Comunicación organizacional: 9 pasos para crear una estrategia exitosa

La comunicación organizacional es uno de los requisitos esenciales para construir un negocio exitoso. Su impacto en el compromiso de los empleados, la colaboración, la confianza en el lugar de trabajo y la experiencia de los empleados hace que sea una parte importante de toda estrategia en el lugar de trabajo.

📚Descarga nuestro eBook «10 principios de la comunicación moderna con los empleados» y aprende a comunicarte con el empleado moderno en la era digital actual.

En este blog, repasaremos algunos de los beneficios más importantes de construir una comunicación organizacional efectiva, así como los pasos necesarios para implementar una estrategia de comunicación organizacional exitosa.

¿Qué es la comunicación organizacional?

La comunicación organizacional incluye la comunicación formal e informal en toda una organización, incluyendo la comunicación entre los empleados y la comunicación entre empleados y directivos.

Podemos dividir la comunicación organizacional en 4 tipos principales:

Comunicación formal

Ser formal, claro y específico es una gran manera de asegurar un flujo adecuado de información en el lugar de trabajo. Con la comunicación formal, todos están informados y alineados con los objetivos de la empresa.

Este tipo de comunicación también es necesario para cumplir con los requisitos legales. Por ejemplo, las disposiciones de trabajo, así como las normas y directrices de seguridad, deben comunicarse a los empleados de manera formal (correos electrónicos, documentos impresos).

Comunicación informal

Como habrá adivinado, este tipo de comunicación es lo contrario de la comunicación formal. También se conoce como «comunicación de parra». En esencia, incluye diálogos, charlas, conversaciones telefónicas, así como las «charlas en el refrigerador» que suelen tener lugar cerca de la cafetera y que no se basan en ninguna formalidad.

Una de las principales ventajas de la comunicación informal es el hecho de que es una forma más rápida de compartir información en el lugar de trabajo. También ayuda a compartir y desarrollar nuevas ideas para mejorar los productos y los procesos internos o externos. Le sorprendería saber cuántas ideas innovadoras empezaron con una charla junto a la máquina de café.

Comunicación horizontal

Este tipo de comunicación organizativa se produce entre equipos, grupos o individuos que se encuentran en el mismo nivel jerárquico. La comunicación horizontal desempeña un papel importante en la ruptura de silos y en la mejora de la colaboración interdepartamental en el lugar de trabajo. Desempeña un papel fundamental a la hora de alinear los equipos de tecnología, marketing y ventas y asegurarse de que todos están en la misma página.

Comunicación vertical

La forma más común de comunicación dentro de las organizaciones estructuradas sigue un patrón vertical ascendente y descendente. Incluye la comunicación entre los líderes empresariales, los jefes de equipo y los empleados. Este tipo de comunicación es esencial en el lugar de trabajo. Sin la comunicación vertical, no sería posible compartir directrices, comentarios o ideas.

Independientemente del tipo de comunicación del que estemos hablando, la comunicación en el lugar de trabajo es un componente de gestión vital para cualquier organización.

Algunos de los principales propósitos de la comunicación organizativa son poner al día a los empleados sobre las nuevas políticas, la comunicación de crisis, garantizar la seguridad en toda la organización, gestionar la gestión del cambio, la transformación digital, las fusiones y adquisiciones, así como dar y recibir comentarios de los empleados.

📚Sigue leyendo: Gestión del cambio: Definición, mejores prácticas & Ejemplos

Para tener éxito, las organizaciones deben contar con estrategias integrales de comunicación organizacional en las que los empleados se sientan informados sobre las actualizaciones importantes de la empresa y participen en las conversaciones diarias de la organización.

15 Objetivos de la Comunicación Organizacional Efectiva

La comunicación organizacional efectiva impacta el éxito organizacional de muchas maneras. Algunas de ellas son:

1. Crear una experiencia positiva para los empleados, aumentando su moral, satisfacción y compromiso.
2. Ayudar a los empleados a entender los términos y condiciones de su empleo e impulsar su compromiso y lealtad.
3. Fomentar la participación de los empleados, lo que mejora significativamente la satisfacción de los empleados con su empleador.
4. Ayudar a disminuir las posibilidades de malentendidos y la difusión de información errónea en el lugar de trabajo.
5. Mejorar la comunicación interdepartamental y la colaboración entre los empleados.
6. Ayudar a los empleados a alinearse con la misión, la visión y los valores fundamentales de la empresa.
7. Impulsar un mayor compromiso de los empleados al mantenerlos informados en todo momento.
8. Facilitar a los empleados la búsqueda de información importante y relevante siempre que la necesiten.
9. Agilizar el flujo de información dentro de la organización.
10. Mejorar la productividad de los empleados eliminando la pérdida de tiempo en la búsqueda de información y la comunicación sobre temas irrelevantes.
11. Mejorar los procesos y procedimientos y, en última instancia, crear una mayor eficiencia y reducción de costes.
12. Construir mejores relaciones entre los empleados y sus directivos.
13. Mejorar la confianza en el lugar de trabajo.
14. Hacer la comunicación más divertida.
15. Mejorar la comunicación con los empleados no conectados, remotos y sin escritorio.

