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Os seus dias alguma vez lhe escapam?

Você chega ao fim do dia e pensa “que diabos eu fiz o dia todo?”

Você às vezes sente que está à deriva de uma crise para outra e não tem tempo para se concentrar em suas próprias prioridades?

Se a resposta a qualquer uma dessas perguntas for sim, então continue lendo. Este post vai lhe dar 7 dicas para planejar o seu dia. Use estas dicas para priorizar e depois criar um plano para evitar que seu dia (e vida) fuja de você.

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Escreva seu plano todos os dias

Minha dica mais importante de como planejar seu dia é realmente escrever seu plano. Escrever o seu plano de dia é uma boa prática de gestão de tempo. E sim, isso significa todos os dias.

A chave é ter tempo para escrever o que você quer fazer hoje.

Quais são as suas prioridades? Há um prazo a chegar?

Faça uma lista das coisas importantes que você precisa fazer. O ato de escrever o seu plano limpa o seu cérebro, para que ele não fique preso tentando lembrar o que você quer fazer. Não importa se você faz isso em formato digital usando algo como um software de gerenciamento de projetos Asana ou em papel.

A chave para o sucesso é usar o que funciona para você. Eu uso tanto o Asana como o papel.

I brainstorm (veja a dica #3) no meu iPad, então eu escrevo minha lista final no papel. Acho que uma lista de afazeres diários no papel me mantém responsável perante mim mesmo. É muito fácil esquecer uma lista que está escondida em um dispositivo. Eu tenho uma folha de Plano Diário, dividida em categorias, com caixas de seleção de mão-dandy. Eu ADORO marcar essas caixas de seleção.

Planear à mesma hora todos os dias

Quando você faz seu planejamento à mesma hora do dia, você cria um hábito. E bons hábitos têm o poder de mantê-lo no caminho.

Você pode planejar o seu dia na noite anterior ou de manhã. Eu prefiro fazer meu planejamento pela manhã depois de tomar pelo menos uma xícara de café e meu cérebro está um pouco funcional. Uma razão pela qual eu prefiro planejar de manhã é que muitas vezes eu vou pensar em coisas para fazer durante a noite. Se eu já escrevi o meu plano, então eu tenho que descobrir o que decolar, para que haja espaço para o novo item.

Avenar ou de manhã não importa. Mais uma vez, é o que funciona para você.

Brainstormar uma lista de tarefas rápidas

Inclua tudo o que você precisa fazer, quer fazer, poderia fazer. Você tem prazos a chegar? Pense em quem você precisa chamar ou enviar um e-mail. Que recados você precisa fazer hoje? Há alguma coisa do plano de ontem que não tenha sido cumprida? Revise seu plano semanal se você tem um (e espero que tenha).

Qualquer coisa que você invente durante o brainstorming pode não chegar ao seu plano final para o dia. Mas desta forma, você minimiza a chance de que alguma coisa se infiltre em você. Não se esqueça de rever o seu calendário para compromissos – não só para hoje, mas para os próximos dias. Odeio fazer um plano diário, e depois perceber que tenho uma reunião no dia seguinte que requer várias horas de preparação.

Divida a tua lista de tarefas entre Trabalho e Vida

É demasiado fácil deixar que as tarefas do trabalho tomem conta e deixar que as tarefas da tua vida sejam postas de lado. Revi recentemente a minha folha de Plano Diário com títulos para o Trabalho e a Vida. Fiz isto por duas razões:

1. Para que eu possa facilmente ver o que eu quero fazer em cada área. Isso me ajuda a agrupar os itens em faixas de tempo, se necessário. Por exemplo, quando eu trabalhava em um escritório, eu precisava fazer a maioria dos itens da Vida à noite.
2. Para que eu ficasse equilibrado. Eu tenho o mesmo número de linhas em Vida que eu tenho em Trabalho. E preencho ambas todos os dias.

Identificar duas coisas que devem ser feitas hoje.

Escolha um item da sua lista de Trabalho e um item da sua lista de Vida que são as suas doses obrigatórias. Estas não têm de ser as suas tarefas mais difíceis ou as que demorarão mais tempo a completar. Eles são os dois itens mais importantes para ajudá-lo a alcançar seus objetivos de longo prazo. As que realmente moverão a agulha.

Trate-as primeiro (ou no seu primeiro bloco de tempo para essa área – Trabalho ou Vida). Desta forma, mesmo que o seu dia se descarrile, você sabe que as tarefas mais importantes foram realizadas. Por exemplo, a minha tarefa de Trabalho mais importante para hoje é escrever este post no blog, por isso estou fazendo isso primeiro (depois de planejar meu dia, claro).

Inclua algumas tarefas rápidas

Não tudo no seu plano diário tem que ser um grande projeto. Só porque algo levará apenas 10 ou 15 minutos para ser concluído, não significa que não deva constar na sua lista. Eu tenho 10 linhas para fazer na minha folha do Plano Diário. Se eu apenas colocasse “grandes” tarefas no meu plano, então seria muito difícil fazer tudo em um dia.

Eu mencionei anteriormente que eu adoro marcar as caixas de seleção. É muito satisfatório olhar para trás no final do dia e ver todas (ou quase todas) as caixas marcadas. A inclusão de tarefas rápidas faz com que seja mais provável que você consiga realizar tudo o que está na sua lista. E realmente, é o tempo que algo leva para fazer a medida da sua importância? Eu não acho que sim.

Tarefas rápidas também são ótimas para tempos de baixo consumo de energia do dia. Quando você está ficando sem energia, é ótimo poder escolher algo que não vai levar muito tempo ou energia para completar.

Outra vantagem de adicionar alguns itens rápidos à sua lista é que se você se encontrar procrastinando, você pode derrubar algumas dessas coisas menores e voltar para a tarefa.

Refer de volta à sua lista frequentemente

Outra prática eficaz de gerenciamento de tempo é voltar à sua lista frequentemente. Isto se resume a ficar organizado. Mantenha sua lista em um lugar onde você possa facilmente consultá-la ao longo do dia. Isto pode ser em um aplicativo de lista para fazer em seu smartphone, em um notebook que você mantém em sua mesa, em um planejador, ou em algum outro lugar onde ele estará no topo da cabeça.

Eu uso um Filofax, que fica na esquina da minha mesa, aberto para o meu Plano Diário. Quando eu concluo uma tarefa, eu a confirmo, e posso ver facilmente os outros itens que eu planejei para o dia. Isso facilita muito a escolha do próximo item a ser trabalhado e não preciso mexer no meu cérebro para lembrar o que eu queria realizar.

As minhas dicas favoritas de planejamento diário

Estas são as minhas dicas favoritas de planejamento diário. Usar elas é como eu me certifico de que meus dias permaneçam no plano.

Se o planejamento diário é algo com o qual você luta, então escolha uma ou duas dessas dicas de produtividade para tentar. Eu prometo que você será capaz de assumir o controle do seu dia.

E, para simplificar, estou dando uma cópia da minha planilha do plano diário. É dimensionada para caber num planificador de estilo A5 ou Classic. Basta clicar abaixo para baixar sua cópia gratuita!

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