¿Qué es un archivo de empleados?
Los empleadores deben utilizar un archivo de empleados para capturar y mantener todos los documentos de RRHH, nóminas, beneficios y cumplimiento en una sola ubicación. Con la evolución de la tecnología de recursos humanos, los empleadores deben almacenar todos los documentos de personal esenciales para cada empleado dentro de su sistema de recursos humanos. No mantener y producir adecuadamente la documentación puede dar lugar a infracciones de cumplimiento o a posibles multas.
Los documentos protegidos por las leyes de privacidad, como los registros médicos/seguros y las comprobaciones de referencias/antecedentes, no deben incluirse en el archivo básico del empleado.
Aquí hay un resumen de los elementos que pueden incluirse en un expediente básico de empleado:
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Descripción del trabajo
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Solicitud de empleo y/o currículum vitae
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Oferta de empleo
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Formulario W- del IRS.4
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Recibo o reconocimiento firmado del manual del empleado
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Evaluaciones de desempeño
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Formularios relativos a los beneficios del empleado
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Formularios que proporcionan contactos de emergencia
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Quejas de clientes y/o compañeros de trabajo
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Premios o menciones por un rendimiento excelente
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Registros de asistencia o finalización de programas de formación
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Avisos y/u otras medidas disciplinarias
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Notas de asistencia o impuntualidad
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Cualquier contrato, acuerdo escrito, recibo o reconocimiento entre el empleado y el empleador
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Documentos relacionados con la salida del trabajador de la empresa
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