Diseño organizativo: Una guía completa

El diseño organizativo es tanto un arte como una ciencia. El proceso de creación de un sistema en el que las personas puedan trabajar juntas para lograr objetivos comunes es muy complejo y no hay una sola manera de hacerlo bien. En este artículo, explicaremos qué es el diseño organizativo, qué impulsa el diseño organizativo, cómo diseñar una organización y cómo se puede medir un diseño eficaz en términos de efectividad organizativa. Entremos en materia:

Contenidos
¿Qué es el diseño organizativo? Una definición
Cinco principios de diseño organizativo
Cinco factores que afectan al diseño organizativo
Eficacia organizativa
Conclusión
FAQ

¿Qué es el diseño organizativo? Una definición

Para empezar una definición técnica: El diseño organizacional es la administración y ejecución del plan estratégico de una organización. Esto significa que la estrategia de la organización determina el diseño organizativo óptimo. Además, también significa que no existen realmente las mejores prácticas de diseño organizativo. El diseño organizativo consiste más bien en crear el mejor ajuste entre las opciones estratégicas de la organización y el entorno organizativo.

Esto se representa en la figura siguiente. El diseño organizativo viene determinado por la dirección estratégica de la empresa, es decir, la visión, la misión y los objetivos de la empresa. Éstos conducen a las estrategias con las que la empresa compite y que se habilitan a través del diseño organizativo.

Por ejemplo, la empresa A opera en un mercado establecido y busca mantener su posición. Esta empresa tendrá una estrategia de liderazgo de bajo coste centrada en la eficiencia. En términos de diseño organizativo, esta empresa tendrá una autoridad fuerte y centralizada, un control estricto y muchos procedimientos operativos estándar.

La empresa B es una organización innovadora y de rápido crecimiento que hace hincapié en el aprendizaje. Esta empresa tendrá un diseño más fluido y flexible, una estructura mucho más descentralizada, un control poco estricto, los empleados trabajan directamente con los clientes y son recompensados por la creatividad y la asunción de riesgos.

En la empresa A, la asunción de riesgos y el fracaso son castigados, mientras que en la empresa B, es mucho más probable que se premie, se evalúe y se utilicen los aprendizajes del proyecto fallido como trampolín para un nuevo proyecto.

Los 5 principios de diseño organizativo

Una de las cosas más difíciles en el diseño organizativo es sobre qué estamos diseñando. La respuesta obvia sería «la organización». Sin embargo, ¿qué es exactamente lo que estamos diseñando sobre la organización? Aquí es donde entran en juego los cinco principios de diseño organizativo.

Nuestro punto de partida para esto es el libro de Goold &Campbell Designing Effective Organizations. Goold y Campbell proponen cinco principios de diseño organizativo. El diseño organizativo es un tira y afloja entre estos cinco principios. Cada principio tiene su propia prueba para ver si la situación actual es válida.

Esto será un poco complicado, ¡así que aguanta! Más adelante lo concretaremos con diferentes ejemplos.

