Por Safety Management Group
Cuando la mayoría de la gente piensa en la seguridad industrial, las imágenes que le vienen a la mente son las de la enorme maquinaria de las fábricas, los peligros inherentes a las obras de construcción o el potencial destructivo de las herramientas eléctricas.
En comparación, los entornos de oficina parecerían ser refugios seguros, pero en realidad no es así. Cada año, decenas de miles de trabajadores de oficina sufren lesiones o problemas de salud relacionados con el trabajo que les hacen perder tiempo. Aunque el potencial de lesiones puede no ser tan dramático como en una fábrica o en una gran obra de construcción, puede ser igual de costoso para los empresarios. Y las estrategias relacionadas con la seguridad que han demostrado ser exitosas en los entornos industriales son igualmente aplicables cuando se trata de prevenir problemas de tiempo perdido en la oficina. En este artículo, repasaremos los mayores riesgos y las estrategias prácticas para reducir al mínimo las lesiones y las enfermedades.
Resbalones y caídas
Si no cree que los resbalones, los tropezones y las caídas son problemas importantes en las oficinas, tenga en cuenta que el Consejo Nacional de Seguridad ha informado de que las personas tienen dos veces y media más probabilidades de sufrir una caída incapacitante en un entorno de oficina que en cualquier otra parte del lugar de trabajo. De hecho, los resbalones, las caídas y los tropezones son la fuente más común de lesiones en la oficina, y casi todas se pueden prevenir.
Uno de los principales factores de este tipo de lesiones es que los trabajadores utilizan formas inadecuadas para alcanzar objetos en lugares altos. A menudo, se suben a sillas de oficina que ruedan por debajo de ellos. Los empleados que necesiten acceder a objetos situados en estanterías altas o en armarios altos deben utilizar escaleras de mano (y recordar que nunca deben subir más de lo indicado en la escalera). Los escritorios, las mesas y otros tipos de muebles son sustitutos inseguros de las escaleras.
Otro factor importante en los tropiezos y las caídas es el cableado que pasa por las zonas de tránsito o está cerca de ellas. Cualquier cableado que no esté instalado permanentemente debe estar protegido para que los pies de los trabajadores no se enreden.
Por último, la elección de los suelos desempeña un papel clave en los resbalones y las caídas. Los bordes inclinados de las alfombras o felpudos invitan a tropezar. Las superficies como las baldosas y el terrazo pueden volverse resbaladizas cuando están mojadas o con polvo. Además de una limpieza adecuada, el uso de alfombras en las puertas exteriores evitará que los trabajadores y los visitantes sigan la pista de la lluvia y la nieve, que pueden contribuir a crear condiciones resbaladizas.
Colisiones y obstáculos
Otro factor que contribuye a los tropiezos y las caídas es el desorden que puede encontrarse junto a los escritorios, en los pasillos, en el interior de las zonas de almacenamiento y en cualquier otro lugar que parezca estar «fuera del camino». Un trabajador que está concentrado en una tarea puede no mirar hacia abajo y darse cuenta del peligro a tiempo para evitar una caída. Los cajones de archivos y escritorios que se dejan abiertos también están preparados para herir a trabajadores desprevenidos.
Incluso los propios trabajadores pueden ser un peligro. Las esquinas ciegas o las paredes de los cubículos pueden impedir que los trabajadores se vean entre sí al salir a los pasillos u otras zonas comunes. La colocación de espejos convexos en dichas intersecciones puede minimizar este tipo de colisiones.
Mal uso del equipo
Ya hemos mencionado los peligros de utilizar las sillas de oficina como taburetes, pero las sillas también pueden ser peligrosas de otras maneras. Las sillas con ruedas suelen estar diseñadas para realizar pequeños movimientos en un área limitada. Recorrer zonas amplias invita a la posibilidad de chocar o tropezar con obstáculos. Inclinarse hacia atrás en una silla con ruedas puede hacer que se vuelque.
