Paso a Paso Existencias y Flujos: Conversión a partir de diagramas de bucles causales

Una vez que tenga un conocimiento básico de stocks y flujos, puede comenzar a convertir los CLD en diagramas de stocks y flujos. Los pasos que describimos a continuación proporcionan una base sólida para comprender las conexiones entre los CLD y los stocks y flujos, y añaden orden a un proceso a menudo caótico (véase «Conversión de CLD en stocks y flujos» en la página 8). Además, el proceso refuerza la forma de pensar de las existencias y los flujos al hacer hincapié en la diferencia entre los flujos de información y de materiales, y en la importancia de la coherencia de las unidades en todo el diagrama. Aunque estas instrucciones presuponen el uso de uno de los económicos paquetes de modelado por ordenador disponibles en la actualidad, también se pueden dibujar diagramas de existencias y flujos a mano. Sin embargo, al utilizar un programa de modelización, el resultado final del proceso de conversión será un modelo informático que podrá utilizar para experimentar con diferentes políticas y ver cómo podría responder el sistema.

El proceso de conversión incluye los siguientes pasos:

Especificar las unidades de todas las variables del CLD

El proceso comienza con una simple pregunta que sienta las bases para los pasos posteriores: ¿Cuáles son las unidades de cada variable en el diagrama? Especificar las unidades sirve para varios propósitos importantes:

• Hace que el pensamiento sobre el bucle causal sea más riguroso, lo cual es un paso importante hacia el pensamiento de existencias y flujos.
• Ayuda a determinar qué variables van a implicar tiempo y, por tanto, probablemente serán flujos.
• Proporciona la base para determinar qué variables faltan y tendrán que añadirse más adelante en el proceso de conversión.

Por ejemplo, en el diagrama de bucle causal de abajo de un ciclo de vida del producto, la unidad para Base Instalada, Clientes Potenciales y Tamaño del Mercado es la gente. La unidad para Personas que compran el producto es personas por mes.

Identificar y crear las existencias

El siguiente paso es determinar qué variables del CLD son existencias. El paso anterior de especificar las unidades ayuda a facilitar este proceso al indicar qué variables implican tiempo y, por lo tanto, son probablemente flujos. (Sin embargo, hay que tener en cuenta que el hecho de que una variable esté en función del tiempo no significa necesariamente que sea un flujo; depende de la función global del CLD). Vuelva a comprobar sus ideas sobre qué variables del CLD son stocks -e identifique los stocks adicionales que puedan ser necesarios- siguiendo las directrices dadas en la Parte I de esta serie. En el ejemplo del ciclo de vida del producto, los dos stocks son Clientes potenciales y Base instalada.

Identificar y crear los flujos

Una vez que haya identificado los stocks, es fácil identificar los flujos: Son simplemente las variables que suman o restan a las existencias. Sólo un flujo puede aumentar o disminuir una acción, por lo que si una variable influye directamente en una acción y es una función del tiempo, es una buena apuesta que es un flujo. En nuestro ejemplo, el único flujo es Gente comprando producto.

Conecte los flujos a los stocks y los stocks a los flujos (si es necesario)

La primera tarea en este paso es conectar todos los flujos a los stocks sobre los que influyen. Si el flujo tiene un efecto negativo en el stock, entonces es una salida; si tiene un efecto positivo, es una entrada. Por ejemplo, cuando el flujo «Personas que compran productos» aumenta, el stock «Base instalada» aumenta, porque «Personas que compran productos» es una entrada en la «Base instalada». Por otro lado, a medida que el flujo Gente comprando producto aumenta, el stock Clientes potenciales disminuye.

Una vez que haya conectado todos los flujos a sus stocks, puede necesitar conectar ciertos stocks a los flujos. Esto es necesario si una acción influye en uno o más flujos a través de un enlace de información. En un CLD, el mismo tipo de enlace puede llevar material (por ejemplo, unidades ensambladas) o información (por ejemplo, tipo de interés). Sin embargo, en un diagrama de existencias y flujos, los enlaces de material e información están separados. En nuestro caso, ninguno de los stocks está directamente vinculado a People Buying Product por un enlace de información.

Añadir y vincular las restantes variables CLD

En este paso, añada cualquier variable CLD que no haya identificado previamente como stocks o flujos. Estas variables «auxiliares» son de dos tipos: variables cuyo valor no cambia en absoluto durante el periodo de tiempo que le interesa -llamadas «constantes»- y variables que simplemente representan cálculos basados en stocks y flujos. Por ejemplo, en el diagrama del ciclo de vida del producto, el tamaño total del mercado es una variable auxiliar que es una constante (para simplificar, suponemos que el tamaño del mercado no cambia). El Porcentaje del mercado sin explotar es una variable auxiliar que representa un cálculo: Clientes potenciales dividido por el tamaño total del mercado.

Conecte las nuevas variables a las variables sobre las que influyen y a aquellas por las que son influidas. Tenga en cuenta que las acciones pueden afectar a las variables auxiliares (por ejemplo, Clientes potenciales afecta al Porcentaje de mercado sin explotar), pero estas variables no pueden afectar a las acciones – las acciones sólo pueden ser influenciadas por los flujos. Si parece que la variable debe estar afectando a un stock, entonces necesita determinar si es un flujo que pasó por alto anteriormente.