Consulta la siguiente infografía donde compartimos algunos de los beneficios más importantes de la comunicación en el lugar de trabajo 👇

Comunicación organizacional en tiempos de COVID-19

La comunicación organizacional ha jugado un papel crítico durante la pandemia de coronavirus. Más que nunca, los empleados necesitaban ser apoyados y escuchados durante el brote. De hecho, tuvieron que cambiar repentinamente sus hábitos de trabajo y adaptarse sobre la marcha.

Mientras que algunos de ellos estaban acostumbrados a trabajar desde casa antes de la pandemia, esta modalidad de trabajo era completamente nueva para otros.

📚Siga leyendo: Trabajo a distancia: 20 maneras de comprometerse y conectarse con sus empleados a distancia

La comunicación organizacional no sólo jugó un papel clave en el apoyo a los empleados durante la pandemia, sino que también desempeñó un papel crítico para mantener las empresas funcionando lo mejor posible.

Cuando la mayoría de las operaciones se interrumpieron, los expertos en CI hicieron un trabajo increíble al replantear sus estrategias de comunicación para que los empleados pudieran mantener sus niveles de moral y productividad altos.

Estadísticas clave sobre la comunicación organizativa durante el brote

Las siguientes estadísticas destacan la importancia de contar con una estrategia de comunicación organizativa eficaz en tiempos de crisis como la pandemia de coronavirus:

• En general, El 93% de los empleados encuestados por el Instituto de Relaciones Públicas y Peppercomm afirmaron que su empresa estaba gestionando la crisis del COVID-19 crisis de forma eficaz (Peppercomm & El Instituto de Relaciones Públicas)
• El 85% de los empleados dice estar más motivado cuando la dirección ofrece actualizaciones periódicas sobre las noticias de la empresa (Trade Press Services)
• El 81% de los encuestados dijo que la función de comunicación estaba MUY implicada en la comunicación interna (Peppercomm & El Instituto de Relaciones Públicas)
• Los puntos de contacto personales fueron los favoritos para ser los mejores canales de comunicación a los empleados durante el brote. La comunicación directa a través de los supervisores/gerentes (61%) y las reuniones(Peppercomm & El Instituto de Relaciones Públicas)
• Sólo el 42% de los empleados está muy de acuerdo en que la dirección está guiando eficazmente a su organización a través de la crisis (Perceptyx)
• El 54% de los responsables de RRHH indicaron que la escasa tecnología y/o infraestructura para el trabajo a distancia es el mayor obstáculo para el trabajo a distancia en su organización (Gartner)
• El 15% de las empresas encuestadas por Willis Towers Watson dijo que la pandemia tuvo un efecto negativo en la productividad (Corporate Adviser)
• Una encuesta realizada en el Reino Unido durante la pandemia mostró que el 73% de los encuestados creían que eran más eficientes cuando trabajaban desde casa (Statistica)
• Los preparativos para la vuelta alLos preparativos para volver al trabajo se encuentran en una fase inicial, ya que sólo el 10% de los ejecutivos de comunicación han realizado una planificación «exhaustiva». Los cambios específicos en el entorno físico de trabajo se incluyen en este informe (Peppercomm & El Instituto de Relaciones Públicas)

📚Siga leyendo: La lista definitiva de COVID-19 para la gestión de crisis para empresarios

9 pasos para crear una estrategia de comunicación organizacional exitosa

Vamos ahora a repasar los 9 pasos cruciales para crear una estrategia de comunicación organizacional exitosa en su organización.

Si tienes prisa, mira el vídeo de abajo 👇

Enlaza tu plan de comunicación organizacional con tu estrategia de negocio

La mayoría de los RRHH, estrategas de comunicación interna y líderes organizacionales están de acuerdo en que enlazar la comunicación organizacional con su estrategia de negocio es esencial para un funcionamiento efectivo y consistente del negocio.

Sin embargo, muchas organizaciones aún no cuentan con un plan y una estrategia de comunicación interna.

Para desarrollar una estrategia de comunicación organizativa eficaz, los empresarios deben empezar por vincular la comunicación a su plan estratégico general, incluyendo la misión, la visión y los valores fundamentales de la empresa.

📚Siga leyendo: Valores de la empresa: Definición, importancia y ejemplos

Por ejemplo, su estrategia empresarial puede consistir en mejorar el rendimiento aumentando la retención o el compromiso de los empleados.

