Guía para pequeñas empresas sobre la matriz de priorización

Las responsabilidades de los gestores de proyectos adoptan muchas formas: facilitar la gestión del cambio, comunicar las actualizaciones, mapear los procesos, gestionar las partes interesadas, gestionar la integración de los proyectos… la lista puede continuar.

Y luego está priorizar las tareas y los proyectos, una habilidad de gestión crucial, ya que las prioridades de la organización a menudo cambian en respuesta a las expectativas cambiantes de los clientes, los cambios del mercado y otros factores. Además, los recursos de los proyectos, independientemente de su tamaño o tipo, son casi siempre escasos.

Afortunadamente, existe una herramienta que tanto los individuos como los equipos pueden utilizar para agilizar el proceso de elección de los proyectos en los que centrarse: la matriz de priorización.

Overview: ¿Qué es una matriz de priorización?

Las herramientas son esenciales para el éxito del proyecto. El software de gestión de proyectos para la colaboración en equipo y un diagrama de Gantt o de calcomanía para mantener los proyectos en el calendario son sólo algunos ejemplos. Una matriz de priorización es otro. A veces se denomina matriz de criterios o de prioridades, y es una herramienta de análisis empresarial que, utilizando criterios específicos, permite a los individuos y a los equipos de proyecto comparar objetivamente las opciones y, así, determinar:

• Qué proyectos son urgentes y críticos
• Cuáles aportan más valor a la organización
• Cuáles tienen más posibilidades de éxito

Cualquiera, desde equipos unipersonales hasta grandes corporaciones, puede utilizar la matriz de priorización de proyectos para cualquier tarea o proyecto, simple o complicado. Cuando se utiliza correctamente, es una técnica fiable de gestión y resolución de conflictos y proporciona una forma más eficaz de seleccionar los proyectos en los que deben centrarse los equipos.

Existen varios tipos de matrices de priorización, entre ellas:

Matriz 2×2

También conocida como matriz de Eisenhower, esta sencilla plantilla de matriz de priorización contiene dos ejes y cuatro cuadrantes, como se ilustra a continuación. El eje X (eje horizontal) representa la urgencia, mientras que el eje Y (eje vertical) representa la importancia.

La matriz Eisenhower de priorización contiene cuatro cuadrantes en dos ejes. Ayuda a las personas y a los directivos a determinar qué tareas son importantes, urgentes y necesarias. Fuente: Appfluence.com

Cuando se colocan las tareas en sus respectivos cuadrantes, prácticamente ya se tiene una idea de lo que hay que priorizar:

• Cuadrante 1 (importante y urgente): Son tareas imprescindibles y deben abordarse ahora mismo. Lo ideal es no querer nada en esta área. Algunos ejemplos son las situaciones de crisis, las emergencias y los proyectos con plazos estrictos.
• Cuadrante 2 (importante pero no urgente): Son las tareas sin plazos apremiantes pero que son fundamentales para tu éxito. Recuerde, sin embargo, que si no tiene cuidado, las tareas del cuadrante 2 pueden pasar fácilmente al cuadrante 1. Algunos ejemplos son la investigación, la planificación de proyectos, el desarrollo de procesos, etc.
• Cuadrante 3 (urgente pero no importante): Estas tareas no contribuyen a sus resultados finales, pero aún así deben ser tratadas con urgencia. Siempre que sea posible, rechácelas o delegue en ellas. Algunos ejemplos son ayudar a alguien a completar una tarea, ciertos correos electrónicos y llamadas telefónicas, y otras formas de interrupciones o distracciones.
• Cuadrante 4 (no urgente y no importante): Se trata de las típicas pérdidas de tiempo, como tomarse largos descansos, navegar por las redes sociales o por Internet en busca de información no relacionada con la tarea que se está llevando a cabo; esencialmente, todas las formas de actividades de procrastinación.

