11 Dicas para uma Pós-Morte de Sucesso

Atualização: Escrevi este artigo em 2015, mas pensei com o novo ano mesmo atrás de mim que devia actualizá-lo com toda a aprendizagem que recebi sobre o tema dos pós-mortems. Percebi, em retrospectiva, que deixei uma dica chave de fora que me certifico de incluir em todos os meus pós-mortems. Então, o que é melhor do que 10 dicas para um post-mortem bem sucedido? Apresento as 11 Dicas para uma Pós-Morte de Sucesso, muito novas e melhoradas. (Spoiler: #5 é novo.)

Eu adoro reuniões. Na verdade, deixe-me esclarecer. Eu gosto de reuniões criativas, focadas na estratégia como uma tempestade de ideias ou o seu primo emocional, o Post-Mortem.

O que é um Post-Mortem? Para alguns, é um exame de um cadáver para determinar a causa correta da morte. Para outros indivíduos mais bem ajustados (sem ofensa, Dana Scully), é uma discussão (geralmente no final do projeto) para identificar e analisar elementos de um projeto que foram bem ou mal sucedidos. Ela responde à pergunta, “Como nos saímos?”

Muitas pessoas acham o nome “post-mortem” muito macabro. Eles preferem chamá-lo de “retrospectivo”, o que eu acho chato e sem imaginação. Mesmo que um projeto tenha sido um prazer ridiculamente bem sucedido do começo ao fim, o post-mortem marca o fim de um trabalho (ou fase) e sua equipe provavelmente está feliz por tê-lo por trás deles. Se eu tivesse o meu caminho, chamava-lhe a “Super Extravagância Pós-Mortem!”. Agora não me diga que você não prefere ir a isso do que a “Retrospectiva”

Não apenas para projetos únicos

Muitas pessoas assumem que os pós-mortem são apenas para projetos únicos. Embora eles sejam extremamente importantes para projetos com uma data de início e fim claramente definida – pense em aplicativos, web sites, infográficos, etc. – eles são igualmente úteis para os esforços de marketing em curso. Os pós-mortems podem manter o quadro geral em perspectiva com revisões mensais, trimestrais ou anuais. Obviamente, ter um a cada mês é demorado, mas algumas horas a cada trimestre é tempo bem gasto.

Não apenas para agências

Os pós-mortems não são apenas para agências que tentam reter clientes ou ganhar novos negócios. Eles são tão úteis do lado da marca. Os directores de marketing podem igualmente beneficiar-se com a realização de pós-mortems após a conclusão de qualquer campanha ou projecto. Para notar, num mundo perfeito, o post-mortem pode envolver a equipa do cliente e a equipa da agência em conjunto. Lembre-se, é “Como nos saímos?”

Então, agora que você está convencido das maravilhas da post-mortem e provavelmente já agendou uma, aqui estão minhas 10 dicas para tirar o máximo proveito da sua post-mortem:

(Nota: Para o propósito destas dicas, vou me referir a elas no contexto de uma única campanha com um objetivo de conclusão e não de um projeto em andamento.)

Deixe uma post-mortem para cada projeto, não importa o quão pequeno ou grande, não importa o resultado.

Se um projeto for pequeno, sempre há coisas que aparecem que o ajudarão a aprender para projetos maiores. Por exemplo, digamos que o projeto foi atrasado por causa de problemas de comunicação. Isto pode levar a um atraso de alguns dias para um projeto pequeno. Mas em um projeto grande, isso poderia atrasá-lo em meses e, mais importante, aumentar o custo em duas vezes. Sempre uma conversa divertida com o CFO.

Importante, os post-mortems devem ser realizados não importa o quão bem um projeto tenha corrido. Alguns tendem a pensar que um post-mortem é tudo sobre o que correu mal. Mais uma vez, prefiro pensar nisso como “como fizemos e porquê?”. Eu nunca trabalhei num projecto que correu na perfeição. Da mesma forma, nunca trabalhei num projecto que fosse um desastre completo. Há sempre algo de valor a aprender.

“No minuto em que não estás a aprender, acredito que estás morto”.
Jack Nicholson

Escalonar o post-mortem logo após a conclusão do projecto.

Se fores como eu, os detalhes do projecto evaporam-se da memória quando o grande empurrão está terminado. Se um projecto correr bem, perdemos de vista os problemas à luz de um trabalho bem feito. Se um projeto corre mal, perdemos de vista os sucessos ao tentarmos descobrir o que correu mal. Tenha seu post-mortem enquanto os detalhes ainda estão frescos. Pontos bônus para agendá-los com antecedência.

“A tinta mais pálida é melhor que a melhor memória”.
Proverbo Chinês

Configurar uma mentalidade construtiva.

Esta é de longe a dica mais importante desta lista. Uma post-mortem não se trata de destacar falhas com o propósito de atribuir a culpa. Não se trata de rever o desempenho dos funcionários. Trata-se de rever o trabalho e o resultado para fins de equipe e melhoria pessoal. É preciso ser construtivo.

