Uma das questões mais comuns provenientes da criação de empresas gira em torno de quais documentos de governança corporativa são necessários na formação. Se você está incorporando como uma empresa de responsabilidade limitada (uma “LLC”) ou uma Corporação, você precisa ter tempo para montar e entender a governança corporativa inicial de sua empresa, para garantir que você esteja adequadamente protegido e em conformidade com as leis estaduais relevantes.
Existem 2 documentos principais que são importantes para as LLCs e Corporações após a formação. O primeiro é o documento de constituição, ou o contrato social (para uma corporação) ou o certificado de constituição (para uma SRL). O segundo documento importante é o documento de governança interna da empresa, seja o estatuto social (para corporações) ou o contrato de operação (para SRLs), que estabelece os procedimentos operacionais básicos para a empresa.
Documentos de fundação
Não importa o tipo de entidade que você está formando, você terá que criar e arquivar algum tipo de documento de fundação. Chamado de contrato social para uma corporação ou certificado de constituição (ou certificado de constituição em alguns estados) para uma LLC, este documento é o arquivamento inicial, geralmente com a secretaria de estado no estado que você formou, que forma uma empresa após a aceitação pelo governo. Dependendo do seu estado de formação, o documento de constituição pode ser preenchido e arquivado online. Se não, você deve pesquisar cuidadosamente os requisitos do documento de fundação no seu estado de constituição escolhido antes de arquivar porque se os requisitos não forem cumpridos, então o documento de fundação será rejeitado.
Após arquivar seu documento de fundação, o próximo passo é criar e executar o documento interno que rege como sua empresa irá funcionar. Estes documentos são “internos” porque não são arquivados com o Estado; portanto, ao contrário dos documentos de carta de fundação, estes documentos não são acessíveis ao público (a menos que a empresa os torne públicos). Para as LLCs esse documento é o seu acordo de funcionamento. Para Sociedades Anônimas, Sociedades de Propósito Social, Sociedades de Benefícios e Sociedades Sem Fins Lucrativos, esse documento é o seu estatuto social.
O contrato de operação da LLC
O contrato de operação de uma LLC é o contrato celebrado entre todos os membros (também conhecidos como proprietários) da LLC. Aos membros da LLC é geralmente dada ampla latitude para determinar como eles querem que a sua empresa seja administrada. Um contrato de operação de uma LLC pode ser tão simples ou tão complexo quanto você deseja. Pode ser uma estrutura para a forma como a empresa deve ser governada – estabelecendo as contribuições iniciais dos membros (em dinheiro ou em espécie), as responsabilidades gerenciais, os princípios contábeis e outros entendimentos centrais sobre como a empresa deve funcionar. Na alternativa, também pode ser um documento muito complexo, detalhando como as contas de capital dos membros serão tratadas, como as declarações de impostos da LLC serão preparadas (e quem é responsável por isso), e que restrições existem em relação à compra ou venda dos interesses dos membros (ou seja, direitos de primeira recusa).
Um dos principais locatários com um contrato de operação da LLC é sua flexibilidade. Embora existam restrições contratuais óbvias (ou seja, um acordo operacional não pode contratar por algo ilegal), para a maioria dos membros da LLC é dada a liberdade para determinar como eles querem que sua empresa seja administrada, e pode memorizar isso no acordo operacional da empresa.
Algo importante a lembrar sobre um acordo operacional é que é um contrato entre os membros, e os membros estão vinculados aos termos desse contrato. As disposições de um acordo operacional são executáveis em um tribunal.
Estatuto Social da Empresa
Simplesmente a um acordo operacional para uma SRL, o estatuto social de uma empresa determina como o Conselho de Administração irá governar uma empresa. Geralmente existem requisitos estatutários para quais informações devem estar contidas nos estatutos, tais como o número mínimo e máximo de diretores a qualquer momento, ou como as reuniões de acionistas e as reuniões especiais podem ser convocadas (no Estado de Washington, por exemplo, a RCW 23B.02.060 estabelece requisitos estatutários), mas além das disposições exigidas pelos estatutos, uma corporação pode incluir inúmeras outras diretrizes para a governança da empresa. Novamente – com base na complexidade do negócio, ou se a corporação prevê ou não ter numerosos acionistas, os estatutos podem ser bastante simples, ou extremamente complexos.
