3 Razões Porque Troquei de Mac Mail para Spark by Readdle

Quantas contas de e-mail você tem?

Eu tenho pelo menos 10 endereços de e-mail que uso regularmente. Dois para o meu pessoal, um para o trabalho, três de clientes e um casal para outros empreendimentos.

Não sei sobre você, mas muitos endereços de e-mail são difíceis de gerenciar. Eu gostaria de dizer que estou no topo do meu jogo de e-mail, mas receber ~50 e-mails por dia ainda não é brincadeira. E isso é depois de todos os filtros/regras e desinscrições que já fiz.

Eu também estou no ecossistema Apple. Não sei porquê, mas sempre usei/preferi aplicações nativas como Mail e Calendar. Mas como aprendi, existem vários aplicativos que funcionam melhor.

Enter Spark Mail.

Foi um ano e meio desde que comecei a usar o Spark mail como meu cliente de e-mail. Eu apaguei o Mail e Calendário padrão do meu laptop e dispositivos iOS.

E com o iOS 14 vindo neste outono, que permite aos usuários do iOS definir aplicações de e-mail de terceiros como seu cliente de e-mail padrão, eu definitivamente vou gostar mais de usar o Spark.

Deixe-me dizer porque…

3 Razões pelas quais eu mudei do Mail para o Spark Mail

Eu mencionei anteriormente que eu fico em cima dos meus emails. Eu pratico dois princípios que qualquer guru da produtividade lhe diz: caixa de entrada zero e touch-it-once. Eu também aplico os princípios Getting Things Done (GTD).

Inbox zero significa que você ou apaga/arquiva os seus e-mails para que a sua caixa de entrada não tenha nada nela. O método touch-it-once significa que quando você abre um e-mail (toque), você tem que tomar medidas sobre ele. Isso significa trabalhar nela se for uma tarefa para você, delegá-la a outras pessoas e criar uma ação de acompanhamento, apagá-la/arquivá-la ou adiá-la no futuro.

Apesar de amar a Apple, seus aplicativos nativos não têm as funcionalidades necessárias que os usuários precisam.

Foi por isso que mudei para Spark Mail.

Razão 1: Sincronização

Como mencionei, tenho pelo menos 10 contas de e-mail. Eu trabalho praticamente em qualquer lugar, desde que haja uma conexão de internet. Quer eu esteja em casa, num café ou a viajar, preciso de poder aceder a todas as minhas coisas. E isso inclui e-mail.

Uma coisa que eu notei é que quando eu configurei meu iPad, depois de digitar meu ID da Apple, eu ainda tenho que configurar manualmente todas as minhas contas de e-mail. Se a minha memória não me falha, há alguns anos atrás, quando você configurava um novo dispositivo Apple e digitava sua ID da Apple, tudo se sincroniza, inclusive as contas de e-mail. Mas isso parece não funcionar mais.

Quando eu configurei o Spark, eu originalmente criei uma conta no meu Mac. Depois recebi uma tela dizendo que posso usar meu endereço de e-mail para sincronizar todas as minhas contas nos meus aparelhos.

Então, quando instalei o aplicativo no meu iPhone e iPad, tudo o que tenho que fazer é fazer o login da minha primeira conta de e-mail, depois tudo funciona.

Por exemplo, adicionei no meu segundo e terceiro e-mail no meu iPad. Depois de alguns segundos, ele apareceu no meu Mac.

Uma coisa que eu não gostei durante o processo de configuração da conta no iPhone foi sempre que eu troquei de aplicativo, as opções de login foram redefinidas para o início. É uma chatice, pois eu uso autenticação multi-factor (MFA) em todas as minhas contas. Assim, uma vez que introduzi a minha palavra-passe, é-me pedido um código de acesso. Uma vez que eu troco de aplicativos, memorizo o código e volto para Spark, tenho que passar pelo processo de login desde o início. Por isso tive que adicionar todas as minhas outras contas no meu laptop, pois preciso acessar o aplicativo Authenticator no meu telefone.

Que, além disso, quando abri meu iPad mais tarde naquela noite, depois de alguns segundos, todas as minhas outras contas estavam lá. Como no magic.

Porquê 2: Customizações

Há uma tonelada de coisas legais no Spark Mail, mas não vou rever cada uma delas. Só vou falar sobre as coisas que realmente amo.

1. Passar os gestos

Fico em cima dos meus emails tomando decisões rapidamente. Dependendo do que eles são, quem o enviou, a hora do dia/semana, e muito mais, eu decido o que fazer a seguir.

As opções normalmente são abrir/ler, apagar/arquivar, resolver mais tarde (adiar), ou criar uma tarefa para eu trabalhar nela.

E é aí que entram os gestos de deslize.

