Fundamentos de los formularios de SharePoint. ¿Qué son los formularios de SharePoint?

Los Formularios de SharePoint han servido como una excelente herramienta de colaboración y gestión durante muchos años. Con esta herramienta se pueden procesar datos corporativos de todo tipo, volumen y finalidad.

Un Formulario de SharePoint es una ventana (pantalla) con una serie de campos con etiquetas para que los usuarios introduzcan sus datos: nombre y apellidos, dirección, correo electrónico, teléfono, etc. Los formularios de SharePoint se crean para simplificar todos los procesos de negocio, los flujos de trabajo, y también para que el trabajo con una base de datos sea más agradable y esté bien organizado. Además, los formularios con etiquetas ayudan a los usuarios a evitar que se introduzcan datos incorrectos.

Existen multitud de soluciones y herramientas para facilitar el trabajo con los formularios de SharePoint y crear formularios atractivos y avanzados para aumentar las posibilidades de ser rellenados por los usuarios.

Personalización de formularios: Cómo hacerlo bien

Mientras se utilizan las listas para almacenar diversa información, que es uno de los propósitos fundamentales de SharePoint, hay ocasiones en las que deseamos hacer formularios elegantes e impresionantes o aumentar su eficiencia. De hecho, la configuración y personalización de las listas de SharePoint es bastante problemática, ya que varios formularios para ellas se diseñan e implementan mediante codificación personalizada, InfoPath y herramientas de terceros. Existen diferentes maneras de crear formularios para SharePoint, algunas de las cuales examinaremos en este artículo.

¿Qué significan los formularios de SharePoint?

Los formularios están diseñados para representar, ocultar y optimizar los datos de los usuarios. Permiten el intercambio de datos entre los usuarios y las fuentes de datos en un navegador. Los formularios se pueden crear en cualquier aplicación y luego se vinculan a la lista correspondiente en SharePoint. Algunas herramientas permiten diseñar formularios dentro del entorno de SharePoint; sin embargo, parece más fácil de lo que realmente es. Sin habilidades especiales o la ayuda de un desarrollador, podría ser un verdadero desafío.

No obstante, mediante algunos métodos, uno puede simplificar el proceso.

Las mejores prácticas de personalización de formularios de SharePoint

Aunque una interfaz nativa de SharePoint proporciona las herramientas esenciales para crear formularios personalizados, como una vista de lista personalizada, uno puede seguir necesitando hacer cambios más específicos en el diseño. Exploremos varios métodos para que pueda elegir uno que se adapte perfectamente a sus necesidades.

Listas de SharePoint

Este método es ideal si no necesita grandes modificaciones y está satisfecho en su mayoría con la funcionalidad principal de los formularios de SharePoint. En la creación de la lista, un formulario correspondiente está disponible por defecto y permite:

• Optimización del orden de los campos
• Validación de entradas
• Ajuntar archivos
• Limitación de acceso
• Flujos de trabajo

Todas las características están disponibles en el menú de configuración de la lista y son apoyadas con un tutorial cuando es necesario. Sin embargo, si necesita ejecutar lógica de negocio en los campos, no es la opción ideal.

InfoPath

Esta herramienta fue desarrollada por Microsoft específicamente para la gestión avanzada de los formularios de SharePoint.

Tiene mucha más funcionalidad en comparación con su predecesor (XDocs), incluyendo:

• Creación de múltiples vistas de formularios
• Capacidad de trabajar con datos estructurados
• Campos de texto extendidos
• Cálculos
• Lógica de negocio y flujos de trabajo

El mayor problema de Microsoft InfoPath es que no recibirá soporte de Microsoft en un futuro próximo. Un inconveniente más es la falta de intuición, que requiere un tiempo considerable para un tutorial.

SharePoint Forms Designer

Esta potente herramienta permite no sólo la personalización de formularios de SharePoint, sino también la configuración de las interfaces de las diferentes partes web. Sólo tiene que añadir una Vista de Datos a su página, y le dará acceso a insertar campos de una fuente de datos como formularios. La diversidad de funciones de Designer ofrece la posibilidad de:

• Ocultar/mostrar campos
• Cambiar el diseño
• Trabajar con el código del formulario
• Utilizar controles de datos
• Añadir gráficos y texto

En primer lugar, SharePoint Designer permite influir directamente en los archivos y propiedades de SharePoint. Por eso, para sacarle el máximo partido, hay que conocer los fundamentos de la estructura de SharePoint y el almacenamiento de archivos. Se trata de una herramienta gratuita distribuida por Microsoft. Al mismo tiempo, el producto es bastante complicado y a menudo requiere conocimientos especiales y habilidades de codificación.