Os estatutos são executados pelo Conselho de Administração original, e podem ser emendados ou modificados se uma porcentagem suficiente de diretores ou, em alguns casos, acionistas, votarem a favor da mudança.
Uma distinção importante entre os estatutos de uma corporação e um acordo operacional da LLC é que o Conselho de Administração de uma corporação não é parte dos estatutos. Os estatutos regem a Corporação, mas os membros individuais do Conselho de Administração não são partes interessadas nos estatutos.
A Importância de Entender Seus Documentos de Governança
Um dos erros mais comuns que vemos são os acordos operacionais e estatutos do tipo “faça você mesmo”. O que está tornando os erros do faça-você-mesmo mais comuns é o advento dos modelos online que podem ser baixados gratuitamente ou adquiridos de empresas como a LegalZoom. Essas empresas anunciam documentos legais em um modelo “tamanho único”, mas a realidade é que a maioria das empresas não são as mesmas porque os proprietários e a gerência têm expectativas diferentes sobre suas funções e responsabilidades.
O problema com esses documentos é que raramente são abrangentes e, muitas vezes, os indivíduos que os adquirem não os lêem cuidadosamente ou não os entendem antes de assiná-los e seguir em frente. É confuso ver uma empresa inexperiente com grande energia e um sólido plano de negócios, mas também com proprietários que não têm um entendimento completo de como sua própria empresa deve operar. É uma daquelas coisas que em grande parte passam despercebidas até que haja uma disputa societária ou um membro/accionista queira dissociar-se. Somente então, quando algo dá errado, esses documentos são retirados e examinados para determinar como o processo de resolução de disputas irá funcionar. Frequentemente não há nenhum procedimento (e se houver alguma orientação é apenas uma jurisdição padrão e uma cláusula de foro que o encaminha para os tribunais) e o método de desembaraçar as partes adversas torna-se oneroso e dispendioso para todos os envolvidos. Muitas empresas que não contratam advogados para ajudar a juntar estes documentos iniciais, acabam por contratar advogados mais tarde para ajudar a litigar as disputas que surgem de inadequações e inconsistências nestes documentos. Contratar um advogado para redigir esses documentos é muito mais barato do que um litígio civil prolongado.
Muito sofrimento e aborrecimento legal desnecessário pode ser evitado se você dedicar tempo para adaptar e entender o seu acordo ou regulamento desde o início. Por exemplo, o que acontece no caso de um impasse na votação? E se um proprietário maioritário ficar incapacitado ou, Deus nos livre, for morto? Se forem casados, seu cônjuge herdará o interesse na LLC ou na Corporação? Você quer estar em sociedade com o cônjuge de alguém? Todas essas perguntas, e mais, podem ser respondidas através de acordos operacionais e estatutos.
Quando você estiver começando, e revisando seu acordo operacional inicial ou estatutos, certifique-se de que eles façam sentido para sua empresa e que os processos e procedimentos estabelecidos nesses documentos sejam claros e concisos. Assegure-se de que questões importantes, como indenização e o escopo da autoridade de gestão sejam estabelecidas. Finalmente – assegure-se de que cada fundador, membro ou indivíduo do conselho de administração levou tempo para ler e compreender estes documentos também. Ao fazê-lo, todos na empresa poderão compreender melhor a estrutura do seu negócio e criar um ambiente mais propício ao lançamento do seu negócio no caminho da rentabilidade.
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O artigo fornecido acima é apenas para fins de informação geral e não deve ser confiado como aconselhamento jurídico específico. Este artigo não forma uma relação advogado-cliente. Se você tiver alguma dúvida sobre este artigo, não hesite em contactar Eric Camm em [email protected]