«El cambio es inevitable», como dice el viejo refrán. En los proyectos de construcción, una afirmación más apropiada podría ser que «las órdenes de cambio son inevitables». Si el mero hecho de pensar en una orden de cambio le hace estremecerse, puede que sea el momento de revisar su proceso de órdenes de cambio.
Las órdenes de cambio no son algo a lo que haya que temer si se gestionan con éxito. Contar con un proceso de órdenes de cambio le permitirá identificar de manera eficiente la necesidad de órdenes de cambio y gestionarlas a medida que surjan en un proyecto.
Asegúrese de compartir su proceso de órdenes de cambio con sus clientes y subcontratistas para que todos estén en la misma página con respecto a cómo se deben iniciar y procesar las órdenes de cambio.
Aquí tiene algunos consejos para elaborar un proceso eficaz de órdenes de cambio:
Empiece por el contrato
Una orden de cambio es simplemente un apéndice o enmienda al contrato de construcción original y al alcance del trabajo y puede ser iniciada por el propietario o el contratista. Las órdenes de cambio suelen implicar la realización de trabajos adicionales debido a una serie de razones, como omisiones o errores en el alcance original de los trabajos o planos de construcción ambiguos. Los cambios en las condiciones de la obra, las sustituciones de materiales, las cuestiones normativas y los problemas de seguridad son otras razones por las que pueden ser necesarias las órdenes de cambio.
Lea detenidamente y comprenda el contrato de construcción, prestando especial atención a las cláusulas relativas a las órdenes de cambio. Pueden incluir requisitos sobre el plazo para iniciar una orden de cambio, la información y documentación específica requerida, así como el agente autorizado para aprobar la orden de cambio para los cambios iniciados por el contratista.
Algunos contratos pueden incluir lenguaje o cláusulas contradictorias con respecto a las órdenes de cambio. Una cláusula puede establecer que el trabajo de cambio no puede comenzar sin tener una orden de cambio escrita y aprobada, mientras que también incluye un lenguaje en el contrato que permite al propietario solicitar trabajo adicional sin un acuerdo en su lugar. Asegúrese de abordar estas cuestiones antes de ejecutar un contrato con el propietario.
Revisar los planos y las especificaciones
Esta parte de su proceso de órdenes de cambio debe coincidir con su revisión del contrato de construcción. Cualquier ambigüedad en los planos o errores u omisiones en el ámbito de aplicación debe abordarse con el propietario y el arquitecto para corregirlos y mitigar la necesidad de órdenes de cambio más adelante en el proyecto.
No revisar e identificar cualquier problema con el ámbito de aplicación del trabajo, los planos y las especificaciones conducirá a órdenes de cambio innecesarias más adelante. No hacer la debida diligencia es un gran error. Esto incluye la comprensión de las condiciones actuales de la obra y anticipar y abordar cualquier problema que pueda surgir en el camino, como la escasez de material o de mano de obra, es un paso importante en la fase de pre-construcción y en su proceso de orden de cambio.
No ignore o retrase las órdenes de cambio
Independientemente de si el cambio es iniciado por el propietario o el contratista, deben ser manejados tan rápidamente como sea posible. Ignorar o retrasar una orden de cambio puede ser desastroso para un proyecto de construcción. Aplazar una orden de cambio hasta una fase avanzada del proyecto puede dar lugar a un calendario excesivo y a enormes sobrecostes.
Una vez iniciada una orden de cambio, hay que negociar rápidamente el coste, obtener la autorización para comenzar el trabajo por escrito, realizar ajustes en el calendario y ponerse en marcha con el trabajo modificado. Retrasar las solicitudes puede conducir a un retraso en el trabajo de la orden de cambio o requerir que se realicen costosos trabajos para acomodar los cambios.
Cuando se solicita una orden de cambio, es posible que también tenga que alterar su programa y trabajo actual mientras se negocia la orden de cambio para evitar retrasarse en los plazos del contrato que está cumpliendo actualmente.
Comuníquese con todas las partes involucradas
Parte de su proceso de orden de cambio debe incluir la comunicación con todas las partes involucradas en el proyecto. La discusión debe comenzar con la identificación de la razón del cambio solicitado y cómo se gestionará. Las disputas sobre las órdenes de cambio pueden magnificarse si no se gestionan adecuadamente.
Trabaje con el agente autorizado del propietario para definir cuidadosamente el nuevo alcance del trabajo y discutir cómo afectará al calendario de construcción actual y al rendimiento. Asegúrese de que está en la misma página con el propietario en lo que respecta a las expectativas de cómo procederá el trabajo cuando se necesiten órdenes de cambio.
También tendrá que sentarse con sus subcontratistas para hacer ajustes en sus calendarios y plazos. Discuta cómo el cambio en el alcance puede impactar directa o indirectamente en el trabajo que están realizando y si es necesaria o no una orden de cambio en el alcance del trabajo para el que están contratados. Asegúrese de que los flujos de trabajo están claramente definidos para que todos los implicados entiendan su papel en el trabajo modificado y que lo integren en su calendario.
Manteniendo a todo el mundo al día sobre el proceso de la orden de cambio y el trabajo que se está modificando, puede integrar el trabajo de la orden de cambio en el calendario de su proyecto y minimizar el impacto que podría tener en la finalización del proyecto.
Negociación de la orden de cambio
El último paso en el proceso de la orden de cambio antes de comenzar el nuevo trabajo es la negociación de la orden de cambio. Este puede ser un proceso complicado porque pueden surgir disputas sobre si existe un cambio real en el alcance del contrato. También pueden surgir problemas sobre un acuerdo de costes y sobre si es necesario ajustar las extensiones del plazo original.
Lo primero que hay que hacer es trabajar con el propietario para establecer cómo se estimará el trabajo adicional y acordar un coste. Esto puede hacerse mediante precios unitarios, precios por tiempo y materiales o como un coste global. Puede que esto ya esté establecido en los documentos del contrato o puede que tenga que trabajar con el propietario para encontrar una solución de mutuo acuerdo.
Lo siguiente que tiene que resolver es si se necesita o no una ampliación del plazo como resultado de la orden de cambio. No tenga miedo de hacer retroceder, especialmente en las órdenes de cambio iniciadas por el propietario, si el trabajo adicional que se solicita requerirá tiempo adicional para completarse más allá del plazo establecido en el contrato original.
Documente todo
Evite disputas y reclamaciones documentando cada paso del proceso de la orden de cambio. Una buena manera de hacerlo es crear plantillas para iniciar y solicitar órdenes de cambio. Mantenga registros escritos de toda la comunicación entre usted y el propietario en relación con la orden de cambio. No comience ningún trabajo de orden de cambio sin un documento autorizado, firmado y ejecutado por el propietario que cubra los costes y cualquier otro término negociado.
Una vez que comience a trabajar en una orden de cambio, documente el trabajo que se está realizando, incluyendo los costes de tiempo y material. Asegúrese de compartir estos documentos con el propietario y discutir cualquier problema que pueda surgir en el camino.
Un buen proceso de órdenes de cambio estableció un método para gestionar las órdenes de cambio en todos sus proyectos. Independientemente de la complejidad o el número de órdenes de cambio, cada uno se maneja de manera consistente y uniforme.
Una vez que el proceso se establece, se puede evaluar y modificar para que sea lo más ágil posible.
Para obtener más información sobre la gestión de órdenes de cambio, echa un vistazo a una guía rápida para la gestión de órdenes de cambio.
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