Dependente de como você lida com o seu e-mail, estes são personalizáveis. No meu caso, é quase sempre uma destas opções:

1. Move (para uma pasta, ou tags dentro do Gmail)
2. Snooze – esta é a opção de adiar. Eu adormeço o email até, digamos amanhã às 9 da manhã, então o email é ‘removido’ da minha caixa de entrada e não aparecerá novamente até amanhã às 9 da manhã.
3. Para Omnifocus – esta é a minha aplicação de gestão de tarefas. Você pode adicionar outras integrações de terceiros aqui (que eu falarei abaixo).
4. Delete

Outros aplicativos permitem que você deslize para a esquerda/direita e faça apenas uma coisa. Spark lhe dá quatro opções, variando o comprimento do seu swipe. Veja estas duas imagens.

Mudei a forma como uso estas opções de swipe ao longo do tempo, mas ainda as uso regularmente. Assim que vejo a linha de assunto, sei imediatamente o que fazer. Isso poupa-me muito tempo. Em vez de entrar, tocando vários botões apenas para chegar ao arquivo ou compartilhar com outros aplicativos, eu posso fazer isso na minha caixa de entrada.

2. Lembretes

Se você é fã do GTD do David Allen, há uma parte lá onde você cria uma tarefa para acompanhar com alguém a quem você designou/delegou a tarefa. E se você é um gerente, isto é algo que você deveria estar fazendo também (e não deixar ao acaso que seu relatório direto irá atualizá-lo).

Outro caso de uso para isto é que você quer ter certeza de que vai acompanhar com seu chefe ou seu cliente se depois de um X tempo ele/ela não respondeu.

É aí que entram os lembretes.

Vamos dizer que é terça-feira. Você envia um e-mail hoje para um cliente pedindo uma reunião na sexta-feira. Você pode adicionar um lembrete ao seu e-mail para que você seja lembrado sobre este e-mail se você não tiver recebido uma resposta até amanhã 9 da manhã (quarta-feira).

Se você recebeu uma confirmação (ou qualquer resposta) do seu cliente a qualquer momento antes do lembrete declarado, você não receberá uma notificação.

Isso é ótimo, pois elimina mais uma etapa no seu fluxo de trabalho. Isso libera sua mente para que você possa se concentrar em coisas mais importantes. Você envia um e-mail e é lembrado automaticamente sobre isso na sua agenda declarada. Você também não tem que se lembrar sobre a reunião. Ajuda a poupar alguma energia mental que você pode gastar em outras tarefas.

A grande parte disto é que você também pode personalizar as opções que aparecem aqui. Quer você queira que amanhã sejam 8 da manhã, ou mais tarde hoje para ser sempre +6 horas a partir de agora, etc.

Você pode fazer isso em configurações > Agendamento. Depois escolha qual deles você gostaria de editar. Isto aplica-se a Snoozes, Lembretes, e ao meu recurso favorito, Enviar Mais Tarde.

3. Snooze

A opção Snooze permite que você remova um e-mail da sua caixa de entrada (alcançando assim a caixa de entrada zero) mesmo que você ainda não tenha decidido o que fazer com esse e-mail em particular.

Você pode continuar a snoozear um e-mail para escondê-lo hoje e aparecer na próxima semana. Então a semana chega e você soneca novamente por mais uma semana. Apenas esteja atento quando usar esta opção. Você não vai conseguir fazer nada ao bisbilhotá-los continuamente.

Rembrar o método touch-it-once que mencionei anteriormente? Se você combinar isso com o conceito de caixa de entrada zero, você será mais produtivo.

Porquê?

Porque se você realmente se ater a ele, você estará muito atento a quando verificar o seu e-mail. Você não vai mais viver na sua caixa de entrada. Você realmente terá tempo para fazer as coisas.

Por exemplo, você vê dois e-mails. Uma newsletter de um blogue que você segue e um e-mail de um colega. São 16:45 pm.

Aplicando os dois princípios, você adormece a newsletter para amanhã de manhã porque você não vai poder lê-la a tempo porque você quer chegar em casa a tempo. Você abre, lê e toma medidas no e-mail do seu colega.

Or no meu caso, eu recebi um cupom para alguma comida grátis (yay!). A única maneira de aproveitar é mostrar o e-mail ao fazer o pedido. Neste momento estou a viajar para outro país. Por isso, eu sondei até alguns dias depois de voltar. Para quando eu posso realmente usá-lo.

Está fora da minha caixa de entrada. Eu não tenho que me preocupar com isso novamente. Quando ela aparecer na minha caixa de entrada novamente, eu posso decidir o que fazer com ela então. Devo ir àquele restaurante e reclamá-la? Ou voltar a soneca para o fim-de-semana?

4. Enviar mais tarde

Esta é uma das minhas funcionalidades favoritas na Spark.

Eu tenho clientes em fusos horários diferentes. Isso faz com que às vezes seja difícil comunicar. Mas isso não significa que não há chance de encontrar uma solução.

O recurso enviar mais tarde é ótimo porque se eu tiver um email muito importante, digamos um relatório, ou se eu precisar que uma decisão seja tomada, eu agendei para ser enviado na manhã do fuso horário do meu cliente. Porquê?

