Estimación de los costes del proyecto y presupuesto en la gestión de proyectos

El coste del proyecto puede estimarse a partir de varias fuentes de proceso (Ejemplos abajo)

• Crear la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT)
• Desarrollar el Cronograma
• Planificar los recursos humanos
• Identificar los riesgos

Los inputs de la gestión de costes incluyen,

• Plan de gestión del proyecto
• Carta del proyecto
• Factores ambientales de la empresa
• Activos del proceso organizativo

Mientras que, la salida de esto es

• Plan de gestión de costes.

La creación de la estimación y el cálculo de los costes del proyecto es una parte extremadamente crucial de cualquier gestión de proyectos. Al calcular el presupuesto del proyecto se tienen en cuenta varios aspectos, como los costes de la mano de obra, la adquisición del equipo necesario, los costes de los materiales, etc.

¿Qué es la estimación de costes del proyecto?

La estimación de costes del proyecto se define como el proceso de aproximación al gasto total del proyecto. La precisión de la estimación de costes y el presupuesto en la gestión de proyectos depende de la precisión y los detalles del alcance del proyecto, que es la línea de base del alcance. El alcance también definirá cualquier restricción como la fecha, los recursos o el presupuesto. El registro de riesgos ayudará a calcular los tipos de costes estimados, los gastos realizados tras la acción contingente y los gastos realizados para hacer frente a los riesgos.

Para estimar el coste del proyecto hay que clasificar varios tipos de costes en categorías como

• Coste de mano de obra
• Coste de equipos
• Coste de suministros
• Coste de viajes
• Coste de formación
• Costes generales, etc.

Técnicas utilizadas para estimar el coste del proyecto

Hay algunas técnicas utilizadas para estimar el coste de un proyecto como: Juicio de expertos, Estimación en tres puntos, Análisis de reservas y Coste de la calidad.

Sin embargo, para estimar el coste de un proyecto, formalmente hay algunos métodos (técnicas) principales que se utilizan como sigue:

Estimación Análoga

Esta técnica de estimación se basa en juicios de expertos e información basada en proyectos anteriores similares. Cuando se hace previamente el costo del proyecto similar se considera con más o menos del 20% para el proyecto existente.

Estimación paramétrica

Se utilizan datos o registros anteriores para estimar el coste del proyecto actual.

Estimación ascendente

Una vez definido el alcance del proyecto, es la forma más fiable de la técnica. En esta técnica, basándose en la EDT, se estima el coste de cada recurso o entregable.

Así mismo, existen otros métodos (técnicas) que pueden ser útiles para estimar el coste como la estimación PERT, el análisis de ofertas de proveedores, etc.

Planificación del presupuesto del proyecto

El objetivo principal de esta actividad es asignar y autorizar los recursos monetarios necesarios para completar el proyecto. El principal resultado para determinar el presupuesto incluye la línea de base de desempeño de costos. No sólo especifica qué costes se producirán, sino también cuándo se producirán. Las entradas para determinar el presupuesto incluyen los siguientes métodos de presupuestación de gestión de proyectos:

• Estimaciones de costes de actividades
• Base para las estimaciones
• Línea base del alcance
• Calendario del proyecto
• Calendarios de recursos
• Contratos
• Activos del proceso organizativo

El salida de este proceso es

• Línea base de rendimiento de costes
• Necesidades de financiación del proyecto
• Actualización de los documentos del proyecto

La presupuestación del proyecto se realiza en paralelo con el proceso de programación del proyecto. Depende en gran medida de tres componentes –

• Estimación de costes
• Duración de las tareas
• Recursos asignados

Durante la presupuestación y el cálculo de costes del proyecto, el director del proyecto se comunica con diferentes personas responsables de la gestión de los esfuerzos de trabajo, así como de la estimación de los costes del proyecto.

Utilizará diversas perspectivas del proyecto como la estructura de desglose del trabajo del proyecto, las estimaciones de costes, los datos y registros históricos, la información sobre los recursos y las políticas.

Sin la evaluación de riesgos, el proceso de presupuestación no se completa. El proceso de evaluación de riesgos considera factores como la escasez de tiempo, la disponibilidad de recursos, la experiencia del equipo de desarrollo, la tecnología utilizada, etc. La evaluación de riesgos puede suponer una cantidad entre el 25 y el 30 por ciento del coste total del proyecto.

Plan de Gestión de la Calidad del Proyecto

El grupo de procesos de gestión de la calidad consta de tres procesos,

Plan de Calidad

El proceso de Plan de Calidad implica la identificación de los estándares de calidad que son relevantes para el proyecto y cómo cumplirlos. También incluye la identificación de métricas de calidad y medidas estándar para los procesos del proyecto, los requisitos de cumplimiento normativo, la funcionalidad del producto, la documentación, etc.

