Uma carta de confirmação, também conhecida como carta de recepção, é uma carta bastante comum em negócios e uma marca de profissionalismo.
Pode ser uma recepção não só de bens ou produtos. Pode ser a confirmação do recebimento de documentos. Temos a Carta de Confirmação de Currículo que confirma o recebimento do CV de um candidato. Da mesma forma, uma Carta de Confirmação de Demissão confirma que a empresa recebeu a carta de um empregado, que ele apresentou antes de se demitir. Por último, a carta que trata do recebimento de mercadorias e outros documentos relevantes, é a Carta de Confirmação do Negócio. Além da confirmação de materiais e documentos, uma carta de confirmação também pode se referir a um telefonema ou reunião anterior.
Agora você pode estar se perguntando qual é a utilidade desta carta. A mais óbvia, se você entendeu até aqui, é que ela “confirma” algo previamente combinado e, portanto, estabelece a base para ações futuras a serem empreendidas. Além disso, serve como um documento legal que uma parte cumpriu as obrigações de um contrato e, portanto, ajuda a construir confiança e boa vontade entre as partes. Praticamente, dá a data e o momento da recepção dos documentos/produtos que também são importantes.
Elementos de uma Carta de Reconhecimento:
Então, o que cria uma carta de reconhecimento? Ela tem os seguintes elementos:
- Um cabeçalho de carta: Se você está escrevendo em um nível pessoal, isto não é necessário. Mas se isto for em nome de uma empresa, é importante mencionar o nome e endereço de sua empresa e destinatário e a data de escrever/enviar a carta.
- Cabeçalho: Abaixo destes, você mencionará a data. Pode ou não fazer parte do cabeçalho. Você pode começar no próximo parágrafo, deixando algum espaço ou na próxima linha.
- Assunto: O assunto vai falar sobre o que foi reconhecido, e pode ser substituído por “referência” a um caso anterior ou número de factura.
- Corpo: O corpo da letra pode começar com um “Caro ……….”. A primeira linha irá indicar o óbvio. As seguintes frases são comuns na introdução:
- Firme está acusando o recebimento do(s) documento(s)…
- I, pessoa, por meio deste documento, acusa o recebimento do(s) seguinte(s) documento(s)…
- Eu, pessoa, em nome da firma, estou escrevendo para confirmar o recebimento de…
- Nós, firma, queremos agradecer ao destinatário por nos enviar…
- Eu, pessoa, estou escrevendo em referência à conversa telefônica entre destinatário e pessoa/firma para confirmar o recebimento…. ou algo com palavras semelhantes.
- Após esta linha introdutória seguirá os detalhes do que foi recebido ou será feito a seguir, e se algum bem for danificado, é aqui que se declara.
- Encerramento: A linha de fechamento será sobre como a firma deseja fazer mais negócios com o destinatário ou qualquer declaração que promova a boa vontade. Pode também indicar como contactar mais tarde ou se a firma/pessoa irá contactar mais tarde com o destinatário, no caso de haver alguma necessidade. Também pode terminar com um agradecimento, seguido de uma assinatura pessoal em nome da empresa. Tenha em mente que a carta de agradecimento automático não inclui qualquer tipo de assinatura pessoal.
Dicas para você:
Algumas outras coisas que você precisará lembrar: em primeiro lugar, o tempo. A confirmação deve ser dada quando os materiais estiverem em mãos, o atraso só vai criar confusão e ansiedade. De outro ponto de vista, o atraso é novamente melhor do que nunca sequer reconhecer. Porque o atraso pode ser pedido desculpas. O não reconhecimento não tem uma solução. Em segundo lugar, esboçar. Verifique as datas, as especificações, faça uma lista dos pontos e planeje a colocação de suas informações. Leve o seu tempo aqui. Considere a leitura da perspectiva do destinatário e pareça sincero. Em terceiro lugar, mantenha-o curto e educado.
Aqui você tem a receita perfeita para uma carta de agradecimento perfeita. Apenas misture bem as coisas, não vai?