1. Principio de especialización. Este principio establece que deben existir fronteras para fomentar el desarrollo de habilidades especializadas. La prueba aquí es si las culturas especializadas, que son entidades que tienen que ser diferentes del resto de la organización, tienen suficiente protección de la influencia de la cultura dominante.
2. Principio de coordinación. Este principio establece que las actividades que se realizan deben ser coordinadas en una sola unidad. Esta unidad puede ser una unidad de negocio, una función de negocio, una unidad superpuesta (de coordinación horizontal), una subunidad de negocio, una unidad de recursos básicos, una unidad de servicios compartidos, una unidad de proyecto o una unidad matriz. La prueba es que la coordinación entre departamentos debe ser difícil. Estos «enlaces difíciles» son enlaces en los que una red normal no proporcionará beneficios de coordinación. En ese caso, hay que facilitar la coordinación o poner la responsabilidad dentro de una sola unidad. Hay muchas unidades diferentes que pueden utilizarse en el diseño organizativo, como mostraremos a continuación.
3. Principio de conocimiento y competencia. Este principio establece que las responsabilidades deben ser asignadas a la persona o equipo más apto para hacerlas. Esto significa que las tareas son retenidas por los niveles superiores en función de sus conocimientos y ventajas competitivas. Si no es así, deben situarse más abajo en la organización.
   Esto significa que el director general no debe participar en todas las decisiones, sobre todo en las que implican a especialistas con muchos más conocimientos sobre la materia. El director general está ahí para el panorama general y para equilibrar las decisiones complejas que afectan a la organización y a la estrategia.
4. Principio de control y compromiso. Este principio consiste en tener un control efectivo, por un lado, y mantener el compromiso y la implicación, por otro. Se trata siempre de un equilibrio. La prueba aquí es tener un proceso de control que esté alineado con la responsabilidad de la unidad, que sea rentable de implementar y que motive a las personas de la unidad.
   Esto significa que el director general no está dando el «visto bueno» a la decisión de compra de un teclado de 30 dólares – esto sería altamente desmotivador y el control sobre estos pequeños gastos debería ponerse más abajo en la organización para ser adaptable de todos modos.
5. Principio de innovación y adaptación. Este principio establece que las estructuras organizativas deben ser lo suficientemente flexibles para adaptarse a un mundo en constante cambio. La prueba aquí es que el diseño organizativo ayudará al desarrollo de nuevas estrategias y a adaptarse a los cambios futuros. Más adelante en este artículo, daremos un estudio de caso de una organización que no fue capaz de adaptarse a un entorno rápidamente cambiante, perjudicando sus procesos internos y sus resultados.

Estos cinco principios se ven afectados por diferentes factores del entorno interno y externo de la organización. Antes hemos hablado de la estrategia. La empresa A mencionada anteriormente tenía como objetivo mantener su cuota de mercado y optimizar su margen de beneficios. Esta empresa se beneficiará de (1) una mayor especialización para reducir las ineficiencias, (2) una menor coordinación, (3 & 4) la responsabilidad y el control recaen más alto en la organización, y (5) la estructura organizativa será más rígida.

Estos cinco principios permiten a un diseñador organizativo (re)diseñar y alinear la organización con los factores clave que afectan al diseño organizativo.

Cinco factores que afectan al diseño organizativo

Hay cinco factores que afectan en gran medida al diseño organizativo. Estos factores son:

1. Estrategia. La estrategia dicta las prioridades estratégicas de una organización. Es el factor que más influye en la estructura y el diseño organizativo.
2. Entorno. El entorno en el que opera una empresa influye en su estrategia pero también dicta cómo se posiciona. En un entorno que cambia rápidamente, la organización tiene que diseñar para ser más flexible, o adaptable, mientras que en un entorno estable la organización puede optimizar la eficiencia.
3. Tecnología. La tecnología de la información es un elemento clave para la toma de decisiones. El estado de la tecnología de la información también influye en el diseño de la organización. Cuando los sistemas están en su lugar y la toma de decisiones se basa en los datos, la estructura organizativa y el diseño – incluyendo el potencial de control jerárquico – será diferente de una organización donde la mayoría de los datos se almacenan en hojas de Excel sin organizar.
4. Tamaño & ciclo de vida. El tamaño y el ciclo de vida de la organización también influyen en la estructura y el diseño de la misma. Una empresa de 20 personas tiene desafíos muy diferentes cuando se trata de diseño en comparación con una empresa de 200.000 personas.
5. Cultura. La cultura organizacional es otro elemento clave que impacta en la estructura y el diseño organizacional – y, viceversa, el diseño también impacta en la cultura.