Por isso, é importante que sua equipe esteja na mentalidade correta: positiva e focada na aprendizagem, não defensiva ou hipócrita. A melhor maneira de fazer isso é começar a conversa com algo positivo. Geralmente, quanto mais poderosos ou orgulhosos se sentem, mais eficazmente podem processar críticas construtivas.

Como um dos membros da minha equipa gosta sempre de dizer quando as coisas correm mal, “Bem, ninguém foi morto, por isso…”. Lembrem a todos que, por mais embaraçosa que seja uma gafe, vocês podem aprender com ela. Obviamente, isto não funciona se alguém morreu, mas nenhum projecto do Portent matou ninguém até agora… por isso, já me disseram.

“Eu sou o tipo de pessoa que gosta de criar o ambiente e a mentalidade – não porque eu o faça deliberadamente, mas porque é assim que eu gosto de viver – onde, do catering à maquilhagem, do cabelo ao guarda-roupa, electricistas, iluminação do departamento de câmaras, som, sabe, é o nosso filme; estamos juntos, e temos aquela camaradagem e aquela proximidade.”
Steve McQueen

Criar uma agenda.

Even uma reunião relaxada precisa de uma agenda. A última coisa que queremos é uma confusão completamente desorganizada que o deixe uma hora mais tarde sem nenhuma idéia do que você realmente aprendeu. Ter uma agenda vai realmente ajudar com todas as dicas que eu falei até agora.

Aqui está um exemplo de agenda para uma pós-morte eficaz:

1. Definir Tom / Explicar Formato (5 Min) – Este é possivelmente o mais crítico, o mais crucial dos 5 minutos da reunião. É onde você lembra ao grupo que esta post-mortem é tudo sobre análise construtiva. É a sua oportunidade de guiar a mentalidade do grupo e esperançosamente fazê-los relaxar e se sentirem seguros o suficiente para uma sessão verdadeiramente produtiva.
2. Recapitulando o Projeto (2 Min) – É isso mesmo. Você vai dar uma sinopse do que era o projeto e quais eram as expectativas iniciais. Isto permitirá que você se concentre nos objetivos mensuráveis para que você possa avaliar objetivamente se o projeto foi um sucesso.
3. Recapitulando o Resultado (3 Min) – Embora possa haver uma diferença de opinião sobre como todos pensaram que o processo foi, geralmente há uma idéia bastante direta sobre se o objetivo foi alcançado. O cliente ficou satisfeito? (Este pode ser um cliente no sentido literal, ou pode ser a CMO da sua própria empresa). O custo excedeu o orçamento? O produto foi entregue dentro do prazo?
4. Perguntas dos membros da equipe (40 Min) – Esta é a carne do post-mortem. Onde toda esta configuração irá pagar dividendos. É onde a conversa realmente começa e os membros da sua equipe têm a oportunidade de falar mais alto. Ajuda a dar o pontapé inicial fazendo uma pergunta a uma pessoa e permitindo que as pessoas se rivalizem umas com as outras. O importante é que todos tenham a oportunidade de contribuir. Aqui estão as perguntas que eu gosto de fazer:
   1. Você está orgulhoso dos nossos resultados finais? Se sim, o que os tornou grandes? Se não, o que estava errado ou faltando?
   2. Encontramos os resultados que queríamos e causamos impacto?
   3. Qual dos nossos métodos ou processos funcionou particularmente bem?
   4. Qual dos nossos métodos ou processos foi difícil ou frustrante de usar?
   5. Como você faria as coisas de forma diferente da próxima vez para evitar essa frustração?
   6. O que mais poderíamos fazer melhor da próxima vez?
   7. Qual foi a parte mais gratificante ou profissionalmente satisfatória do projeto?
5. Wrap-Up (10 Min) – É aqui que você agradece a participação de todos e os deixa saber que as notas estarão chegando em breve.

Admittedly, pode ser realmente desafiador manter esta agenda na mosca, mas a última coisa que você quer fazer é parar a conversa de fluir organicamente. Na maioria das vezes, a conversa salta naturalmente de uma pergunta para a outra. A parte importante é que você se certifique que cada uma das respostas é uma conversa e que todos sejam capazes de se dirigir a elas.

“Ao não se preparar, você está se preparando para falhar”
Benjamin Franklin

Envie um questionário a todos os participantes antes da reunião.

Uma agenda é extremamente importante, mas será difícil cumprir o seu horário se os participantes não estiverem preparados tendo pensado em todas as questões que pretende abordar. Se eles ainda não pensaram nas perguntas, eu garanto que se você perguntar a eles quais métodos ou processos funcionaram bem, você receberá pelo menos 10-20 segundos de olhares em branco.

Isso é produtivo por duas razões. Primeiro, é mais provável que você obtenha respostas melhores. É difícil encontrar algo no local que tenha substância. Segundo, quando alguém finalmente sentir que tem uma boa resposta, ninguém mais os ouvirá porque eles mesmos estão ocupados tentando pensar numa boa resposta.