Las entradas del plan de gestión de la calidad incluyen

• Plan de gestión del proyecto
• Registro de partes interesadas
• Registro de riesgos
• Documentación de requisitos
• Factores ambientales de la empresa
• Activos del proceso organizativo

La resultado de la gestión de la calidad es

• Plan de gestión de la calidad
• Plan de mejora de los procesos
• Métricas de calidad
• Listas de control de la calidad
• Actualización de los documentos del proyecto

Aseguramiento de la calidad

Esta etapa incluye principalmente dos actividades, primero analizar la calidad del proyecto y mejorar la calidad del proyecto. Se trata de un proceso de auditoría de los requisitos de calidad y de los resultados de las mediciones de control de calidad para garantizar que el estándar de calidad se mantiene durante todo el proceso. La entrada para esto será la misma que la salida del plan de gestión de la calidad, mientras que la

La salida de este proceso será

• Solicitud de cambio
• Plan de gestión del proyecto
• Actualización de los documentos del proyecto
• Actualización de los activos del proceso de organización

Control de calidad

Se realizará para controlar la calidad a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Define cómo el estándar de calidad puede cumplir con los estándares de calidad definidos. El resultado de la Garantía de Calidad será la entrada para el Control de Calidad. Mientras que la salida será

• Mediciones de control de calidad
• Validación de cambios
• Entregables verificados
• Información sobre el rendimiento del trabajo
• Solicitud de cambio
• Proyecto plan de gestión del proyecto
• Actualización de los documentos del proyecto
• Actualización de los activos del proceso organizativo

Gestión de los recursos humanos del proyecto

La gestión de los recursos humanos incluye el proceso de organizar, gestionar y dirigir el equipo del proyecto. Se compone de las personas con funciones y responsabilidades asignadas para completar el proyecto. La gestión de RRHH se ocupará de cuatro procesos.

Desarrollar el plan de recursos humanos

Esta etapa define las funciones y responsabilidades del proyecto, los organigramas del proyecto y el plan de gestión del personal

La entrada para esto será

• Plan de gestión del proyecto
• Necesidades de recursos de actividad
• Factores ambientales de la empresa
• Activos del proceso organizativo

La salida para esto será

• Plan de gestión de recursos humanos

Adquirir el equipo del proyecto

Esta etapa confirma la disponibilidad del recurso humano y la obtención del equipo necesario para completar las actividades del proyecto. La entrada para esta etapa sería la salida de la etapa anterior. Mientras que el resultado de esta etapa sería

• Asignación del personal del proyecto
• Calendarios de recursos
• Actualización del plan de gestión del proyecto

Desarrollar el equipo del proyecto

En esta etapa, el enfoque es mejorar la eficiencia del equipo, la interacción de los miembros del equipo y mejorar el rendimiento general del equipo y del proyecto. La entrada para esta etapa sería el resultado de la etapa anterior. Mientras que el resultado de esta etapa sería

• Evaluación del rendimiento del equipo
• Actualización de los factores ambientales de la empresa

Gestionar el equipo del proyecto

Este proceso incluye el seguimiento del rendimiento de los miembros del equipo, la resolución de los problemas, la aportación de comentarios y la gestión de un equipo para optimizar el rendimiento del proyecto. La entrada para esta etapa sería el resultado de la etapa anterior. Mientras que la salida para esta etapa sería

• Solicitud de cambio
• Actualización del plan de gestión del proyecto
• Actualización de los documentos del proyecto
• Actualización de los factores ambientales de la empresa
• Actualización de los activos del proceso organizativo

Gestión de la comunicación del proyecto

Aquí, La comunicación del proyecto no significa interactuar verbalmente entre sí, sino transmitir la información relacionada con el proyecto de manera efectiva con el equipo del proyecto, las partes interesadas, los gestores del proyecto, etc. Debe abordar las acciones y evaluaciones de riesgo, los planes del proyecto, la gestión y las acciones de las reuniones, las revisiones y los recorridos, etc.

Este segmento cubre principalmente cinco áreas

Comunicación con las partes interesadas

Es el proceso de desarrollar un enfoque para comunicarse con las partes interesadas de manera eficiente y entender sus requisitos. La entrada para esto sería

• Plan de gestión del proyecto
• Registro de las partes interesadas
• Factores ambientales de la empresa
• Activos del proceso organizativo

Mientras que la salida para esto será

• Plan de gestión de las comunicaciones
• Actualización de los documentos del proyecto

Gestionar las comunicaciones

Es el proceso de almacenar, distribuir, recoger y recuperar la información del proyecto de acuerdo con un plan de comunicación. La entrada de esta etapa sería

• Factores ambientales de la empresa
• Activos del proceso organizativo
• Informes de rendimiento del trabajo
• Plan de gestión de las comunicaciones

Mientras que la salida sería

• Comunicaciones del proyecto
• Actualizaciones del plan de gestión del proyecto
• Actualizaciones de los documentos del proyecto
• Actualizaciones de los activos del proceso organizativo

Controlar las comunicaciones

Es el proceso de control y seguimiento de la comunicación durante todo el ciclo de vida del proyecto. La entrada para esta etapa sería

• Plan de gestión del proyecto
• Comunicaciones del proyecto
• Registro de incidencias
• Datos de rendimiento del trabajo
• Activos del proceso organizativo

Mientras que la salida de esta etapa sería

• Información sobre el rendimiento del trabajo información sobre el rendimiento del trabajo
• Solicitudes de cambio
• Actualización del plan de gestión del proyecto
• Actualización de los documentos del proyecto
• Actualización de los procesos organizativos

Resumen

La gestión de costes es el proceso de planificación y control del coste del proyecto de forma eficaz. La presupuestación de costes en la gestión de proyectos le ayuda a registrar y hacer un seguimiento de los gastos realizados tras el proyecto.

Para que su proyecto se complete en un plazo y presupuesto determinados, veremos qué factor de riesgo hay que mitigar en el siguiente tutorial.

La estimación del coste del proyecto y el presupuesto se definen como el proceso de aproximación al gasto total del proyecto.