mensagem. Mantenha o interesse do destinatário mantendo-o curto e interessante.

Exemplo III: Confirmação de Compromissos por Email

Confirmação de Compromissos por Email,

Estarei feliz que você estará disponível para a reunião com a nossa equipe às 9 horas de amanhã, 21 de janeiro no nosso Escritório Zonal.

Você pode me contatar neste número de telefone celular se você tiver qualquer dúvida ou mudança de planos.

Obrigado e ansioso por conhecê-lo amanhã.

Cordialmente,

Evelyn Coker

Director de Produção, Micara Productions

6 – Vá ao Ponto

Não há necessidade de desperdiçar nenhuma oportunidade para deixar claro ao seu destinatário que você quer confirmar um compromisso. Clique no ponto imediatamente para não fazer o seu leitor descer desnecessariamente.

Veja exemplos de e-mails para convites aqui.

7 – Siga um formato profissional

Um e-mail profissional deve ter a data, saudação, referência, o corpo e a conclusão. Não dê um lixo aos seus clientes em nome da confirmação de um compromisso. Aqui está um bom exemplo de um email profissional.

Exemplo IV: Confirmação de Compromissos por Email

Data: 23 de Setembro, 2012.

RE: Confirmação de uma Consulta

Confirmar Sr. Robinson,

Eu estou escrevendo para confirmar uma consulta com você no dia 24 de setembro de 2015 no Learned Hall, estrada de inverno. Agradeço sinceramente uma resposta rápida do seu lado.

Melhores desejos,

Andrew Paul

Director de Gestão, Adrepal Photos

8 – Use uma linguagem formal

Evite o uso de gírias. Use uma linguagem formal que seja nula de erros gramaticais que podem diminuir o interesse do destinatário.