A Small Business Guide to the Prioritization Matrix

As responsabilidades dos gestores de projectos assumem muitas formas: facilitar a gestão da mudança, comunicar actualizações, mapeamento de processos, gestão de partes interessadas, gestão da integração de projectos – a lista pode continuar.

E depois há a prioritização de tarefas e projectos – uma capacidade de gestão crucial, uma vez que as prioridades organizacionais muitas vezes mudam em resposta às mudanças nas expectativas dos clientes, mudanças de mercado e outros factores. Além disso, os recursos do projeto, independentemente do tamanho ou tipo do projeto, são quase sempre escassos.

Felizmente, há uma ferramenta que tanto indivíduos quanto equipes podem usar para agilizar o processo de escolha dos projetos a serem focados – a matriz de priorização.

Visão geral: O que é uma matriz de priorização?

Ferramentas são essenciais para o sucesso do projeto. Software de gerenciamento de projetos para colaboração de equipes e um gráfico de Gantt ou Burndown para manter os projetos dentro do cronograma são apenas alguns exemplos. Uma matriz de priorização é outro exemplo. Às vezes referida como um critério ou matriz de prioridades, é uma ferramenta de análise de negócios que, usando critérios específicos, permite que indivíduos e equipes de projeto comparem escolhas objetivamente e, assim, determinem:

• Que projetos são urgentes e críticos
• Que trazem mais valor à organização
• Que têm melhores chances de sucesso

Uma pessoa, desde equipes de uma pessoa até grandes corporações, pode usar a matriz de priorização de projetos para qualquer tarefa ou projeto, simples ou complicado. Quando utilizada adequadamente, é uma técnica confiável de gerenciamento e resolução de conflitos e fornece uma forma mais eficiente de selecionar os projetos que as equipes devem focar.

Existem vários tipos de matrizes de priorização, incluindo:

2×2 matrix

Tão conhecida como matriz Eisenhower, este modelo simples de matriz de priorização contém dois eixos e quatro quadrantes, como ilustrado abaixo. O eixo X (eixo horizontal) representa a urgência, enquanto o eixo Y (eixo vertical) representa a importância.

A matriz de priorização Eisenhower contém quatro quadrantes em dois eixos. Ela ajuda indivíduos e gestores a determinar quais tarefas são importantes, urgentes e necessárias. Fonte: Appfluence.com

Quando você coloca tarefas em seus respectivos quadrantes, você já tem uma idéia do que priorizar:

• Quadrante 1 (importante e urgente): Estas são tarefas obrigatórias e devem ser abordadas agora mesmo. Idealmente, você não quer nada nesta área. Exemplos incluem situações de crise, emergências e projetos com prazos difíceis.
• Quadrante 2 (importante mas não urgente): Estas são as tarefas sem prazos apertados, mas são críticas para o seu sucesso. Lembre-se, porém, que se você não tiver cuidado, as tarefas do quadrante 2 podem facilmente encontrar seu caminho para o quadrante 1. Exemplos incluem pesquisa, planejamento de projetos, desenvolvimento de processos, etc.
• Quadrante 3 (urgente, mas não importante): Estas tarefas não contribuem para os seus resultados finais, mas devem ainda assim ser tratadas com urgência. Se e quando possível, rejeite-as ou delegue-as. Exemplos são ajudar alguém a completar uma tarefa, certos e-mails e telefonemas, e outras formas de interrupção ou distrações.
• Quadrante 4 (não urgente e não importante): Estes são os seus típicos períodos de tempo, como fazer longas pausas, navegar nas redes sociais ou navegar na Internet para obter informações não relacionadas com a tarefa em questão – essencialmente, todas as formas de actividades de procrastinação.

Matriz de prioridades Seis Sigma

A abordagem Seis Sigma tem tudo a ver com a melhoria contínua do processo, análise de lacunas e eliminação de desperdícios. Como tal, uma matriz de priorização Seis Sigma é uma ferramenta indispensável para identificar questões críticas que requerem atenção imediata.

Matrizes de priorização Seis Sigma comparam múltiplos – pelo menos dois – conjuntos de dados usando critérios ponderados. Elas são mais complexas do que a matriz de grade 2×2 e seguem um projeto e processo de aplicação mais completos.

Este exemplo de matriz de priorização de causa e efeito compara múltiplos conjuntos de dados. Fonte: CIToolkit.com

Quando você deve usar uma matriz de priorização?

Uma matriz de priorização é usada quando você quer comparar escolhas, com o objetivo de classificar opções com base em critérios de seleção pré-definidos.

Para priorizar projetos

Nem todos os projetos são criados iguais. Os gerentes de projeto e as equipes enfrentam uma série de restrições para fornecer os resultados acordados após a conclusão do projeto. Para não desperdiçar tempo e recursos preciosos, as organizações devem priorizar projetos que tragam o maior benefício para a organização e tenham as melhores chances de sucesso na implementação.

Para gerenciar melhor o tempo

Se você acha que a lista de tarefas padrão não está mais cortando para sua produtividade, a matriz de priorização é uma ferramenta alternativa para o gerenciamento do tempo. Usando um diagrama de prioridades simples (veja a figura da matriz 2×2 acima), você pode determinar:

• Que tarefas são críticas e urgentes, como os projetos que devem ser concluídos hoje, e devem ser concluídas imediatamente
• Que tarefas evitar ou a que dedicar menos de 5% do seu tempo, como jogos prolongados ou navegação na Internet sem mente

Para promover o consenso

Se você é o gerente de marketing e seu departamento tem sete projetos diferentes competindo por financiamento e atenção, você precisa de um processo lógico baseado em fatos para determinar quais projetos devem ser priorizados. Dependendo de quem você está perguntando, as prioridades são diferentes. O supervisor de marca pode, compreensivelmente, querer que a estratégia de marca da organização seja priorizada, enquanto que o supervisor de produto pode querer pesquisa e desenvolvimento no topo da lista de prioridades do departamento.