Então, juntamente com uma agenda simples, certifique-se de enviar a todos os participantes uma lista de perguntas sobre as quais eles devem pensar antes da reunião. É melhor se você lhes der tempo suficiente para fazer isso, então não é um traço de última hora logo antes da post-mortem.

“Devemos abrir as portas da oportunidade. Mas também temos de equipar o nosso pessoal para passar por aquelas portas”.
Lyndon B. Johnson

Identificar o moderador.

Ainda a uma agenda, tem de haver uma pessoa responsável por moderar a reunião. Esta é geralmente a mesma pessoa que definiu a agenda e agendou a post-mortem. Ter um moderador não só cria um “bumper rails” para a conversa, mas permite a todos os outros membros da equipa a liberdade de falar a sua mente sem se preocuparem excessivamente com a estrutura ou processo.

Um bom moderador dará a margem de manobra certa para a conversa lidar com uma tangente antes de a reiniciar em.

O moderador também deve ser o único a tomar notas. Eu recomendo o uso de um quadro branco. Isso permite que os membros da equipa se mantenham envolvidos, em vez de rabiscar notas freneticamente.

“Pode repetir a parte das coisas em que disse tudo sobre as coisas?”
Homer Simpson

Contratra-se.

Como mencionei anteriormente, adoro reuniões de estratégia criativa. Elas tendem a ser mais descontraídas e, portanto, mais divertidas. Temidos, pós-mortems de alta tensão matam a criatividade e selam a sua equipa nas suas conchas pessoais. Esse tipo de reunião é tão produtiva quanto uma soneca em equipe.

Você está descobrindo coisas desconfortáveis boa parte do tempo. Deliberadamente promove um ambiente descontraído. Se for de manhã cedo, traga café e donuts. Se for mais tarde, traga cerveja e bem… donuts. Traga sempre donuts.

“Um estado de espírito alegre, reforçado pelo relaxamento… é o remédio que põe todos os fantasmas do medo em fuga.”
George Matthew Adams

Encorajar a participação.

O objectivo de um post-mortem é um mergulho profundo no projecto e aprender como uma equipa. Ao emergir as perspectivas de todos no grupo – muitos dos quais muitas vezes estão mais no joio – eles nos deixam descobrir questões a um nível micro que se somam a um sério impacto macro. Se apenas alguns membros da equipe estão falando, tenha certeza e pergunte aos outros que pensamentos eles têm. Às vezes é preciso apenas uma pequena quantidade de instigação antes que as pessoas se sintam confortáveis falando.

“No trabalho em equipe, o silêncio não é dourado, é mortal.”
Mark Sanborn

Deixe os laptops para trás.

Apenas como brainstorms criativos, eu prefiro que os pós-mortems sejam assuntos sem tela. As pessoas são encorajadas a trazer notas, mas os computadores muitas vezes fornecem mais distrações do que elas valem. Para aqueles já um pouco hesitantes em compartilhar seus pensamentos, não há nada pior do que se abrir apenas para descobrir que as pessoas não estão prestando atenção. Um post-mortem deve criar diálogo e fazer ricochetear pensamentos e idéias para frente e para trás. Não há espaço para um computador neste processo – mesmo para tomar notas. (Explicarei porque mais tarde.)

“O guerreiro bem sucedido é o homem médio, com foco em laser”
Bruce Lee

Desenvolver tomadas acionáveis.

Even o post-mortem mais produtivo não é bom, a menos que haja tomadas claras e acionáveis. “Fazer melhor” é um takeaway nobre de fato, mas como você age sobre isso da próxima vez? Você precisa de uma dose específica que a equipe possa lembrar no calor do próximo projeto.

No nosso exemplo anterior, se a comunicação era o problema, talvez o take-away acionável seja para definir tomadas mais regulares, pessoalmente.

Actionable takeaways estabelecem expectativas claras. A equipe pode responsabilizar uns aos outros pela implementação no próximo projeto.

“A capacidade de uma organização aprender, e traduzir esse aprendizado em ação rapidamente, é a vantagem competitiva final”.
Jack Welch

Partilhar takeaways post-mortem.

Nada inovadora aqui. A última dica importante é partilhar as takaways post mortem com qualquer pessoa que possa beneficiar das suas pérolas de sabedoria recém-descobertas. Isto inclui definitivamente os seus participantes post-mortem. Mas gaste o tempo para identificar outros na sua empresa que lidam com os mesmos desafios.

“Partilhe os seus conhecimentos. É uma forma de alcançar a imortalidade”
Sua Santidade o Dalai Lama

Apesar de algumas destas dicas serem um pouco mais rígidas que outras, o mais importante a lembrar é manter a natureza da luz post-mortem, mas ainda assim produtiva e impactante. Se você for bem sucedido, você verá sua equipe tirar insights imensamente valiosos que tornarão o próximo projeto ainda melhor.

Or se tudo isso for demais, basta ter certeza e chamá-lo de Super Extravaganza Pós-Mortem. E traga donuts.