¿Qué es una hoja de horas?

Una hoja de horas es una herramienta física o virtual que permite registrar y llevar un control del tiempo trabajado. Esto significa que, como empleador, podrá ver exactamente cuántas horas ha trabajado cada empleado.

Las hojas de horas se conocían antiguamente como libros de horas. Se utilizaron por primera vez en el siglo XIX en forma de una hoja de papel que incluía tareas, días de trabajo y horas de trabajo escritas en ella. Los empleados las sellaban a través de máquinas de control de tiempo cada vez que llegaban o salían del trabajo. Eran esenciales para determinar el salario de un trabajador.

Cómo era un libro de tiempos, Metcalfe’s «Systems of cost accounting», 1885.

¿Cuál es el propósito de una hoja de tiempos?

En un entorno laboral, su uso principal es para la nómina, la gestión de recursos humanos y la contabilidad. Las hojas de tiempo funcionan como una base de datos que contiene todas las entradas de tiempo necesarias para que los empleadores paguen a los trabajadores de forma justa. También proporcionan la prueba de su trabajo si usted no tiene otra solución similar en su lugar.

También puede utilizar las hojas de tiempo en la gestión de proyectos. Saber cuánto tiempo dedica su equipo a las tareas puede ayudarle a detectar problemas de gestión del tiempo y a mejorar su forma de trabajar.

Aparejadas con otros métodos y herramientas, las hojas de horas aumentan la transparencia. Más personas verán cuánto tiempo has trabajado, cuántos descansos has hecho y cuándo te has tomado un día libre. En el caso de las hojas de horas virtuales, como las herramientas de gestión de proyectos o el software de seguimiento del tiempo, los gestores de proyectos pueden ver en qué han trabajado los demás y durante cuánto tiempo.

Al contar las horas exactas dedicadas a las tareas, también calcularás el coste del proyecto, el índice de compromiso de tus empleados y cuántos recursos necesitarás.

Las herramientas online pueden permitirte añadir tiempo según un proyecto o tarea específica:

Añadir tiempo de forma masiva en Paymo

Los empleados pueden incluso utilizarlas para mejorar su productividad. Podrán ver exactamente cuántas horas han dedicado a una tarea y visualizar cómo han invertido el tiempo diariamente.

La mayor transparencia y los datos objetivos pueden ayudarle a ganarse la confianza de sus empleados. Ya no cuestionarán si los demás trabajan tanto como ellos o si los directivos les pagan menos de lo que merecen.

Una de las ventajas más importantes de las hojas de horas y la razón de su uso generalizado es el hecho de que permiten que todos los trabajadores trabajen las mismas horas.

Para los horarios típicos de 8 horas, será obligatorio que todos los empleados sumen las horas diarias que coincidan con ese umbral. Lo ideal es que todos trabajen exactamente el mismo período de tiempo que los demás miembros del equipo.

Las empresas pueden beneficiarse porque los gerentes obtendrán una visión general de adónde va su dinero y cómo dividen los gastos. Como resultado, pueden reducir los costes o dejar de invertir dinero en áreas donde no tiene sentido económico y redirigir esos fondos para actividades más rentables.

Pasando a la importancia del tiempo para la nómina y la contabilidad. Si te pagan en función de las horas facturables, una hoja de horas será la primera prueba que podrás mostrar para justificar tus ingresos. Los autónomos y los trabajadores por hora pueden utilizar estas hojas de horas para comparar sus entradas de tiempo anteriores entre sí o para hacer estimaciones realistas para futuros proyectos.

Hojas de horas digitales frente a las de papel

En comparación con las hojas de horas de papel, con las herramientas online basadas en la nube es menos probable que se pierdan los datos.

¿Quieres cubrirte con todos los papeles? La mayoría de ellas almacenan tus datos de forma segura en servidores o en la nube durante muchos años e incluso pueden facilitar la búsqueda entre todo el desorden.

Aunque no lo creas, algunas empresas siguen utilizando hojas de horas en papel. Esto se debe a que las hojas de horas físicas tienen sus ventajas, como el ahorro de costes y la simplificación de todo el proceso.

Sin embargo, las desventajas son que los empleados tienden a perder estas hojas de tiempo y por lo tanto terminan sin evidencia de su trabajo para mostrar a sus supervisores. Además, es mucho más difícil buscar en las hojas de horas archivadas que en un software. Este último clasifica todos los documentos según sus preferencias, por lo que identificará lo que necesita más rápidamente.

Acoplar los partes de horas electrónicos con herramientas avanzadas de gestión de proyectos o de facturación puede facilitar el trabajo de los gestores. Éstas facilitan el archivo, la elaboración de informes y la facturación a través de herramientas y procesos automatizados.

Las hojas de horas en línea también le permiten ver las horas de su trabajador en tiempo real sin tener que esperar a que los documentos en papel pasen por el departamento de recursos humanos hasta que finalmente lleguen a usted. De este modo, reducirá gran parte del tiempo inútil que se pierde al pasar de un departamento a otro.

La ventaja más importante de las hojas de horas digitales es que suelen venir con una solución de seguimiento del tiempo. Esto permite a los empleados controlar las horas exactas que dedican a tareas o proyectos específicos, lo que facilita todo el proceso de seguimiento del tiempo.

Algunas herramientas transforman automáticamente las horas trabajadas en hojas de tiempo e informes. Esto le ayudará a ahorrar tiempo en tareas de organización y a dedicar más atención a lo que es importante para su proyecto a largo plazo.