Aven um simples gráfico de priorização pode ajudar na resolução de conflitos. Feito corretamente, ele permite que as equipes resolvam os desacordos e finalmente cheguem a um consenso.

Como usar uma matriz de priorização

Então, como você começa a usar matrizes de priorização? Aqui estão algumas diretrizes gerais.

Passo 1: Estabeleça seus critérios

Todos os projetos começam com um objetivo. Todo produto, serviço ou solução começa com um problema que pretende resolver. E toda matriz de priorização começa com um conjunto de critérios para classificar suas soluções ou itens em relação a.

Dicas para estabelecer seus critérios

• Seus critérios devem estar alinhados com os objetivos gerais do projeto: Dependendo das metas de desenvolvimento do seu negócio ou da natureza das opções que você está classificando, os critérios podem incluir influenciabilidade, pervasividade do problema e a probabilidade de melhorar a pontuação da pesquisa. A tabela abaixo mostra um exemplo de se você estava decidindo quais problemas de motivação dos funcionários a investigar.

Neste exemplo, os itens para classificação, “problemas de motivação”, estão listados como itens de linha na coluna 1, enquanto cada critério de priorização manda cada coluna seguinte. Fonte: Syque.com

• Estabelecer valores de pontuação: Os seus valores de pontuação fornecerão a base para comparação ou ranking. Não há uma maneira de atribuir pontuação, portanto escolha o melhor modelo ou escala para seu objetivo.

Aqui está outro exemplo de matriz de priorização do Centro de Treinamento em Saúde Pública da Região Oeste. Observe a escala de classificação usada no lado direito. Fonte: YouTube

• Atribuir um peso a cada critério: O nível de importância de cada critério de prioridade é representado por um peso de critério. A maioria dos modelos distribui um certo número de pontos entre os critérios – 100, como no exemplo “problemas de motivação” acima – ou atribui um valor numérico, como no exemplo abaixo.

Determine o peso do critério e os valores de pontuação para a sua matriz. Fonte: Process.st

Passo 2: Classifique seus itens/soluções

Neste ponto, você está pronto para começar a classificar suas opções.

Dicas para classificar suas soluções

• Classifique suas opções como uma equipe ao invés de sozinho: Você quer que a avaliação seja relevante e objetiva. Você não quer que o viés de ninguém favoreça um projeto de estimação. Se possível, faça com que duas equipes diferentes classifiquem cada opção, então calcule a média.
• Reúna pessoas que entendam o problema: Reúna especialistas no assunto ou pessoas com um entendimento profundo da situação. Certifique-se também de orientá-los sobre o objetivo da avaliação, fornecendo materiais como políticas e planos estratégicos da empresa, se aplicável.

Passo 3: Calcule as pontuações ponderadas

Após ter classificado suas opções, você pode começar a calcular as pontuações ponderadas de cada uma. Como você calcula a pontuação ponderada dependerá do tipo de matriz de priorização que você decidiu usar.

Dicas para calcular a pontuação ponderada

• Multiplique a pontuação de cada opção com o peso do critério para obter a pontuação ponderada: Quando terminar, adicione todas as pontuações ponderadas para obter a pontuação cumulativa de cada opção. A opção com o maior valor cumulativo é a mais alta em prioridade.

Neste exemplo, com base nas pontuações cumulativas (veja a linha “pontuação total”), a opção B tem prioridade sobre a opção A. Fonte: Process.st

• Obtenha o total bruto, depois o valor decimal relativo: Para chegar ao total bruto, adicione os valores decimais de cada linha. Uma vez feito, calcule o total geral. Em seguida, divida o total de cada linha pelo total geral para obter o valor decimal relativo. Quanto maior o valor decimal relativo, maior a prioridade.

Baseado nos valores decimais relativos das opções, neste exemplo, as classes de nutrição e exercício têm a maior prioridade neste projeto de prevenção da diabetes. Fonte: Canal do Centro de Treinamento em Saúde Pública da Região Oeste no YouTube

Passo 4: Compare os resultados

Again, você quer que a avaliação seja objetiva e livre de preconceitos, por isso faz sentido comparar os resultados com o resto da equipe. Desta forma, quaisquer discordâncias podem ser discutidas até chegar a uma solução com a qual todos concordem.

Dicas para comparar resultados

• Comparar e consolidar os resultados: Agora que todos marcaram as opções, é hora de combinar os resultados para criar uma lista mestre de prioridades.
• Discutir e negociar: As discordâncias são normais para as equipas, por isso estejam preparados para fazer ajustes. Também é boa prática discutir abertamente as pontuações de priorização para eliminar qualquer agenda oculta.

Focalize nos projetos certos e gerencie melhor seu tempo com as ferramentas certas

Se você está trabalhando sozinho ou com uma equipe, tempo, dinheiro e energia são recursos finitos. No caso de equipes de projeto, é fundamental que o gerente de projeto mantenha um controle firme sobre os diferentes grupos de processo de gerenciamento de projeto envolvidos – o ciclo de vida do projeto, essencialmente – a fim de alcançar a conclusão do projeto. Como tal, faz sentido priorizar as tarefas e os projetos de acordo com os quais se proporciona o maior benefício. Uma matriz de priorização pode definitivamente ajudar nesse sentido.