Las sillas y los escritorios se desgastan como cualquier otro tipo de equipo, pero las empresas suelen ser reacias a sustituirlos cuando lo hacen. Sin embargo, las ruedas y otras piezas rotas o ausentes pueden hacer que una silla o un escritorio sean peligrosamente inestables. Para evitar accidentes causados por equipos dañados, éstos deben inspeccionarse con regularidad, y cualquier deficiencia debe repararse o sustituirse inmediatamente.
Las herramientas de oficina que ahorran tiempo también pueden causar lesiones cuando se utilizan de forma descuidada o incorrecta. Las cuchillas de las cortadoras de papel son extremadamente afiladas y pueden causar graves lesiones a un usuario incauto. Las tijeras o los lápices afilados que se guardan sin pensar pueden pinchar a un trabajador que mete la mano en un cajón. Los cortes y pinchazos deben tratarse adecuadamente para reducir la posibilidad de infecciones.
Apilar y levantar
Apilar cajas de archivo y otros materiales puede ser conveniente, pero también puede crear un peligro importante en la oficina. Si un empleado tropieza con la pila, ésta puede volcarse y caer sobre alguien. El apilamiento de materiales también aumenta la probabilidad de que un empleado levante o recoja los materiales de forma incorrecta, lo que puede provocar un esguince o una lesión del tipo de la mancha.
Por esa razón, es importante almacenar los materiales de forma adecuada, y asegurarse de que no están colocados a una altura tal que supongan un peligro. Una vez más, si los empleados tienen que acceder a algo en un lugar alto, deben utilizar una escalera adecuada para la tarea. Los objetos pesados deben guardarse siempre en el suelo o cerca de él, para que sea menos probable que caigan sobre el pie del trabajador.
Estresores repetitivos
Gracias a la tecnología, los trabajadores son menos activos físicamente que en generaciones pasadas. Muchos trabajos de oficina implican ocho horas frente a una pantalla de ordenador y poco movimiento más allá de manipular un ratón. Aunque esto ha hecho maravillas en la productividad, también ha provocado un aumento espectacular de las lesiones relacionadas con los movimientos repetitivos y otros factores ergonómicos. Para complicar el problema, muchas de esas lesiones se acumulan con el tiempo y no son fáciles de detectar en el día a día.
La clave para evitar las lesiones es adoptar un enfoque proactivo. Invertir en equipos que ofrezcan la ergonomía adecuada y formar a los empleados para que los utilicen correctamente hará algo más que reducir las lesiones con pérdida de tiempo: puede mejorar la moral y la productividad. No caiga en la tentación de comprar sillas y escritorios de oficina sólo por el precio, porque puede acabar pagando mucho más en el futuro cuando los trabajadores pierdan semanas para el tratamiento de las lesiones.
Iluminación deficiente
La iluminación de la oficina puede no parecer un peligro, pero puede contribuir significativamente a una serie de riesgos y enfermedades. Un problema evidente es la iluminación inadecuada que oculta los peligros. Un ejemplo es la mala iluminación de los pasillos y los almacenes.
Pero uno de los problemas menos reconocidos relacionados con la iluminación de las oficinas es el de las zonas en las que se realizan las tareas. Una iluminación deficiente en las oficinas puede contribuir a que se produzcan problemas de visión, como la fatiga visual y los correspondientes dolores de cabeza a corto plazo, y a que se deteriore la visión si el problema no se corrige. También puede ser un factor que aumente el estrés de los trabajadores, lo que puede reducir la productividad y aumentar la susceptibilidad a las enfermedades. Una iluminación de oficina mal diseñada también crea sombras y deslumbramientos. Algunos expertos en visión recomiendan reducir la dependencia de las luces superiores brillantes y utilizar más la iluminación de tareas en cada puesto de trabajo.