Cuando una organización está estructurada y diseñada de una manera que se ajusta a su propósito, dará como resultado la efectividad organizacional. La eficacia organizativa incluye la obtención de recursos con los que la empresa compite (es decir, la empresa tiene las capacidades para ser competitiva), la eficiencia (es decir, la optimización de los recursos necesarios para alcanzar los objetivos, lo que significa que hay un proceso operativo fluido con poco despilfarro) y la efectividad (es decir, el logro de los objetivos estratégicos).Es decir, la consecución de los objetivos estratégicos).

En la siguiente sección, repasaremos cada uno de estos cinco factores, explicando cómo influyen en el diseño organizativo.

Estrategia

La estrategia organizativa es el punto de partida más importante para la estructura y el diseño de la organización. Va más allá del alcance de este artículo explicar cómo se crea una estrategia – tenemos un gran artículo sobre la estrategia de RRHH en caso de que quiera comprobarlo.

Michael E. Porter propuso que las organizaciones pueden competir a través de un coste más bajo o a través de la capacidad de ofrecer productos y servicios distintivos que tengan un precio superior. El segundo paso consiste en determinar si la organización tiene un alcance estrecho o amplio. Esto significa que la organización compite en muchos o en determinados segmentos de clientes.

Esto dio lugar al marco de estrategias competitivas de Porter, en el que se identifican cuatro estrategias competitivas: liderazgo en costes, enfoque en costes, diferenciación y diferenciación enfocada.

Diferentes estrategias justifican un diseño organizativo diferente. Por ejemplo, tomemos una empresa de bebidas que vende licor de whisky premium. En este caso, el objetivo es un segmento de mercado específico (clientes adinerados que beben whisky) con estrategias de diferenciación que implican una fuerte marca.

En esta organización, la producción puede ser una unidad de negocio especializada centrada en una cosa: producir un producto tecnológico especializado para los DJs. Existe cierta especialización en el departamento de producción, pero la verdadera innovación se produce dentro de los equipos de producto especializados en los que I+D y marketing están en constante contacto con los clientes para desarrollar nuevas características y productos que el mercado necesita.

De forma similar, las ventas y el marketing son unidades de negocio. Tienen diferentes unidades superpuestas que cooperan y se coordinan horizontalmente bajo ellas, por ejemplo, marca y patrocinios, marketing digital, relaciones públicas, vídeo/multimedia. Estas unidades colaboran mucho entre sí y están constantemente en contacto con el mercado, lo que da lugar a una gran coordinación. Los especialistas tienen una gran responsabilidad y, aunque existe un procedimiento formal de aprobación de las campañas de marketing, muchas de las campañas se llevan a cabo en equipos de proyecto descentralizados formados por personas de varias unidades superpuestas que se comunican entre sí con frecuencia, ya que el mercado es un nicho en el que el marketing debe estar bien coordinado.

Compárese esto con una estrategia de liderazgo de bajo coste y amplio objetivo. Tomemos como ejemplo una empresa de producción de jabones. Producen cientos de jabones y, aunque hacen algo de marketing y ventas a tiendas minoristas para algunas de sus líneas, la mayoría de los jabones se producen para marcas externas. La estructura organizativa está muy aislada y no se espera que cambie.

Cuando aplicamos esto a los cinco principios de diseño organizativo, hay: (1) alta especialización entre la producción y las ventas, (2) se requiere poca coordinación, (3 & 4) el conocimiento y el control están relativamente altos en la organización y hay (5) poca colaboración requerida entre los departamentos. De hecho, cuando se introduce una nueva línea de jabón, los detalles se comunican al departamento de producción y, tras unas cuantas pruebas, la empresa está preparada para producir ese jabón durante años.

Entorno

El entorno también influye en la estructura y el diseño de la organización. La industria, las materias primas, el mercado (laboral), las influencias gubernamentales (internacionales) y socioculturales configuran el diseño necesario en diferentes grados.

