38 aplicações e suplementos que transformaram a minha produtividade

Aplicações podem facilmente sobrecarregar e sobre-estimular o cérebro de alguém com transtorno de défice de atenção (TDAH ou TDAH). Ao longo dos anos, eu pessoalmente baixei quase 1.000 aplicativos – e aprendi muito sobre a verdadeira produtividade ao longo do caminho. Aqui estão os aplicativos que encontraram um lugar permanente na minha caixa de ferramentas – assim como o porquê, ao procurar o “aplicativo perfeito”, você provavelmente está sendo muito duro consigo mesmo.

Quais são os limites dos aplicativos?

Os aplicativos não são balas de prata. Não há nenhuma aplicação que resolva os nossos desafios. Mas existem sites, como If This, Then That e Zapier que podem adicionar uma foto a uma pasta Dropbox quando alguém me marca no Facebook. Os aplicativos fazem algumas coisas mágicas, mas cada aplicativo, ferramenta e calendário exige que nos envolvamos com ele. Os aplicativos da lista de tarefas facilitam a captura de suas idéias e o compartilhamento da sua lista com sua família ou equipe. Você pode reorganizar os itens, colocá-los em colunas, codificá-los por cores, adicionar fotos e enviá-las por e-mail ou texto. Mas nenhum aplicativo de lista de tarefas fará a tarefa por você.

Se você quiser aumentar sua produtividade, no início de cada dia, gaste pelo menos cinco minutos planejando seu dia. Reveja e atualize seu plano cinco vezes ao longo do dia. Não importa qual ferramenta você usa. Você pode usar papel, um diário de balas, uma tábua de dry-erase, ou um aplicativo. Planear e rever as suas intenções irá sempre poupar-lhe tempo mais tarde.

Even quando precisamos de fazer algo que não é urgente, temos de capturar essa tarefa agora. Se você quiser obter mais resultados, continue revisando sua lista ao longo do dia. Precisamos aceitar o fato de que temos dificuldades com CRS – Can’t Remember Stuff. Quando aceitamos esse fato, podemos criar um plano de ação para revisar nossos planos.

Eu olho meu calendário e minha lista de tarefas literalmente 30 vezes por dia. Meu calendário fica aberto em uma das telas do meu computador. Você gostaria de uma tela adicional para o seu calendário? Você tem um tablet? Adquira o app Duet. Ela permite transformar o seu tablet ou smartphone em um segundo ou terceiro ecrã. Tenho quatro ecrãs.

Têm uma televisão não utilizada? Talvez você possa transformar isso em um monitor também. Você precisa de um cabo especial. Google o seu modelo de TV e o modelo do seu computador com o termo “segundo monitor”. (Se você tem filhos, pergunte-lhes.)

Que aplicativos são melhores para gerenciar uma lista de tarefas?

Quando se trata de tarefas, há muitas opções. A boa notícia, e talvez a má notícia, é que você pode usar quantas você quiser. Troque todas as semanas ou todos os dias pela sua lista de afazeres diários, se você quiser. Se quiser misturar onde vive a sua lista de afazeres para o dia ou para a semana, vá em frente. Eu faço.

Desde que eu trabalhe com uma equipe, o que requer compartilhar e delegar tarefas, eu uso Ásana. Eu a uso há mais de um ano. Eu não a amo, mas funciona bem o suficiente. Com o Asana, você pode montar seus projetos de duas maneiras – como uma lista com cabeçalhos, ou como quadros, às vezes chamados de quadros KanBan. Eu gosto das pranchas porque são mais visuais. Também gosto do facto de poder adicionar uma foto à prancha e ter uma tarefa existente em mais do que um projecto de cada vez. Se eu a completar em um lugar, isso se reflete em outros lugares.