De la misma manera, las mejores herramientas de seguimiento del tiempo añadirán inmediatamente los registros de tiempo seguidos con su cronómetro en su hoja de horas. En el caso de que tengas miedo de olvidarte de poner en marcha y parar el cronómetro, puedes añadir el tiempo manualmente o de forma masiva. Sin embargo, estas dos soluciones de control de tiempo no son tan precisas cuando se trata de estimar las horas trabajadas como lo es el seguimiento del tiempo en tiempo real utilizando un cronómetro.

La elección de una opción depende de lo dispuesto que esté a invertir en un sistema digital o si quiere seguir con el proceso clásico basado en papel. Tenga en cuenta las necesidades de su equipo y los sistemas de RRHH existentes. Para obtener resultados precisos, pruebe ambas opciones durante un mes para ver cuál se adapta a su organización.

Considere si quiere una simple hoja de horas que le ayude a calcular los salarios o una solución completa para registrar y controlar su tiempo. Antes de implementar cualquiera de ellas, piense si la utilizará internamente o para enviar hojas de tiempo a sus clientes.

Las características de su equipo también son importantes. Algunos de tus empleados podrían trabajar a distancia. Estar fuera de la oficina significa que no tienen un acceso tan fácil a tus documentos. Si no utiliza hojas de tiempo virtuales, tendrá que enviarlas por correo postal o idear una solución independiente para estos trabajadores.

Por otro lado, si su equipo es pequeño, puede que ni siquiera necesite una solución con muchas funciones. Una herramienta sencilla podría hacer el trabajo por ti. Sin embargo, a medida que su empresa crezca, tendrá que reconsiderar el uso de hojas de tiempo y otras herramientas. Éstas le ayudarán a trabajar de forma más eficiente y a hacer frente al aumento de la carga de trabajo.

¿Cómo funciona una hoja de horas?

Las empresas piden a los empleados que utilicen hojas de horas para controlar el tiempo que pasan dentro y fuera del trabajo. Los empresarios pueden aprobar las hojas de horas o pedir pruebas para ver si un trabajador ha empleado el tiempo añadido de forma productiva.

Todo el procedimiento es muy sencillo. Los empleados añaden su tiempo exacto de trabajo, descansos o días de vacaciones según cada día de la semana. A continuación, los datos se envían a los responsables de RRHH o se registran en el sistema en el caso de las herramientas informáticas. Por último, se añadirán al archivo o recibirán la aprobación de los responsables de los empleados antes de ser almacenados.

La mayoría de las empresas le dirán exactamente cuándo y cómo debe completar su hoja de horas. Para ello, crean políticas de hoja de horas. Estos documentos contienen la información que necesita, incluyendo la herramienta que se supone que debe utilizar, cómo se comprueba su tiempo y cuándo se supone que debe enviar las hojas de horas. Por ejemplo, su empresa puede querer que complete su hoja de horas al final de cada día o al final de una semana de trabajo completa.

Tener la obligación de añadir el tiempo de trabajo de forma regular aumenta la responsabilidad del trabajo. Los empleados serán los responsables de añadir y controlar su propio tiempo. Esto evita que la gente pierda el tiempo, ya que se les puede pedir que validen el trabajo que dicen haber terminado. De este modo, será menos probable que pierdan el tiempo en actividades no productivas.

Así es como podría ser la hoja de horas semanal de un miembro del equipo de marketing digital:

En nuestro ejemplo, el miembro del equipo está trabajando en tareas a corto y largo plazo de tres proyectos diferentes. Tomamos el caso clásico de una jornada laboral general de 9 a 6 con un descanso de una hora. Observe cómo algunos días se dedican a un solo proyecto mientras que durante los otros días las actividades se dividen según la prioridad o los requisitos del cliente.

Ahora sé lo que son las hojas de horas y cómo puedo beneficiarme de ellas, pero ¿cuándo debo utilizarlas?

Si no está seguro de la frecuencia con la que debe utilizar una hoja de horas, piense en las necesidades de su empresa. Por lo general, las organizaciones utilizan las hojas de horas para las nóminas. Esto significa que en realidad sólo necesitan la hoja de horas una vez al mes. Pero, los empleados no podrían recordar lo que han hecho cada día después de que haya pasado tanto tiempo. Por esta razón, hay aproximadamente cinco tipos de hojas de horas que puede elegir:

• Hojas de horas diarias – los empleados registran su tiempo al principio y al final de cada día de trabajo
• Hojas de horas semanales – los empleados registran su tiempo para los cinco días de trabajo al final de cada semana
• Hojas de horas quincenales – los trabajadores envían sus horas de trabajo cada dos semanas en un día específico
• Hojas de horas mensuales – los empleados envían sus hojas de horas cada mes en una fecha que usted eligió
• Hojas de horas semihojas de horas mensuales – los trabajadores pueden enviar sus hojas de horas dos veces al mes

Si tiene dudas de introducir las hojas de horas en su organización, recuerde que su uso no tiene por qué ser complicado. Las aplicaciones en línea facilitan aún más la incorporación del tiempo de trabajo si su interfaz es sencilla y vienen con guías o vídeos de instrucción. Pasar de las hojas de tiempo en papel a las virtuales no debería ser difícil si pruebas todas las herramientas que se ajustan a tus necesidades.

¿Has encontrado este artículo útil? Por favor, difunde el conocimiento y compártelo con tus compañeros y seguidores.