Mejora drásticamente la forma de planificar tu día

¿Se te escapan alguna vez los días?

¿Alguna vez llegas al final del día y piensas «qué demonios he hecho en todo el día?»

¿A veces sientes que vas a la deriva de una crisis a otra y no tienes tiempo para centrarte en tus propias prioridades?

Si la respuesta a alguna de esas preguntas es afirmativa, sigue leyendo. Este post te dará 7 consejos para planificar tu día. Utiliza estos consejos para priorizar y luego crear un plan para que tu día (y tu vida) no se te escape.

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Escribe tu plan cada día

Mi consejo más importante sobre cómo planificar tu día es escribir realmente tu plan. Escribir tu plan diario es una buena práctica de gestión del tiempo. Y sí, eso significa todos y cada uno de los días.

La clave es tomarse el tiempo necesario para anotar lo que quieres hacer hoy.

¿Cuáles son tus prioridades? ¿Hay alguna fecha límite?

Haz una lista de las cosas importantes que tienes que hacer. El acto de escribir tu plan despeja tu cerebro, para que no esté atado tratando de recordar lo que quieres hacer. No importa si lo haces en formato digital usando algo como el software de gestión de proyectos Asana o en papel.

La clave del éxito es usar lo que te funcione. Yo uso tanto Asana como el papel.

Yo hago una lluvia de ideas (ver consejo #3) en mi iPad, luego escribo mi lista final en papel. Me parece que una lista de tareas diarias en papel me hace responsable de mí misma. Es demasiado fácil olvidarse de una lista que está escondida en un dispositivo. Tengo una hoja de plan diario, dividida en categorías, con prácticas casillas de verificación. Me encanta marcar esas casillas.

Planificar a la misma hora todos los días

Cuando haces tu planificación a la misma hora del día, creas un hábito. Y los buenos hábitos tienen el poder de mantenerte en el camino.

Puedes planificar tu día la noche anterior o por la mañana. Yo prefiero hacer mi planificación por la mañana después de haber tomado al menos una taza de café y de que mi cerebro sea algo funcional. Una de las razones por las que prefiero planificar por la mañana es que a menudo se me ocurren cosas que hacer durante la noche. Si ya he escrito mi plan, entonces tengo que pensar qué quitar, para que haya espacio para el nuevo elemento.

Tarde o mañana no importa realmente. Una vez más, es lo que funciona para usted.

Incluya una lista de tareas rápidas

Incluya todo lo que necesita hacer, quiere hacer, podría hacer. ¿Tiene fechas de entrega próximas? Piensa a quién tienes que llamar o enviar un correo electrónico. ¿Qué recados tiene que hacer hoy? ¿Hay algo del plan de ayer que no se haya cumplido? Revisa tu plan semanal si lo tienes (y espero que lo tengas).

Todo lo que se te ocurra durante la lluvia de ideas puede que no entre en tu plan final del día. Pero así minimizas la posibilidad de que algo se te escape. Asegúrate de revisar tu calendario en busca de citas, no sólo para hoy, sino para los próximos días. Odio hacer un plan diario y darme cuenta más tarde de que tengo una reunión al día siguiente que requiere varias horas de preparación.

Divide tu lista de tareas entre el trabajo y la vida

Es demasiado fácil dejar que las tareas del trabajo se apoderen de ti y dejar que las tareas de tu vida se aparten. Hace poco revisé mi hoja de Plan Diario con rúbricas para el Trabajo y la Vida. Lo hice por dos razones:

1. Para poder ver fácilmente lo que quiero hacer en cada área. Esto me ayuda a agrupar elementos en franjas horarias, si es necesario. Por ejemplo, cuando trabajaba en una oficina, necesitaba hacer la mayoría de los elementos de Vida por las tardes.
2. Así me mantengo equilibrado. Tengo el mismo número de líneas en Vida que en Trabajo. Y las lleno cada día.

Identifica dos cosas que DEBEN hacerse hoy

Elige un elemento de tu lista de Trabajo y otro de tu lista de Vida que sean tus tareas imprescindibles. No tienen por qué ser las tareas más difíciles ni las que más tiempo le lleven. Son los dos elementos más importantes para ayudarle a alcanzar sus objetivos a largo plazo. Los que realmente moverán la aguja.

Acércate a ellos primero (o en tu primer bloque de tiempo para esa área – Trabajo o Vida). De esta manera, incluso si su día se descarrila, usted sabe que las tareas más importantes se llevaron a cabo. Por ejemplo, mi tarea de trabajo más importante para hoy es escribir esta entrada del blog, así que la haré primero (después de planificar mi día, por supuesto).

Incluye algunas tareas rápidas

No todo en tu plan diario tiene que ser un gran proyecto. El hecho de que algo sólo te lleve 10 o 15 minutos completarlo, no significa que no deba ir en tu lista. Yo tengo 10 líneas de tareas en mi hoja del plan diario. Si sólo pusiera las tareas «grandes» en mi plan, entonces sería realmente difícil hacer todo en un día.

He mencionado antes que me encanta marcar las casillas de verificación. Es muy satisfactorio mirar hacia atrás al final del día y ver todas (o casi todas) las casillas marcadas. Incluir tareas rápidas hace que sea más probable que puedas cumplir con todo lo que hay en tu lista. Y realmente, ¿es la cantidad de tiempo que se tarda en hacer algo la medida de su importancia? No lo creo.

Las tareas rápidas también son excelentes para los momentos del día en los que hay poca energía. Cuando te quedas sin fuerzas, es estupendo poder elegir algo que no te lleve mucho tiempo o energía completar.

Otra ventaja de añadir algunos elementos rápidos a tu lista es que si te encuentras procrastinando, puedes eliminar algunas de estas cosas más pequeñas y volver a la tarea.

Recuerda tu lista a menudo

Otra práctica eficaz de gestión del tiempo es consultar tu lista a menudo. Esto se reduce a organizarse. Mantenga su lista en un lugar donde pueda consultarla fácilmente a lo largo del día. Puede ser en una aplicación de listas de tareas en tu teléfono inteligente, en un cuaderno que tengas en tu escritorio, en una agenda o en algún otro lugar donde la tengas presente.

Yo uso una Filofax, que está en la esquina de mi escritorio, abierta a mi Plan Diario. Cuando termino una tarea, la marco, y puedo ver fácilmente los otros elementos que he planificado para el día. Así es muy fácil elegir el siguiente elemento en el que trabajar y no tengo que devanarme los sesos para recordar lo que quería lograr.

Mis consejos favoritos de planificación diaria

Estos son mis consejos favoritos de planificación diaria. Usándolos es como me aseguro de que mis días se mantengan en el plan.

Si la planificación del día es algo con lo que luchas, entonces elige uno o dos de estos consejos de productividad para probar. Te prometo que podrás tomar el control de tu día.

Y, para hacerlo más sencillo, te doy una copia de mi hoja de Plan Diario. Está dimensionada para que quepa en una agenda A5 o de estilo clásico. Sólo tienes que hacer clic a continuación para descargar tu copia gratuita.

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