Eu tenho vários projetos diferentes em Asana, e eu faço a maior parte do meu planejamento diário/semanal/mensal/trimestral e anual nas pranchas também. Meus projetos têm o ano em cada cabeçalho, e cada coluna tem o seguinte cabeçalho: “Hoje”, “Esta Semana”, “Próxima Semana”, “Este Mês”, “Próximo Mês”, e “Este Trimestre”. Pense nos itens de cada coluna como flexíveis. Eu movo as coisas para trás e para a frente o tempo todo. Com esta configuração, posso ver as árvores e a floresta ao mesmo tempo. E como no meu calendário, eu reviso e atualizo o Asana muitas vezes ao dia.

Uma outra ferramenta, similar ao Asana, é o Trello, que permite que as placas façam interface. Estas interfaces são como blocos de notas digitais que você pode mover entre as colunas. Você não pode errar com nenhuma delas. Lembre-se, no entanto, você tem que fazer a tarefa.

Que aplicações de calendário funcionam para ADHD Brains?

Não importa se o seu calendário está online ou em papel. O que importa é que você o use, leve-o consigo e olhe para ele todos os dias. Mantenha-o fora, e mantenha-o aberto. O seu calendário é seu amigo.

Eu sou um usuário online do poder do calendário. Eu uso o iCal, que fala com o Google Calendar, com o iCal da minha esposa, e com o meu agendador de compromissos online, ScheduleOnce. No meu iMac, eu uso o iCal, mas uso os Calendários do Google que são importados para o iCal. No meu iPhone e tablets, eu uso Calendários 5.

Apenas como eu não recomendaria fazer as palavras cruzadas do Saturday New York Times com caneta, eu escreveria no meu calendário de papel com lápis. O nosso calendário e as nossas listas de afazeres proporcionam-nos flexibilidade. Ninguém consegue fazer tudo na sua lista de afazeres. Se você listar algo mas não for feito, encontre outra hora no seu calendário para fazê-lo.

Como configurar sistemas pode melhorar a sua produtividade

Uma grande lição que aprendi como um nerd de produtividade veio de livros, como Procrastinate on Purpose, E-Myth, e The ONE Thing. Eu aprendi o valor e o poder da sistematização. Se demoro cinco minutos a responder a um e-mail e respondo a 10 e-mails por dia, todos os dias, é melhor passar duas horas seguidas numa resposta de e-mail se eu conseguir sistematizá-la. A minha ferramenta favorita para coisas como esta é o TextExpander. Ele permite que você crie seu próprio código de atalho, e quando você digita esse código, ele se expandirá para uma sequência maior de texto. Você pode criar modelos com preenchimento de espaços em branco, menus suspensos e similares. Há um pouco de curva de aprendizado, mas de acordo com as estatísticas do meu usuário, eu salvei 40 horas de trabalho.

Best Email-Taming Apps

Sua caixa de entrada de e-mail é uma lista de prioridades de outras pessoas. Dizer que eu não gosto de e-mails é um eufemismo. Nós recebemos muito dele. Por mais que eu não goste do telefone, de um ponto de vista de eficiência de tempo, muitos dos e-mails que enviamos ou respondemos seriam mais rápidos de manusear no telefone.

Definir um tempo para verificar, processar e responder ao seu e-mail. Não faça isso logo pela manhã. Para o bem do seu cérebro, desligue as suas notificações de e-mail. Se o seu chefe exigir que você as mantenha ligadas, pode valer a pena ter uma conversa sobre isso.

Você não quer perder nenhum e-mail importante, então configure filtros de e-mail. Os filtros de e-mail ajudam a identificar e-mails prioritários, assim como boletins informativos, spam e e-mails menos importantes. Não vou explicar como fazer isso aqui, mas há um pequeno site chamado YouTube que pode te mostrar como. Procure por filtros de e-mail e seu provedor de e-mail (Gmail/Yahoo/Outlook), e você encontrará vídeos sobre como fazer isso. Um cara chamado Steve Dotto tem uma tonelada de grandes vídeos técnicos.

Uma outra ferramenta para lidar com e-mails é chamada unroll.me. O aplicativo irá rolar todas as suas newsletters de e-mail de assinatura em um resumo diário ou semanal. Ele também permite que você anule a assinatura de qualquer e-mail que você não queira mais.