Como la comunicación con los empleados juega un papel crucial en este caso, su estrategia de comunicación organizacional debe estar directamente vinculada a su estrategia de negocio.

Entender a su/s público/s

Identificar a su público es un paso importante para asegurar la efectividad de su estrategia de comunicación organizacional.

Una de las principales causas de la ineficacia de la comunicación organizativa es el hecho de que los empleadores no segmentan sus audiencias en función de sus funciones laborales, departamentos, ubicaciones, intereses y preferencias.

Como consecuencia, la mayoría de los empleados reciben un tipo de información similar aunque esa información no sea en absoluto relevante para ellos.

¿Qué ocurre entonces?

Muy bajo nivel de compromiso y consumo con su contenido de comunicación interna.

Como esto es algo que todos los comunicadores intentan eliminar y evitar, definir y entender a sus audiencias internas es un paso crucial para desarrollar una buena estrategia de comunicación organizacional.

Involucrar a todos los empleados

La comunicación organizacional es el proceso en el que todos los empleados deben involucrarse y participar.

La mentalidad en la que la comunicación incluye principalmente la entrega de mensajes a los empleados sobre temas de negocios, políticas y procedimientos, y actualizaciones de la empresa es la mentalidad equivocada.

La comunicación en el lugar de trabajo nunca debe ser unidireccional. En cambio, las conversaciones bidireccionales tienen un gran poder para crear y apoyar una cultura de trabajo saludable. Escuchar los problemas, las preguntas, los comentarios, las ideas y las preocupaciones de los empleados fomenta la lealtad e impulsa la productividad de los empleados.

Al final del día, todo el mundo en la organización tiene un papel en la construcción de una estrategia de comunicación organizacional que funcione bien:

1. Los directores generales y los altos directivos son, en última instancia, responsables de marcar el tono y establecer una gran cultura organizacional. Una de las principales responsabilidades que tienen estos líderes es garantizar una comunicación eficaz en toda la empresa.
2. Los profesionales de recursos humanos y otros estrategas de personas también desempeñan papeles fundamentales en las comunicaciones organizativas, especialmente en el lugar de trabajo actual, donde las expectativas, preferencias y necesidades de los empleados han cambiado significativamente.
3. Los gerentes y líderes de equipo son responsables de la comunicación diaria con sus empleados.
4. Todos los empleados tienen la responsabilidad de compartir su voz, sus preocupaciones y problemas, proporcionar retroalimentación y colaborar con sus compañeros de equipo.

📚Sigue leyendo: 8 estadísticas sobre el compromiso de los empleados que debes conocer en 2020

Crea contenido atractivo y relevante

Desgraciadamente, muchos empleados no se comprometen con el contenido interno de su empresa. Además, muchos empleados ignoran los mensajes que les llegan a través de la intranet o el correo electrónico de la empresa.

Esto sucede principalmente porque el contenido que se les entrega no es relevante para lo que hacen. Enviar un boletín masivo a todos los empleados esperando que lo lean no es nada realista hoy en día.

Una estrategia de comunicación organizativa eficaz requiere mucho más que eso. Dado que los profesionales de CI son ahora considerados como importantes socios estratégicos del negocio, su nuevo papel es intensificar su juego asegurando que el contenido interno realmente sea consumido por los empleados.

Sin embargo, la segmentación del contenido y de la audiencia, especialmente en las grandes organizaciones, es imposible sin las herramientas de comunicación con los empleados adecuadas que permitan a los comunicadores crear y distribuir un contenido más atractivo para los empleados.

Distribuye tu contenido a través de los canales adecuados

Ahora bien, aunque tengas listo el contenido adecuado y sepas quién debe recibirlo, hay otro factor importante a tener en cuenta: los canales de comunicación que vas a utilizar para distribuir tu contenido.

Como el número de canales de comunicación diferentes que utilizamos en el lugar de trabajo aumenta continuamente, elegir los canales adecuados se convierte en un gran reto para los comunicadores.

📚Siga leyendo: Los principales canales de comunicación que debes tener en cuenta para tu empresa

Las intranets, los correos electrónicos, las redes sociales internas, las apps de mensajería privada como Slack, el intercambio de documentos y las herramientas de gestión de proyectos son medios de comunicación interna en las organizaciones.

Por tanto, este ecosistema de comunicación se ha vuelto muy complejo y difícil de gestionar de forma eficiente.

Por este motivo, muchas organizaciones están recurriendo a modernas soluciones de comunicación con los empleados que les permiten conectar todos sus canales de comunicación organizativa en un único lugar donde toda la información importante está disponible para todos los empleados en todo momento.

Implementar la tecnología de comunicación adecuada

Elegir la tecnología de comunicación con los empleados adecuada puede realmente llevar su estrategia de comunicación organizacional al siguiente nivel.