Porque mesmo que lemos e-mails o tempo todo, é uma forma de mostrar respeito ao meu cliente. Se eles são como eu, eles também estão recebendo toneladas de e-mails todos os dias de clientes, outros vendedores, sua equipe. Se eu sei que é noite para eles, eu fico longe de enviar e-mails que não quero tirar do seu tempo para descansar ou da sua família.

Outra razão é que a maioria das pessoas tomam medidas durante o dia. Então, mesmo que leiam o e-mail, podem dormir sobre ele e não fazer nada.

Pergunte-se, você já leu um e-mail e depois diz a si mesmo que vai responder amanhã? Muito provavelmente sim.

Então o que acontece no dia seguinte?

Há uma reunião de emergência. Ou um problema com o envio. Ou outro incêndio que precisa ser apagado.

Dúzias de e-mails entraram e enterraram aquele e-mail que você pretendia responder.

Então, o melhor curso de ação? Agende o horário de envio para chegar em sua caixa de entrada pela manhã.

E como mencionei anteriormente, você pode personalizar o horário aqui de acordo com sua preferência.

Razão 3: Integrações

Eu me considero um usuário poderoso. É por isso que uso aplicativos e recursos avançados para me ajudar a ser mais produtivo. É aí que o Spark tem uma vantagem sobre outros aplicativos de e-mail. Ele tem integrações com softwares de terceiros que você provavelmente já está usando.

No meu caso, os aplicativos que uso diariamente são OmniFocus, Asana e Pocket.

Se você notou antes, uma das minhas opções de passagem vai para OmniFocus. É o meu software de gestão de tarefas de eleição. Quando é uma tarefa para mim que não precisa ser feita agora, eu a adiciono lá.

Mas se for relacionada ao cliente, eu a adiciono ao Asana, já que é isso que o cliente também está usando.

Vamos dizer que este é um e-mail de um cliente e há coisas para eu fazer. Depois de ler o e-mail, posso adicioná-lo ao Asana, escolher um espaço de trabalho, um projeto e um cessionário. Isto aparece na minha conta Asana. Se eu o atribuí a mim mesmo, ele estará lá na minha caixa de entrada, esperando que eu tome providências.

Or se for algo que eu queira ler mais tarde, eu simplesmente escolho adicioná-lo ao Pocket.

Nota especial sobre o Spark Email Privacy Concern

Se você é como a maioria das pessoas, você provavelmente está fazendo alguma pesquisa sobre o uso do Spark Mail. Um dos assuntos mais controversos que eu encontrei enquanto pesquisando sobre a Spark é a sua política de privacidade.

Eu li este post enquanto estava fazendo minha pesquisa.

Mas, como com qualquer coisa, você não tem que acreditar em tudo que você encontra na internet.

Então, eu fiz mais pesquisa e encontrei outro tópico que explicou e elaborou sobre a política de privacidade da Spark.

Tl;dr: não vale o seu tempo.

Pode ou não haver um problema com a privacidade ou com as informações coletadas. Mas isso está na Spark e não é diferente de qualquer outro cliente de e-mail (como o Outlook) ou aplicativos aos quais você concede acesso às suas contas. Então, como eu disse, você não precisa se preocupar com a política de privacidade da Spark porque não há nada de obscuro nisso.

Políticas de Privacidade da Spark e do Outlook Comparado

Como este ainda é um tópico muito popular, eu decidi me aprofundar.

O principal problema que a maioria das pessoas tem com a Spark Mail é que elas armazenam suas senhas em seus servidores. Basta ver a seção de comentários neste post.

Yes, eles fazem isso. Aqui está um trecho da política de privacidade da Spark. Para destacar, eles usam estas credenciais para acessar seu e-mail e para sincronização entre vários dispositivos.

Clear? Ótimo. Agora, vamos ver a Política de Privacidade da Microsoft.

Pretty much the same thing.

A única diferença é que a Spark coloca o seu caminho na página e em inglês simples e fácil de ler.

Conclusion

Então, se você continuar usando o Mac Mail padrão ou mudar para Spark Mail por Readdle?

Spark pode ou não ser para você. Depende de como você usa o e-mail e seu próprio fluxo de trabalho. Se você está usando aplicativos como Dropbox e Google Drive, ou Asana e OmniFocus, regularmente e você acaba tendo que baixar e enviar os arquivos para esses serviços, então vale a pena considerar o Spark. Mas se você realmente está apenas enviando e recebendo e-mails, então o aplicativo Mail em estoque pode ser suficiente para suas necessidades.

Existem muitos recursos legais que eu não discuti aqui já que a maioria deles já são ‘esperados’ como um aplicativo rápido e uma interface de usuário simples. E há coisas que eu ainda não usei como delegar um e-mail à sua equipe e modelos (!!!).

Feel free para baixar o aplicativo e explorá-lo você mesmo. É gratuito. E este não é um post pago 😉

E como diz a tag line deles, adoro seu email novamente.