A última ferramenta para e-mail é para o Gmail. Chama-se Caixa de Entrada. Você pode sonegar um e-mail e fazê-lo reaparecer na parte superior da sua caixa de entrada por hora ou por local. Se eu vir que recebi um e-mail importante ao qual preciso responder quando chegar ao meu escritório, eu o farei snooze com base na localização. Outros aplicativos também fazem isso, então se você não for um usuário do Gmail, faça login na sua loja de aplicativos e veja se o seu provedor de e-mail tem esse recurso. É uma verdadeira ajuda para os malabaristas.

Que aplicativos compartilham, armazenam e salvam e-mails?

O dropbox facilita o armazenamento, compartilhamento e salvamento de arquivos, e eles implementaram um novo recurso chamado Smart Sync. Todos os seus arquivos aparecem como se estivessem no seu computador, mas na verdade eles estão vivendo na nuvem. Isso é útil quando você tem mais de dois terabytes de arquivos e trabalha em vários computadores.

Eu conheço pessoas que usam cinco diferentes programas gratuitos na nuvem, porque elas não querem pagar pelo armazenamento de arquivos. Se você pode fazer isso, mais poder para você. Mas eu ainda não conheço alguém com ADHD que possa acompanhar o que vai onde.

Can Apps Improve My Writing?

O meu filho tem seis anos de idade. Ele é altamente dotado e é um soletrador incrível. Ele não recebe isso de mim. Gramática é um plug-in para a Web que ajuda com ortografia e gramática quando você está digitando online. Se você muitas vezes confundir “então” com “do que”, Grammarly lhe dirá. Se você precisar de uma vírgula, ou usar uma desnecessariamente, a Gramática também verá isso.

Aplicações que Ajudam Você a Ficar na Tarefa

Eu não estava planejando escrever sobre fones de ouvido, mas como eu pensei em qual tecnologia eu dependo, eu decidi incluí-la. Antes de comprar os meus auscultadores Bose QuietComfort 35 com cancelamento de ruído, tinha andado a comprar auscultadores durante um ano inteiro. Eu via estes fones de ouvido com preço de 400 dólares como um luxo, mesmo usando-os a maior parte do dia. Eu os uso para podcasting e para meus grupos de treinamento online. Eu não sabia o quanto esses fones de ouvido eliminariam as distrações auditivas. Conhece o ditado: “Outrora um luxo, agora uma necessidade”? Os meus auscultadores Bose tornaram-se isso. Se eles estivessem perdidos ou partidos, eu não pensaria duas vezes em substituí-los.

Que aplicações podem refrescar o cérebro ADHD?

Deitar-me no meu tempo pretendido tem sido uma luta para toda a vida. O problema de ir para a cama muito tarde vem quando o alarme dispara. Se estivermos numa fase profunda do sono quando o alarme dispara, ficaremos grogues durante as primeiras horas do dia. Passamos o dia numa névoa cerebral, e quando queremos acalmar à noite, o nosso cérebro acorda, e o ciclo continua.

Chamo-lhe o “Ciclo do Sono ADHD-Produtividade”: Ficamos acordados até tarde para terminar o trabalho, por isso estamos cansados e temos dificuldade em concentrar-nos no dia seguinte, por isso ficamos acordados até tarde para terminar o trabalho.

O aplicativo do Ciclo do Sono dá-nos uma forma de interromper este padrão. O aplicativo determina a qualidade do nosso sono, usando o acelerômetro dentro do seu smartphone. A função de alarme inteligente irá acordá-lo com base na sua fase de sono. Se você tiver que acordar até as 7 da manhã, o Sleep Cycle o acordará dentro de uma janela de 20-30 minutos com base na sua fase mais leve do sono. Utilizo este aplicativo há três anos e adoro.

Como posso chegar a horas às reuniões?