El factor más importante es la estabilidad ambiental. Hay dos dimensiones que influyen en la estabilidad ambiental:

• Dimensión simple-compleja. Se refiere al grado de influencia de los factores externos sobre la organización y la competencia. Son múltiples en el caso de grandes empresas como AT&T y British Telecom, en las que actúan todos los factores mencionados anteriormente. En comparación, una ferretería familiar en un suburbio se enfrenta a una baja complejidad del entorno.
• Dimensión estable-inestable. Se refiere a los elementos del entorno que son dinámicos. Las grandes marcas de consumo como McDonald’s están influenciadas por los medios de comunicación online. Son muy visibles en plataformas como Twitter, Instagram y TikTok, y un solo tuit o publicación en un blog puede dañar enormemente una marca. Por otro lado, las empresas de servicios públicos han sido estables durante mucho tiempo. Por ejemplo, las bibliotecas públicas de Estados Unidos entre los años 70 y 2000. Estas fueron financiadas por la ciudad local, el condado, el estado y el gobierno federal.

Un entorno altamente estable y similar justifica procesos organizativos estandarizados y no dinámicos. Algunos ejemplos son los productores de jabón o los fabricantes de envases. Por otro lado, un entorno altamente inestable y complejo requiere que la organización se adapte constantemente. Algunos ejemplos son los fabricantes de chips y las empresas aeroespaciales.

Tecnología

La tecnología influye en gran medida en el diseño organizativo. Lo vimos con la crisis de la COVID, en la que muchas empresas se digitalizaron sin esfuerzo y algunas incluso cerraron sus oficinas.

WordPress, una popular plataforma de blogs, tiene una plantilla 100% remota. Esto es posible gracias al amplio uso de la tecnología y a la colaboración impulsada por la tecnología.

La tecnología de la información también permite a las organizaciones descentralizarse más, mejorar la coordinación horizontal a través de las intranets, y la colaboración externa se hace posible a través de las extranets. De hecho, Slack, una de las herramientas de colaboración más utilizadas permite que los colaboradores internos y externos se unan al mismo equipo a través de diferentes canales internos y externos, permitiendo una comunicación rápida.

Tamaño &ciclo de vida

El tamaño es otro factor que impacta en el diseño organizacional. Las organizaciones pequeñas suelen ser receptivas, flexibles, planas, orgánicas y emprendedoras. Las grandes organizaciones crean valor a través de la eficiencia, tienen un alcance global y una marca, un mercado más estable y ponen más énfasis en los directivos. Esto conduce a diferentes opciones de diseño organizativo.

A medida que las organizaciones crecen, pasan por diferentes etapas de desarrollo. Saber en qué etapa se encuentra una organización ayuda a detectar desajustes entre los objetivos y la estrategia de la organización y la estructura organizativa. Además, ayuda a identificar qué crisis es probable que afronte la organización.

Cultura

Cada organización tiene su propia cultura única basada en sus valores, suposiciones, creencias, actitudes, sentimientos, historias, héroes, símbolos, lenguaje y hábitos. Estas culturas se resumen mejor en el marco de valores en competencia.

Este marco propone que hay una serie de valores en competencia en una organización: flexibilidad frente a estabilidad, y un enfoque interno frente a externo. Los valores compiten, lo que significa que no es posible ser a la vez estable y flexible, o estar centrado tanto en lo interno como en lo externo.

Las diferentes culturas conducen a diferentes estructuras organizativas. Una organización centrada en lo interno tendrá más colaboración, mientras que una organización centrada en lo externo tendrá más grupos de proyectos y unidades de negocio orientados al cliente.

De manera similar, una organización altamente estable tiene unidades de negocio claramente definidas, mientras que una organización flexible tiene unidades superpuestas horizontales mucho más centradas en el mercado que utilizan diferentes especialistas para crear valor para el cliente.

Eficacia organizativa

Una vez que se ha creado un diseño organizativo apropiado para los cinco factores que hemos mencionado anteriormente, el resultado es una organización eficaz. Esto significa una organización que es capaz de alcanzar su misión y sus objetivos.

