El archivo de recordatorios es un sistema de recordatorios destinado a actuar como complemento de su sistema habitual de calendario y programación. Aunque hay varios tipos de archivos de recordatorios, el más conocido (gracias en gran medida a Getting Things Done de David Allen y a 43 Folders de Merlin Mann) es el sistema de 43 carpetas, con 31 carpetas numeradas de «días» y 12 etiquetadas con los meses del año.
La idea es bastante simple: cualquier cosa que necesite recordar en una fecha futura va a su archivo de recordatorios. Todas las mañanas, se extrae la carpeta de ese día y se coloca su contenido en la bandeja de entrada, y lo que haya colocado allí días, semanas o meses antes estará a mano cuando lo necesite.
La configuración de 43 carpetas hace posible -fácil, incluso- establecer recordatorios hasta con un año de antelación. Cada carpeta numerada representa un día del mes. Detrás de ellas, se disponen todas las carpetas etiquetadas con los meses, con la carpeta del mes siguiente delante. Así, como hoy es 5 de septiembre, vería la carpeta 5 al frente, seguida de la 6-31, y luego la de octubre hasta la del próximo septiembre. Cuando vacíe la carpeta de hoy, la colocaré al final de las carpetas numeradas, dejando la «6» preparada para sacarla mañana.
Al final del mes, la carpeta de octubre se abre y su contenido se coloca en los días numerados correspondientes, y la carpeta vaciada se coloca al final de los meses. Así se crea un ciclo continuo de carpetas, presentando cada mañana la carpeta con el contenido de ese día.
Lo que vaya a parar a las carpetas depende de ti, pero está claro que todo lo que tenga fecha es un buen candidato: recibos, facturas, material fechado para enviar, entradas para conciertos y espectáculos, documentos de viaje, etc. También puedes añadir otros elementos que sepas que vas a necesitar en un día concreto, como tu pasaporte el día que vayas a volar fuera del país, o tu chequera para el día de pago de facturas.
Los eventos recurrentes que quieras recordar -como regar las plantas cada tres días- puedes escribirlos en fichas. Se vacía la carpeta en la bandeja de entrada, se procesa la bandeja de entrada, se ve el recordatorio, se riegan las plantas y se coloca la tarjeta en la fecha que sea tres días más tarde.
Algunas personas utilizan el archivo tickler como «salida» de su bandeja de entrada. Es decir, si al final del día no han procesado su bandeja de entrada hasta vaciarla, todo va al tickler de mañana. No soy un gran partidario de esto, pero supongo que les da cierta satisfacción psicológica salir al final del día con la bandeja de entrada vacía.
La parte más difícil de usar un archivo tickler es realmente empezar a usarlo. Adquirir el hábito de colocar las cosas en el archivo tickler, y luego revisarlo todos los días para volver a sacarlo, puede llevar un tiempo. De hecho, es posible que tengas que hacer lo que yo hice cuando empecé a utilizar un archivo de recordatorios: establecer un recordatorio para tus recordatorios. Es decir, puse una tarea de «revisar el archivo tickler» en Outlook y la programé para que se repitiera cada mañana. Y lo cierto es que todas las mañanas me olvidaba hasta que aparecía la notificación para recordármelo.
Con el tiempo, sin embargo, utilizar el archivo de recordatorios se convierte en un hábito. A medida que añadas más y más cosas en él, será más probable que lo compruebes, y a medida que lo compruebes más, será más probable que pongas cosas en él. Los dos hábitos se refuerzan mutuamente, así que después de un tiempo se llega a una «masa crítica» y el olvido deja de ser un problema.
Para llegar a ese punto, es muy útil mantener el archivo de recordatorios en algún lugar a la vista (sin que estorbe). Las cajas de archivo de sobremesa son perfectas para ello: suelen tener menos de 30 cm de profundidad, no ocupan mucho espacio, están disponibles en una gran variedad de diseños atractivos (y, lo admito, no tan atractivos) y su parte superior abierta significa que no hay la más mínima barrera para sacar el archivo de hoy.
Usado de forma consistente, un archivo de recordatorios puede convertirse en una parte importante de tu «cerebro externo», haciendo aparecer cosas cuando las necesitas y manteniéndolas fuera del camino cuando no las necesitas. En el mundo actual de alta tecnología todo el tiempo, es incluso un poco tranquilizador: simple, decididamente de baja tecnología, y eficaz.
Consejo de bonificación: Este es un consejo que encontré aquí, y es tan bueno que tuve que incluirlo. La configuración estándar de 43 carpetas te da las fechas pero no los nombres de los días, lo que puede ser confuso. Utiliza clips para carpetas, etiquetados con los días de la semana y enganchados en la parte superior de las 7 carpetas delanteras, para identificar los días. A medida que retira cada carpeta y la traslada a la parte posterior, coloque su clip en la carpeta posterior a la última con un clip de carpeta. Brillante!