Proveedor

¿Qué es un proveedor en un negocio?

Un proveedor es una persona o empresa que proporciona un producto o servicio a otra entidad. El papel de un proveedor en un negocio es proporcionar productos de alta calidad de un fabricante a un buen precio a un distribuidor o minorista para su reventa. Un proveedor en una empresa es alguien que actúa como intermediario entre el fabricante y el minorista, asegurando que la comunicación sea fluida y que las existencias sean de suficiente calidad.

La importancia de un proveedor en el ciclo de vida del producto

Los proveedores tienen un papel enormemente importante en cada etapa del ciclo de vida del producto. Desde el abastecimiento de materias primas hasta la ayuda en el aumento de la producción, pasando por la búsqueda de mejores opciones de materias primas cuando el mercado empieza a saturarse, las empresas necesitan trabajar estrechamente con sus proveedores para obtener lo mejor de sus productos.

Ejemplos del papel de un proveedor

El papel de un proveedor en una empresa puede ser exigente, ya que los minoristas esperan un cierto nivel de calidad y los fabricantes esperan que los proveedores vendan muchas existencias. Debido a esto, los proveedores deben ser flexibles y entender cómo gestionar las relaciones. Otros elementos importantes del papel de un proveedor son:

• Cumplimiento de las leyes locales: Los proveedores deben cumplir todas las leyes y normas pertinentes, incluida la protección de los derechos humanos y el trabajo infantil.
• Transacciones equitativas de todos los minoristas: Los proveedores deben ofrecer igualdad de oportunidades a todos los minoristas para hacer negocios con ellos. Un minorista no debe ser rechazado debido a su ubicación, o cualquier otra razón.
• El mejor precio posible: Los proveedores deben garantizar el mejor precio y calidad a los minoristas para mantener la confianza entre ellos. Esto ayudará a asegurar la repetición del negocio en el futuro.
• Sin conflicto de intereses para los proveedores: Los proveedores no deben hacer negocios con quienes puedan tener un conflicto de intereses. Esto incluiría a miembros de la familia, amigos y colegas nuevos o antiguos. Esto es para disminuir la probabilidad de un trato injusto entre otros clientes.

¿Qué es la gestión de las relaciones con los proveedores?

La gestión de las relaciones con los proveedores es el proceso de planificación y gestión de todas las relaciones con los vendedores que suministran cualquier producto o servicio a una empresa. Puede tratarse de proveedores de materias primas, proveedores de servicios públicos o proveedores de servicios de limpieza. Es importante gestionar estas relaciones para que una empresa pueda garantizar el suministro eficiente de productos y servicios para la empresa.

Crear y mantener un Proceso de Gestión de Proveedores que describa explícitamente la ruta a seguir para gestionar un proveedor es importante para que una empresa pueda elegir los proveedores adecuados que se adapten a las necesidades del negocio. El proceso de gestión de proveedores va más allá de la simple elección del proveedor adecuado, ya que describe el proceso de creación de confianza con los proveedores y la mejora de los servicios que prestan.

¿Cuáles son los beneficios de la gestión de las relaciones con los proveedores?

La gestión de las relaciones es una parte importante de cualquier departamento, pero lo es más en el caso de los proveedores, ya que se trata de entidades que no son internas a la empresa. Los proveedores existen fuera de la empresa, lo que significa que la empresa debe ser cuidadosa con la información que proporciona al proveedor. La empresa debe encontrar el equilibrio adecuado, ya que el proveedor necesita sentir que la empresa le valora antes de que le proporcione un servicio excelente sin problemas y vaya más allá de las actividades normales para impresionar a la empresa.

• Reducción de costes: La gestión de las relaciones con los proveedores hace que éstos permanezcan en la empresa durante mucho tiempo y que la rotación se reduzca al mínimo. Trabajar con uno o dos proveedores que puedan proporcionar muchos materiales diferentes es mejor que tener muchos proveedores diferentes. Esto significa que una empresa puede trabajar en la mejora de los servicios de los proveedores y en la reducción de costes.
• Fomentar la innovación: Cuando una empresa trabaja estrechamente con un proveedor pueden trabajar juntos para liderar la innovación. De este modo, ambas partes pueden mejorar su oferta de forma exponencial.
• Colaboración: A medida que las empresas construyen relaciones sólidas con sus proveedores, la retroalimentación y la comunicación abierta se vuelven más fáciles. La colaboración se vuelve fluida de esta manera y la empresa puede dar observaciones a sus proveedores sobre cómo mejorar el servicio a ellos y viceversa.
• Mejoras en los procesos: A medida que la retroalimentación se convierte en algo habitual, la empresa y los proveedores comienzan a comprender el funcionamiento interno de su relación. El proveedor empezará a entender en qué productos podría estar interesada la empresa, y ésta sabrá cuál es el momento adecuado para hacer un pedido a su proveedor, de modo que lo reciba a tiempo.