Visual Studio

En caso de que ninguna solución estándar satisfaga sus necesidades, es el momento de considerar el diseño de una personalizada. Visual Studio es un entorno de desarrollo de aplicaciones completo, capaz de implementar casi todas sus ideas. Gracias a su integración con SharePoint, puede ampliar sus formularios con todas las características necesarias. Sin embargo, es un asunto costoso que requiere la contratación de programadores, así como algo de tiempo para el desarrollo, las pruebas y la creación de documentación. Puede considerar dicha solución cuando tenga recursos para mantener un proyecto de software completo para sólo añadir unos pocos formularios en su SharePoint.

Más allá de Microsoft

Hoy en día, la mayoría de las soluciones proporcionadas por Microsoft y SharePoint son incómodas de usar o requieren habilidades especiales para un usuario no experto. Para superar este problema, han aparecido en el panorama muchas soluciones secundarias con una interfaz fácil de usar. Una de estas soluciones es una aplicación llamada Forms Designer de SharePoint VirtoSoftware, creada para satisfacer todas las necesidades de una empresa y proporcionar una interfaz muy intuitiva. Permite la creación de formularios extendidos personalizados directamente en SharePoint, sin necesidad de configurar aplicaciones adicionales. La herramienta no requiere conocimientos de codificación, funciona como una aplicación de SharePoint o como una parte web, y es rentable, ya que no exige la instalación de un paquete adicional de Microsoft a gran escala. Virto Forms Designer está disponible para Office 365 y para las plataformas SharePoint 2016, 2013 y 2010. El complemento en línea o la parte web de SharePoint Forms Designer están totalmente integrados con el entorno de SharePoint y funcionan directamente con las listas de SharePoint.

Un diseño flexible permite personalizar los colores, los estilos de texto y el aspecto de los campos, y la función de diseño ofrece la posibilidad de crear diferentes diseños de la misma lista de SharePoint para varios usuarios o grupos de usuarios. Esta característica es esencial para asegurar la información sensible de la empresa y permitir el acceso a ciertos datos sólo a los usuarios con permisos. Además, los diseños mejoran la usabilidad al mostrar el mismo formulario de la lista en distintas vistas y conjuntos de campos de la lista para cada departamento.

Sólo tiene que arrastrar y soltar los controles, pestañas, paneles y acordeones listos para usar para diseñar sus propios formularios sofisticados para las listas de SharePoint. Guarde sus formularios completados y utilícelos más tarde simplemente exportando e importando las plantillas necesarias.

La herramienta permite a los usuarios crear formularios específicos de edición, visualización y creación para diferentes tipos de contenido disponibles en una lista. Por ejemplo, puede crear distintos formularios de edición de artículos, formularios de nuevos artículos, formularios de visualización de artículos y formularios de edición/nueva/visualización de carpetas muy rápidamente en la misma interfaz.

Además, aquí puede definir estilos CSS y ampliar su formulario con codificación adicional HTML o JavaScript, utilizando editores incorporados. En una palabra, Forms Designer elimina los inconvenientes de las soluciones estándar y adopta la mayoría de sus mejores características. La interfaz fácil de usar e intuitiva no requiere ninguna habilidad o formación particular por la creación de formularios, por lo que incluso un novato puede crear fácilmente formularios complejos en SharePoint.

La mejor personalización debe satisfacer las necesidades de su producto

En general, las opciones de integración de SharePoint proporcionan a los usuarios una gran flexibilidad. Depende de ti qué solución elegir para tu negocio, ya sean herramientas gratuitas estándar con la solución limitada o apps profesionales e intuitivas, como Forms Designer.

Puedes saber más sobre cómo crear un formulario en SharePoint con Virto Forms Designer o descargar la versión de prueba SharePoint Online Forms Designer para Office 365 o SharePoint Forms Designer para SharePoint 2013 y 2016 y comprobar cómo se adapta a tu propio entorno de SharePoint.

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