Las pantallas de los ordenadores son una fuente importante de problemas relacionados con la visión. Colocar los monitores ligeramente por debajo del nivel de los ojos y a unos 60 centímetros de la cara de los trabajadores puede reducir la fatiga visual, al igual que eliminar las fuentes de deslumbramiento y utilizar fuentes más grandes en la pantalla. Muchos optometristas recomiendan ahora gafas especiales para los usuarios frecuentes de ordenadores. Sin embargo, una de las mejores armas contra la fatiga visual es también una de las más sencillas: seguir la directriz de la OSHA de alejarse 10 minutos de la pantalla por cada hora que se pase frente a ella.
Contaminación acústica
Las oficinas pueden ser lugares sorprendentemente ruidosos. Aunque los niveles de ruido con los que se encuentran los trabajadores no suelen ser lo suficientemente intensos como para provocar una pérdida de audición, pueden ser un factor clave que contribuya al estrés y reste moral.
Diseñar las oficinas para separar a los trabajadores de equipos ruidosos como impresoras y equipos de ventilación puede ayudar. Además, aumentar la distancia entre los puestos de trabajo o utilizar materiales que absorban el ruido, como las paredes de los cubículos, las alfombras y las baldosas acústicas, también puede reducir el volumen.
Peligros de incendio
Las oficinas contienen más peligros de incendio de lo que la mayoría de los directores creen. Además, más allá del potencial de lesiones y muerte, los incendios en las oficinas pueden destruir documentos y equipos valiosos, por lo que la prevención contra los incendios debe ser una alta prioridad. Muchos de los materiales utilizados en las oficinas son altamente combustibles, y algunos emiten humos tóxicos cuando se queman.
Los directores deben realizar inspecciones periódicas para identificar los riesgos de incendio y las formas de minimizarlos. Esto puede incluir desde la comprobación de todos los cables que se conectan a las tomas de corriente hasta asegurarse de que los extintores son fácilmente accesibles. Los defectos eléctricos son una de las principales causas de los incendios en las oficinas, así que preste especial atención a la integridad de los alargadores y el cableado, y asegúrese de que los equipos eléctricos (especialmente los calefactores) no estén peligrosamente cerca de elementos combustibles.
La formación de los empleados también es fundamental. ¿Cuántos trabajadores de su oficina han recibido formación sobre el uso básico de los extintores? Mientras que ese tipo de formación es un requisito normal para los trabajadores de la construcción y la fabricación, es raro que las empresas esperen lo mismo de su personal de oficina.
Salida segura
En caso de emergencia, los trabajadores deben poder salir de la oficina de forma inmediata y segura. Por eso es importante asegurarse de que las puertas cortafuegos y las vías de escape no queden bloqueadas por muebles o cajas. Las salidas de emergencia también deben estar debidamente señalizadas, y todos los empleados deben saber dónde se encuentra la salida más cercana.
Pocas empresas realizan periódicamente simulacros de incendio para asegurarse de que los empleados conocen las formas más seguras de salir en caso de emergencia, o dónde reunirse una vez fuera para que los directivos puedan realizar un recuento preciso. Tomarse el tiempo para hacerlo al menos dos veces al año podría salvar vidas en caso de emergencia.
Toxinas ambientales
Como las empresas y los gestores de edificios han trabajado para reducir los costes energéticos, los edificios de oficinas se han vuelto mucho más «herméticos», con menos oportunidades para que el aire se filtre dentro y fuera. Al mismo tiempo, los trabajadores están expuestos a una amplia gama de sustancias potencialmente tóxicas, que van desde los productos químicos desprendidos por el suelo y los muebles hasta el tóner utilizado en las fotocopiadoras.
Es importante garantizar que haya una ventilación adecuada para proporcionar a los trabajadores aire fresco y niveles correctos de humedad durante sus turnos, y para minimizar los riesgos que presentan los productos químicos. Al igual que en las obras de construcción se exponen las hojas de datos de seguridad de los productos químicos peligrosos que pueden encontrar los trabajadores, en las oficinas hay que asegurarse de que los trabajadores estén informados sobre dichos materiales.