La eficacia organizativa es difícil de medir. Sin embargo, cuando la entendemos bien, las señales en la organización pueden proporcionarnos información sobre las mejoras para la organización. Concluyamos este artículo con tres enfoques para medir la eficacia organizativa.

Los enfoques se corresponden con diferentes fases del proceso de producción. Se trata de un modelo de entrada – proceso – salida (IPO). En cada fase se puede medir la eficacia organizativa.

1. El primer indicador de la eficacia organizativa es el enfoque basado en los recursos. Este enfoque examina los insumos y evalúa la eficacia mediante la evaluación de si la organización obtiene efectivamente los recursos necesarios para un alto rendimiento.
2. El enfoque del proceso interno examina el proceso de producción y evalúa la eficacia utilizando la salud interna y la eficiencia económica. Los ejemplos incluyen una cultura sólida, una comunicación de confianza, una toma de decisiones rápida, una comunicación sin distorsiones y una interacción entre la organización y sus partes.
3. El tercer indicador es el enfoque de objetivos. Este enfoque evalúa la eficacia observando el grado de consecución de los objetivos de la organización. La clave aquí es centrarse en los objetivos operativos, ya que son más fáciles de especificar y medir.

Para saber más sobre el ajuste de la eficacia organizativa, consulte nuestra guía sobre desarrollo organizativo.

Estudio de caso

Para ilustrar esto, permítame compartir este estudio de caso sobre una empresa de producción de granos de café. Esta empresa lucha ocasionalmente por suministrar los granos de café necesarios para la producción. Esto provoca problemas de suministro y, después de que la empresa no haya alcanzado sus últimos objetivos de ventas trimestrales, se inicia una investigación.

Resulta que hay un desajuste entre el panorama político cada vez más inestable de los países productores de café, que provoca interrupciones en el suministro, y la estructura organizativa fija. Una investigación más profunda de los procesos de toma de decisiones, muestra que las decisiones de cambiar las líneas de suministro tienen que ser aprobadas en el nivel C, lo que lleva a un retraso en la capacidad de toma de decisiones. Estos contratiempos son la principal razón por la que no se alcanzaron los objetivos de ventas trimestrales.

Para solucionarlo, la organización decide situar la responsabilidad de partes de la gestión de la cadena de suministro y de los departamentos de compras en un nivel inferior de la organización. Esto conduce a una toma de decisiones más rápida y, por lo tanto, hace que la organización sea más flexible para responder a los cambios en el entorno externo.

En este estudio de caso, observamos síntomas en los tres niveles: la entrada, el proceso y la salida. En un sistema ideal, usted querrá reconocer estos síntomas en el nivel de entrada o proceso antes de que afecten al resultado. Esto se puede hacer mediante la implementación de salvaguardas y la creación de un sistema de alerta temprana.

Conclusión

Y con esto terminamos este artículo sobre el diseño organizativo, en el que hemos revisado los cinco principios clave del diseño organizativo, que son la coordinación, la especialización, el conocimiento y la competencia, el control y el compromiso, y la innovación y la adopción.

Hay una serie de factores que influyen en estos principios. Entre ellos se encuentran la estrategia organizativa, el entorno externo, la tecnología, el tamaño de la organización & el ciclo de vida y la cultura. Estos factores ejercen presión sobre los diferentes principios de diseño organizativo.

La configuración de estos cinco principios determina cómo será la organización. Una organización alta en coordinación estará altamente conectada pero a costa de la especialización. Una organización alta en control y compromiso estará perdiendo en innovación y adopción.

Al final, el diseño y la estructura de la organización consisten en tomar decisiones equilibradas que darán a la organización una ventaja competitiva y que la ayudarán a alcanzar sus objetivos.

Es imposible cubrir todo en esta guía. Si tiene alguna pregunta o adición, ¡no dude en comentar a continuación!

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