Matriz de priorización de Seis Sigma

El enfoque de Seis Sigma consiste en la mejora continua de los procesos, el análisis de las deficiencias y la eliminación de los residuos. Como tal, una matriz de priorización de Seis Sigma es una herramienta indispensable para identificar los problemas críticos que requieren atención inmediata.

Las matrices de priorización de Seis Sigma comparan múltiples -al menos dos- conjuntos de datos utilizando criterios ponderados. Son más complejas que la matriz de cuadrícula 2×2 y siguen un proceso de diseño y aplicación más exhaustivo.

Este ejemplo de matriz de priorización de causa y efecto compara múltiples conjuntos de datos. Fuente: CIToolkit.com

¿Cuándo debe utilizar una matriz de priorización?

Una matriz de priorización se utiliza cuando se desea comparar opciones, con el objetivo de clasificar las opciones en función de criterios de selección predefinidos.

Para priorizar proyectos

No todos los proyectos son iguales. Los gestores y equipos de proyectos se enfrentan a una gran cantidad de limitaciones para proporcionar los resultados acordados al finalizar el proyecto. Para no malgastar un tiempo y unos recursos preciosos, las organizaciones deben priorizar los proyectos que aporten más beneficios a la organización y que tengan más posibilidades de éxito en su ejecución.

Para gestionar mejor el tiempo

Si cree que la lista de tareas estándar ya no es suficiente para su productividad, la matriz de priorización es una herramienta alternativa para la gestión del tiempo. Utilizando un simple diagrama de prioridades (véase la figura de la matriz 2×2 de arriba), puede determinar:

• Qué tareas son críticas y urgentes, como los proyectos que vencen hoy, y que deben completarse de inmediato
• Qué tareas debes evitar o dedicar menos del 5% de tu tiempo, como el juego prolongado o la navegación sin sentido por Internet

Para promover el consenso

Si eres el director de marketing y tu departamento tiene siete proyectos diferentes que compiten por la financiación y la atención, necesitas un proceso lógico y basado en hechos para determinar qué proyectos priorizar. Dependiendo de a quién le preguntes, las prioridades difieren. El supervisor de marca puede, comprensiblemente, querer que se dé prioridad a la estrategia de marca de la organización, mientras que el supervisor de producto puede querer que la investigación y el desarrollo encabecen la lista de prioridades del departamento.

Incluso un simple cuadro de prioridades puede ayudar a resolver conflictos. Si se hace bien, permite a los equipos limar los desacuerdos y, en última instancia, alcanzar un consenso.

Cómo utilizar una matriz de priorización

Entonces, ¿cómo empezar a utilizar las matrices de priorización? He aquí algunas pautas generales.

Paso 1: Establezca sus criterios

Todo proyecto comienza con un objetivo. Todo producto, servicio o solución comienza con un problema que pretende resolver. Y toda matriz de priorización comienza con un conjunto de criterios para calificar sus soluciones o elementos.

Consejos para establecer sus criterios

• Sus criterios deben alinearse con los objetivos generales del proyecto: Dependiendo de sus objetivos de desarrollo empresarial o de la naturaleza de las opciones que esté calificando, los criterios pueden incluir la capacidad de influencia, la omnipresencia del problema y la probabilidad de mejorar las puntuaciones de la encuesta. La siguiente tabla muestra un ejemplo de si estuviera decidiendo qué problemas de motivación de los empleados investigar.

En este ejemplo, los elementos para la clasificación, «problemas de motivación», aparecen como elementos de fila en la columna 1, mientras que cada criterio de priorización encabeza cada columna siguiente. Fuente: Syque.com

• Establezca valores de puntuación: Sus valores de puntuación proporcionarán la base para la comparación o la clasificación. No hay una única forma de asignar puntuaciones, así que elija el mejor modelo o escala para su objetivo.