En este punto, su pase inicial para crear el diagrama de stocks y flujos está hecho (ver «La primera iteración»). Sin embargo, el proceso de conversión es iterativo; probablemente tendrá que pasar por más rondas de definición y creación de variables antes de que el diagrama esté completo. Además, un aspecto clave en el que el diagrama aún debe evolucionar es el de hacerlo calculable, lo que significa que el valor de todas las existencias y flujos puede calcularse a partir de la información del diagrama. Aunque un CLD expresa cómo se relaciona una variable con otra, no ofrece suficientes detalles para calcular el valor de una variable a partir de los valores de las demás. En cambio, un diagrama de acciones y flujos es una representación calculable del sistema. Para que esto sea posible, hay que definir cada variable y asignarle las unidades correctas, y a menudo también hay que añadir nuevas variables.

Definir Existencias y Flujos y Comprobar Unidades

Definir variables implica especificar la ecuación que permite calcular el valor de una determinada variable cuando se conoce su valor inicial y los valores de las demás variables del diagrama. Por ejemplo, la base instalada se define como la base instalada inicial más la entrada de personas que compran el producto. Durante el proceso de definición, es posible que descubra variables adicionales necesarias para garantizar que las unidades de entrada coincidan con las unidades de salida.

Comience con las existencias, que suelen ser las más fáciles de definir. Como se calculan sumando los efectos de las entradas y las salidas a la cantidad que ya está en el stock (es decir, acumulan los efectos de los flujos), todo lo que requieren es un nivel inicial (cuánto tienen para empezar) y unidades definidas. En este paso puede volver a utilizar el trabajo que realizó anteriormente sobre la especificación de las unidades. Pregúntese: ¿Las existencias acumulan el material adecuado? Por ejemplo, en el ejemplo del ciclo de vida del producto, si la Base Instalada acumula dólares y Gente Comprando Producto se mide en personas, entonces las unidades de la Base Instalada son incorrectas.

El siguiente paso es definir los flujos y luego comprobar las unidades que utilizan. En nuestro ejemplo, el flujo Personas Comprando Producto se mide en personas por mes. Este flujo desemboca en el stock Base Instalada, que mide el número total de personas que han comprado el producto. Si, en cambio, las personas que compran el producto se miden en unidades de personas por hora, pero el «trozo» más pequeño de tiempo (a menudo llamado «paso de tiempo») en el que se quiere pensar es un mes, entonces habría que cambiar los incrementos de tiempo de personas por hora a personas por mes. Definir las unidades para los flujos también puede llevarle a descubrir otras variables que necesitan ser incluidas en el diagrama.

Cree y vincule cualquier variable adicional

Una vez que haya determinado que las existencias y los flujos tienen las unidades apropiadas, necesita examinar las otras variables. El proceso para definir las variables restantes y comprobar la consistencia de las unidades es el mismo que el descrito anteriormente para definir los flujos. De nuevo, puede descubrir la necesidad de aún más variables, comenzando otra iteración de definición de variables y comprobación de unidades.

Una vez que ha definido todas las variables necesarias y ha hecho que todas las unidades sean consistentes, ha completado la conversión del CLD a un diagrama de existencias y flujos. Sin embargo, el modelo todavía no es calculable. Considere el cálculo para las personas que compran el producto: ¿Qué número de clientes potenciales a los que se les ha hablado del producto compran el producto en un mes medio? Sin conocer esta cifra, no se puede calcular el valor del flujo Personas que compran el producto. Lo que falta es el porcentaje de personas a las que se les ha hablado del producto y que deciden comprarlo, lo que llamaremos Probabilidad de que los clientes potenciales compren. Con esta variable incluida, si conocemos el valor de Clientes Potenciales Contados, podemos calcular el número de Personas Comprando Producto.

Sin embargo, resulta que no podemos calcular el número de Clientes Potenciales Contados por mes porque no sabemos a cuántas personas cuenta cada miembro de la Base Instalada. Sin esa información, no podemos calcular a cuántos clientes potenciales se les habla del producto. Si añadimos una nueva variable llamada Contactos por Persona, podemos determinar el número de Clientes Potenciales Contados (el Total de Contactos realizados por las personas de la Base Instalada, multiplicado por el Porcentaje de Mercado No Aprovechado). Utilizando esa cifra y la Probabilidad de que los Clientes Potenciales compren, podemos calcular el número de Personas que compran el producto. En este punto, el diagrama es calculable y la conversión está completa (ver «La Versión Final»).

El Proceso de Aprendizaje

Sólo seguir una «receta» de conversión es insuficiente para aprender a crear diagramas de stock y flujo. Por esa razón, recomendamos que los alumnos trabajen a través de una serie de conversiones (para ver ejemplos, consulte la dirección web al final del artículo), empezando por las más sencillas y pasando por las más complejas facilitadas por un instructor antes de intentar las conversiones en solitario o por parejas.

Daniel Aronson ([email protected]) tiene un MBA de la MIT Sloan School of Management. Recientemente se ha incorporado al equipo de soluciones empresariales de los servicios de conocimiento de Arthur Andersen y es el presentador de la página de pensamiento (www.thinking.net). Daniel Angelakis ([email protected]) es consultor senior en el equipo de soluciones empresariales de servicios de conocimiento de Arthur Andersen. Para ver ejemplos adicionales y más detalles sobre el proceso de conversión, vaya a www.thinking.net/Systems Thinking/ stocksandflows.html.