Next Meeting for Mac OS é um pequeno widget que vive no canto superior direito do seu ecrã, perto do relógio e da barra WiFi. Ele permite que você saiba quanto tempo você tem até a sua próxima reunião. Ele sincroniza com o Google Calendar e o iCal. Se a sua reunião começar em dois minutos, ele lhe dirá que a sua reunião é agora, o que é muito útil. Você pode desligar suas notificações no seu computador e não perder sua próxima reunião.

Eu amo a tecnologia, sendo produtivo e aprendendo coisas novas. Como uma pessoa motivada, curiosa, com espírito de crescimento, que tem TDAH e aprendeu a ver o fracasso como um feedback, posso dizer isto: O caminho para uma grande vida não é fácil. Não há nenhuma aplicação que possa religar os nossos cérebros de TDAH. Mas se ficarmos curiosos, tivermos compaixão por nós mesmos e nos concentrarmos no crescimento incremental, podemos viver vidas incríveis. Pode ser difícil, mas está tudo bem. Podemos fazer coisas difíceis.

Add-Ons that Improve Google Chrome

Se você usa o Google Chrome, há uma loja de aplicativos que tem muitos widgets, aplicativos e extensões úteis para ele. Aqui está o que os ouvintes do meu podcast (ADHD reWired) dizem que usam:

Password Managers

• 1Password
• LastPass

Escrita/Gramática/Comunicação

• Calendário de Boomerang e Boomerang. Dois plug-ins do Gmail que rastreiam e-mails e agendam reuniões dentro do seu e-mail.
• Gramática (ver acima).
• Snap&Ler Universal. Leitor de texto que simplifica o vocabulário, traduz texto, lê texto inacessível.

>

Distrações Redutoras/Aumento do Foco

• Momentum. Uma tela inicial que pergunta: “Qual é o seu principal objetivo para o dia?”. Se responder, ele irá lembrá-lo desse objectivo cada vez que abrir um novo separador.
• Bloqueador de feeds de notícias do Facebook
• AdBlock
• Origem do Bloqueio u. Quando a sua Internet é lenta, isto irá libertar a largura de banda que os anúncios ocupam.

Managing Too Many Open Tabs

Existem muitas extensões Chrome excelentes para esta edição comum do ADHD:

• OneTab. Livre-se de abas extras.
• Session Buddy. 100 abas do navegador? São história!
• The Great Suspender. Descarrega as abas do browser, para que não possam mastigar toneladas de memória. Um simples clique do rato recarrega a página.
• Toby. Uma extensão de gerenciamento de abas.

Leitura livre de distração

• CleanPrint. Permite-lhe imprimir uma versão apenas de texto de um artigo online. Sem fotos. Sem anúncios.

Pista de Leitura do Seu Trabalho

• BackStop. Desativa o botão BackStop de ativar o navegador para ir para uma página anterior. Se você perdeu trabalho ao preencher um formulário online porque o backspace o fez voltar, esta é uma grande extensão.
• Pomodoro Timer
• Pomodoro Assistant

Organizing Articles and Websites for Later

• Pocket. Guarda páginas Web.
• Evernote. Torna fácil capturar e guardar artigos de páginas Web.

Como tornar os seus To-Dos mais claros e mais fáceis de gerir

Consulte a sua lista de tarefas. Encontre as tarefas que você escreveu como substantivos, e adicione verbos a elas. Por exemplo, se você escreveu “médico” na sua lista, qual é a tarefa real que está implícita? Você precisa chamar o seu médico? Precisa de encontrar um médico? A minha tarefa diria: “Ligue para o Dr. Goldberg, no número 555-555-5555, para marcar um exame físico anual e perguntar se preciso de trabalho de laboratório. Depois da minha consulta estar marcada, marque os exames.” Eu sou assim tão específico. Experimente. Pode descobrir que a aplicação não tem sido o problema. É que quando você vê “médico” na sua lista, você não sabe qual deve ser o seu primeiro passo.

Guardar

Atualizado em 5 de Fevereiro de 2021