Aquí tiene otro ejemplo de matriz de priorización del Centro de Formación en Salud Pública de la Región Occidental. Fíjese en la escala de valoración utilizada en el lado derecho. Fuente: YouTube

• Asigne un peso a cada criterio: El nivel de importancia de cada criterio prioritario está representado por un peso de criterio. La mayoría de los modelos distribuyen un cierto número de puntos entre los criterios -100, como en el ejemplo de «problemas de motivación» anterior- o asignan un valor numérico, como en el ejemplo siguiente.

Determine el peso de los criterios y los valores de puntuación para su matriz. Fuente: Process.st

Paso 2: Califique sus elementos/soluciones

En este punto, está listo para comenzar a calificar sus opciones.

Consejos para calificar sus soluciones

• Califique las opciones en equipo en lugar de hacerlo solo: Quieres que la valoración sea relevante y objetiva. No quieres que el sesgo de nadie favorezca un proyecto favorito. Si es posible, pida a dos equipos diferentes que valoren cada opción y luego calcule la media.
• Reúna a personas que entiendan el problema: Traiga a expertos en la materia o a personas que conozcan a fondo la situación. Además, asegúrese de orientarles sobre el objetivo de la evaluación, proporcionándoles materiales como las políticas y los planes estratégicos de la empresa, si procede.

Paso 3: Calcular las puntuaciones ponderadas

Una vez que haya calificado las opciones, puede empezar a calcular las puntuaciones ponderadas de cada una. La forma de calcular la puntuación ponderada dependerá del tipo de matriz de priorización que haya decidido utilizar.

Consejos para calcular las puntuaciones ponderadas

• Multiplique la puntuación de cada opción por el peso del criterio para obtener la puntuación ponderada: Cuando haya terminado, sume todas las puntuaciones ponderadas para obtener la puntuación acumulada de cada opción. La opción con el valor acumulado más alto es la más prioritaria.

En este ejemplo, basándose en las puntuaciones acumuladas (ver la fila «puntuación total»), la opción B tiene prioridad sobre la opción A. Fuente: Process.st

• Obtenga el total bruto, luego el valor decimal relativo: Para llegar al total bruto, sume los valores decimales de cada fila. Una vez hecho esto, calcula el total general. A continuación, divide el total de cada fila por el total general para obtener el valor decimal relativo. Cuanto mayor sea el valor decimal relativo, mayor será la prioridad.

En base a los valores decimales relativos de las opciones, en este ejemplo, las clases de nutrición y ejercicio tienen la mayor prioridad en este proyecto de prevención de la diabetes. Fuente: Canal de YouTube del Centro de Formación en Salud Pública de la Región Occidental

Paso 4: Comparar los resultados

De nuevo, se quiere que la evaluación sea objetiva y libre de sesgos, por lo que tiene sentido comparar los resultados con el resto del equipo. De este modo, cualquier desacuerdo puede discutirse hasta llegar a una solución con la que todos estén de acuerdo.

Consejos para comparar resultados

• Compare y consolide los resultados: Ahora que todos han puntuado las opciones, es el momento de combinar los resultados para crear una lista maestra de prioridades.
• Discutir y negociar: Los desacuerdos son normales en los equipos, así que prepárate para hacer ajustes. Además, es una buena práctica discutir abiertamente las puntuaciones de priorización para eliminar cualquier agenda oculta.

Concéntrese en los proyectos correctos y gestione mejor su tiempo con las herramientas adecuadas

Ya sea que trabaje solo o en equipo, el tiempo, el dinero y la energía son recursos finitos. En el caso de los equipos de proyectos, es fundamental que el gestor de proyectos mantenga un firme control de los diferentes grupos de procesos de gestión de proyectos involucrados -el ciclo de vida del proyecto, esencialmente- para llegar a la finalización del proyecto. Por ello, tiene sentido priorizar las tareas y los proyectos en función de los que aporten más beneficios. Una matriz de priorización puede ayudar definitivamente en este sentido.