Mejores prácticas de gestión de las relaciones con los proveedores

1. Construir relaciones duraderas: Si una empresa tiene la intención de utilizar un proveedor más de una vez debe esforzarse por construir una relación duradera mediante la cual puedan levantar el teléfono y hablar con su proveedor fácilmente. Esta relación garantizará que entiendan todas las capacidades de sus proveedores, de modo que la empresa sepa cuándo está pidiendo demasiado a sus proveedores. Construir una relación sólida garantizará que sus proveedores se ocupen de las necesidades de la empresa en el futuro antes que otros.
2. Invertir en tecnología: Con software para todo hoy en día es fácil encontrar el software de gestión de proveedores adecuado para una empresa que se adapte a sus necesidades explícitas. Con esta tecnología, las empresas pueden hacer un seguimiento de los proveedores, crear un cuadro de mandos para tener una instantánea de cómo va todo y descubrir rápidamente los puntos débiles a través de datos fáciles de leer.
3. Pagar a los proveedores a tiempo: Esto parece una obviedad, pero pagar a los proveedores a tiempo es una gran manera de mantener una buena relación con los proveedores. Algunas empresas hacen un mal seguimiento de las entregas y los pedidos, lo que significa que los pagos pueden retrasarse. Esto deja al proveedor en una mala situación, ya que su flujo de caja no es seguro y puede que no confíe en este cliente existente tanto como en un nuevo cliente que adquiera. Utilizando un software de seguimiento y un buen proceso de gestión de proveedores, una empresa puede garantizar que los pagos se realicen a tiempo y que los proveedores estén contentos.
4. Racionalizar los acuerdos con los proveedores: Los Acuerdos de Proveedores Racionalizados (SSA) significan que todos los proveedores reciben el mismo tratamiento, independientemente del servicio que presten. Al incorporar nuevos proveedores, el proceso es mucho más rápido, ya que el acuerdo será el mismo para todos ellos. Por supuesto, se pueden hacer pequeñas modificaciones, pero éstas se pueden aprobar en una fracción del tiempo que se tarda en aprobar un documento de más de 10 páginas. Esto facilita la gestión de las relaciones, ya que todos los miembros del departamento sabrán cómo es el acuerdo.
5. Evaluar el riesgo: Las empresas deben investigar a los proveedores antes de hacer negocios con ellos para asegurarse de que son financieramente estables. Las empresas siempre deben buscar referencias de los proveedores para preguntar sobre las preocupaciones particulares que pueda tener la empresa. Preguntar a las referencias cómo se las arregla el proveedor con el aumento de la capacidad, si son coherentes con los plazos de entrega y la calidad, si el proveedor es comunicativo con la información importante, el nivel de servicio posventa, etc., es enormemente importante para la gestión del riesgo. Evaluar el riesgo antes de contratar a un proveedor puede mitigar las incertidumbres posteriores.

¿Cuál es la diferencia entre un proveedor y un distribuidor?

Como se ha destacado anteriormente, un proveedor suministra un producto o servicio a otra entidad, normalmente un distribuidor que lo venderá a un mayorista o minorista. Los proveedores también pueden ser el fabricante del producto y el distribuidor del mismo. Lo más frecuente es que no puedan asumir la carga de trabajo adicional de la distribución, por lo que subcontratan esta actividad a otra empresa. Un distribuidor, en cambio, obtiene los productos de los proveedores y los vende a un mayorista o minorista a un precio ligeramente superior para obtener un poco de beneficio para sí mismo. La principal diferencia entre estos dos grupos es que uno trabaja más estrechamente con el fabricante (el proveedor) y el otro con el minorista (el distribuidor).

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