Los contratos de bandas o conciertos suelen ser cortos y fáciles de entender. Sin embargo, pueden ser tan complicados como quieras dependiendo del evento. La mayoría serán cortos, pero si está gestionando un evento grande y costoso, las expectativas pueden ser más extensas por ambas partes.
Información básica incluida en los Contratos de Actuación Musical:
Nombre e información de contacto de ambas partes
La mayoría de las veces se incluyen los nombres completos y reales (en lugar de los nombres artísticos), así como información de contacto como direcciones y números de teléfono.
Descripción de los servicios
Incluye la ubicación y el nombre del local, así como la fecha y la hora de la actuación.
Realización de los servicios
Cubre los detalles como los tiempos de montaje y prueba de sonido. También puede incluir información como el tipo de música, cuánto tiempo debe tocar la banda por set, la variedad de música (limitación de las repeticiones) y las expectativas de etiqueta (como si es necesario limitar las palabrotas). Algunos también incluyen en esta sección el equipo de sonido y la experiencia que se espera que la banda traiga.
Pago
Cuánto se pagará por la actuación, cuándo se pagará y cómo se pagará.
Depósito
Esto no es común para los lugares pequeños, pero las bandas populares con horarios ocupados pueden requerir un depósito para garantizar sus servicios. La mayoría de las veces el depósito no es reembolsable pero se resta del total después de la actuación.
Política de cancelación
Esta sección describe el tiempo mínimo requerido para dar aviso de cancelación. Si la banda necesita cancelar, debe ser con el tiempo suficiente para reservar otro acto similar. Si el lugar o el organizador del evento cancela dentro de un período determinado, a menudo el contrato requerirá que la banda siga siendo pagada en su totalidad.
Términos
Por lo general, las actuaciones son singulares y sólo enumeran una fecha, pero si tiene un contrato para actuaciones repetidas, como una vez por semana, puede crear un contrato con términos y opciones de renovación.
Relación de las partes
Esto indica, en la mayoría de los casos, que la banda o el músico no es un empleado del individuo, del lugar o del organizador del evento. Esto ayuda a aliviar los problemas de responsabilidad.
Fuerza Mayor
Esto simplemente significa algo así como «fuerza superior». Esta sección esboza las reglas sobre qué cosas podrían suceder que liberarían a ambas partes del acuerdo sin consecuencias. A menudo se trata de sucesos «fortuitos» como inundaciones o terremotos.
Otra información que suele incluirse junto con el contrato básico
Equipamiento y disposición
Es útil que las bandas sepan de antemano cosas como el tipo de energía disponible, la iluminación proporcionada, los detalles del equipo de sonido, las especificaciones del elevador de la batería, etc. Los detalles deben ser específicos, por ejemplo, la marca exacta y las especificaciones técnicas del equipo de megafonía.
Mejor que los jinetes o los beneficios en el backstage
La mayoría de las bandas no tienen la influencia para solicitar complicados y costosos alojamientos en el backstage, pero muchos preguntan a las bandas si pueden proporcionar algunos artículos de hospitalidad. Las peticiones más comunes incluyen agua embotellada, té, bebidas energéticas, alcohol, café y comida. A menudo, el local puede ahorrar dinero proporcionando servicios de catering entre bastidores y limitar las peticiones a las restricciones dietéticas.
Venta de mercancía
Las bandas deben saber si pueden vender mercancía, y si es así, si hay una zona designada para la venta y mesas disponibles. Si la banda necesita que sus vendedores puedan entrar en el evento sin entrada, eso también debe acordarse con antelación. Si el local se queda con una parte de la venta, debe comunicarse claramente.
Grabaciones de vídeo y audio
Si se graba la actuación, debe comentarse cómo se prevé utilizar esas grabaciones. Si el grupo o el intérprete quiere una copia de la grabación con fines promocionales, debe acordarse de antemano cómo se compartirá.
Expectativas de la actuación
El cliché del músico borracho no se inventó de la nada. Ambas partes deben establecer las expectativas en torno a la intoxicación y la actuación. Si un miembro de la banda no puede hacer una actuación, la banda debe tener un músico de apoyo dispuesto y listo para actuar.
Aparcamiento y carga/descarga
Las bandas deben saber de antemano dónde pueden aparcar y cargar y descargar su equipo. Algunos lugares pondrán carteles indicando a las bandas dónde ir. Si necesitan aparcar su vehículo y su equipo durante la noche, el organizador o la persona encargada de la contratación debe tener sugerencias sobre lugares seguros para aparcar.
Albergue y transporte
Algunos eventos pagan a los músicos para que se alojen antes o después del evento y pueden ayudar con los costes de transporte. La información sobre la ubicación y el acceso a hoteles, casas de familia o campamentos debe comunicarse con la mayor antelación posible. Los costes de transporte, como la gasolina o el billete de avión (incluidos los traslados al aeropuerto) deben acordarse antes del día del evento.