Si sabe que los niveles de compromiso a través de sus soluciones actuales, como las intranets, son bajos, probablemente sea la señal de que hay que cambiar algo.

Muchas intranets siguen siendo anticuadas y no se ajustan a las preferencias de los empleados en cuanto a la forma de comunicarse incluso en su vida privada.

Por lo tanto, la implementación de soluciones de comunicación para empleados mobile-first ya no es una opción, ¡es una necesidad!

Si sabemos que la mayoría de nuestros lugares de trabajo está formada por trabajadores de la Generación Z y de la generación del milenio, también sabemos cuánto tiempo pasan y se comunican a través de sus smartphones.

Por lo tanto, cambiar a soluciones de comunicación interna mobile-first como Smarp está garantizado para transformar la forma en que su lugar de trabajo se comunica.

Medir los resultados

Aunque la mayoría de las organizaciones están de acuerdo en que es necesario medir y cuantificar los resultados de los planes de comunicación, este objetivo es difícil de cumplir.

Además, el 60% de los profesionales de la CI todavía no miden sus esfuerzos de comunicación interna.

El seguimiento y la medición de los esfuerzos de comunicación interna es extremadamente importante para entender qué está funcionando bien y qué necesita ser mejorado.

Recoger estos datos puede ayudarle a responder a preguntas como:

• ¿Cómo de comprometidos están sus empleados con su contenido interno?
• ¿Cómo responden a sus mensajes?
• ¿Qué canales de comunicación son los mejores para entregar información?
• ¿Qué tipo de contenido es el que más atrae a los empleados?
• ¿Qué empleados son los que más se comprometen (likes, shares, comentarios)?

Usa tus datos para mejorar tu estrategia de comunicación organizacional

Una vez que recolectas y analizas los datos, es más fácil hacer mejoras y tomar mejores decisiones en el futuro.

Por ejemplo, si te das cuenta de que tus empleados son los que más se enganchan a los contenidos de vídeo, esta es la señal para producir más contenidos de este tipo.

Además, el vídeo es realmente el tipo de contenido que las generaciones más jóvenes adoran consumir por su sencillez y diversión.

Otra gran forma de aprovechar los datos es entender quiénes son tus influenciadores internos para premiarlos y convertirlos en embajadores de tu marca.

📚Sigue leyendo: Las 5 mejores habilidades de comunicación y cómo mejorarlas

Con Smarp, empresas de todo el mundo han conseguido transformar sus esfuerzos de comunicación organizacional con la ayuda de los datos disponibles a través de nuestra solución de comunicación con los empleados.

Vea cómo se transforma su lugar de trabajo

¡Este es el mejor paso de su estrategia de comunicación organizacional recién implementada!

Si puede implementar con éxito todos los pasos anteriores, toda la cultura de su lugar de trabajo se transformará. Sus empleados estarán mucho más satisfechos con sus trabajos y con la empresa en general, lo que se traducirá en un mayor compromiso de los empleados y en niveles de productividad.

Aunque este proceso no parezca fácil de implementar, el trabajo duro dará sus frutos y el retorno de la inversión será evidente.

El coste de una mala comunicación organizativa

Como se ha visto anteriormente en esta entrada del blog, la comunicación organizativa es un tema en el que las empresas deberían concentrarse más. Sin embargo, según la investigación de la Sociedad para la Gestión de Recursos Humanos (SHRM), muchas empresas están perdiendo dinero debido a la mala comunicación.

Una encuesta de 400 empresas con 100.000 empleados citó una pérdida media por empresa de 62,4 millones de dólares al año por una comunicación inadecuada hacia y entre los empleados.

Además, la falta de comunicación costó a las empresas más pequeñas de 100 empleados una media de 420.000 dólares al año.

Además, la comunicación ineficaz puede aumentar los malentendidos, dañar las relaciones, romper la confianza, disminuir la productividad de los empleados y aumentar la frustración en el lugar de trabajo.

Impulse su estrategia de comunicación organizacional con Smarp

Smarp es una plataforma de comunicación con los empleados basada en la tecnología móvil, diseñada para ayudar a las organizaciones a mejorar la comunicación en el lugar de trabajo y a conectar mejor con sus empleados, sin importar dónde se encuentren.

Como los empleados pasan demasiado tiempo buscando información relevante, los empresarios necesitan hacer este proceso más ágil y eficaz.

Con la tecnología de comunicación interna como Smarp, los empleadores pueden ahora ofrecer contenidos personalizados a sus empleados, comunicarse de una manera más auténtica y mejorar las relaciones entre los empleados.

¿Qué es lo siguiente? Descargue el eBook «10 principios de la comunicación moderna con los empleados» donde compartimos consejos & mejores prácticas para comunicarse con éxito con sus empleados en la era digital actual.