Cuando un testigo es notificado con una citación federal en un caso civil que le obliga a comparecer, la citación debe acompañarse de un honorario por un día de asistencia y un honorario por kilometraje. Si el Gobierno Federal está citando al testigo, «no es necesario presentar los honorarios o el kilometraje». (FRCP 45(b)
La tasa de asistencia para las citaciones federales se rige por y se describe en el 28 USC 1821. Los honorarios de los testigos son de 40 dólares por día y 0,56 dólares por milla, ida y vuelta desde la residencia del testigo hasta el lugar donde debe comparecer. La citación debe ir acompañada de la tasa de comparecencia. De lo contrario, la notificación no es válida.
Los $40.00 son una tarifa «per diem» o diaria. Los testigos que asisten varios días tienen derecho a la tasa cada día que se requiera su comparecencia.
Además de los honorarios diarios, el testigo también tiene derecho a recibir una compensación por el viaje. Aunque el cálculo más común es sobre la base del kilometraje, la ley permite otras compensaciones. Si el testigo utiliza un «transporte común» para viajar, se le reembolsará el gasto real del medio de transporte más económico. La compensación puede otorgarse sobre la base de la presentación de recibos, y por inferencia, la compensación por viaje puede ofrecerse después de incurrir en los gastos.
Otro cálculo de compensación es el pago basado en el kilometraje. El estatuto autoriza una cuota de kilometraje «igual a la asignación de kilometraje que el Administrador de Servicios Generales ha prescrito, en virtud de la sección 5704 del título 5, para los viajes oficiales de los empleados del Gobierno Federal.»
Si el testigo viaja en un automóvil de propiedad privada, el estatuto permite el kilometraje a «la tasa por milla establecida por el Administrador (y) no superará la tasa de kilometraje estándar única establecida por el Servicio de Impuestos Internos.»
(5 USC 574(a)(1) Aunque la tarifa por milla no puede exceder la tasa del IRS, normalmente se presume que la cantidad es la tasa establecida. La tasa del IRS para 2012 es de 0,56 dólares por milla.
¿Y cómo se calcula el kilometraje? La «tasa de kilometraje permitida por la ley» se basa en «una tabla uniforme de distancias adoptada por el Administrador de Servicios Generales». La «tabla uniforme de distancias» adoptada por la GSA es una base de datos propiedad de «ALK Technologies» y no está disponible para el público sin una suscripción. La GSA utilizaba anteriormente información del Departamento de Defensa, Mando de Gestión del Tráfico Militar, pero su base de datos tampoco está disponible.
Por lo tanto, no existe una referencia reglamentariamente correcta para calcular el kilometraje. A continuación se ofrecen algunas sugerencias. Sea cual sea la que utilice, prepárese para documentar el método o para establecer una práctica empresarial. La Comisión de Servicios Públicos de California publicó una tabla de distancias hacia y desde cada ciudad de California. Sin embargo, la información es inexacta porque las distancias están pensadas para regular la industria del transporte por carretera. Los camiones están limitados a rodar sólo por las carreteras más grandes y no pueden tomar atajos en las más pequeñas. La Asociación de Automóviles del Estado de California u otra organización similar proporciona las distancias entre dos puntos y responde a las consultas telefónicas. La mayoría de los programas de mapas,mapquest.com o GoogleMaps, etc., también lo calculan. El cálculo del kilometraje parece ser una tasa para compensar las millas realmente conducidas y no un cálculo de una distancia «a vuelo de pájaro».
Una consulta reciente a la GSA reveló que el kilometraje se determina ahora utilizando cualquiera de los programas de mapas comúnmente conocidos como Mapquest, Streets, Trips, o Rand McNally.
Hay un conflicto aparente entre el 28 USC § 1821, la definición de los honorarios, y el FRCivP § 45, que ordena la presentación de «los honorarios por un día de asistencia y el kilometraje». El 28 USC 1821 permite una compensación por viaje basada en el kilometraje o en los gastos de viaje a través de un transportista común, este último sólo después de la presentación de los recibos. Si la compensación por el viaje puede hacerse después de incurrir en el gasto en una instancia, se deduce que cualquier insuficiencia en la compensación por kilometraje podría pagarse igualmente después de la notificación.
Si la residencia del testigo es desconocida, parecería razonable calcular el kilometraje de la dirección comercial del testigo. Cualquier deficiencia podría compensarse posteriormente.
Además de la tarifa por kilometraje, el testigo puede tener derecho a (1) tarifas de aparcamiento, (2) tarifas de transbordador, (3) costes de puentes, carreteras y túneles, y (4) tarifas de aterrizaje y amarre de aviones.
Además, se pueden pagar unas «dietas», como pernoctaciones a una tarifa prescrita por la GSA. Cada estado y ciudad se ha clasificado en la página de tarifas nacionales por día en el sitio web de la GSA.
Dado que los honorarios de los testigos se ofrecen «sólo si se ordena la asistencia de la persona», se deduce que no es necesario ofrecer honorarios a los testigos cuando se citan registros de un testigo sin requerir su asistencia. El testigo puede recuperar posteriormente los costes razonables de las copias. Véase también Windsor v. Martindale, 175 F.R.D. 665, 670 (D. Colo. 1997)
FRCivP § 45 Notificación de una citación federal
(b) Notificación.
(1) Una citación puede ser notificada por cualquier persona que no sea parte y que no sea menor de 18 años. La notificación de una citación a una persona nombrada en la misma se realizará mediante la entrega de una copia de la misma a dicha persona, si se ordena su asistencia, mediante la presentación a dicha persona de los honorarios correspondientes a un día de asistencia por kilometraje permitidos por la ley. Cuando la citación se emite en nombre de los Estados Unidos o de un funcionario o agencia, no es necesario ofrecer los honorarios y el kilometraje. Se notificará previamente a cada una de las partes la presentación de documentos y objetos o la inspección de locales antes del juicio en la forma prescrita por la Regla 5(b).
Título 28 U.S.C. § 1821. – Dietas y kilometraje en general; manutención
(a) (1) Salvo que la ley disponga lo contrario, un testigo que asista a cualquier tribunal de los Estados Unidos, o ante un Juez de Primera Instancia de los Estados Unidos, o ante cualquier persona autorizada a tomarle declaración en virtud de cualquier norma u orden de un tribunal de los Estados Unidos, recibirá los honorarios y dietas previstos en esta sección.
(2) Tal como se utiliza en esta sección, el término «tribunal de los Estados Unidos» incluye, además de los tribunales enumerados en la sección 451 de este título, cualquier tribunal creado por Ley del Congreso en un territorio que esté investido de cualquier jurisdicción de un tribunal de distrito de los Estados Unidos.
(b) Se pagará a un testigo una tasa de asistencia de 40 dólares por día por cada día de asistencia. También se pagará a un testigo la tasa de asistencia por el tiempo que necesariamente ocupe en ir y volver del lugar de asistencia al principio y al final de dicha asistencia o en cualquier momento durante la misma.
(c) (1) A un testigo que viaje por medio de un transportista común se le pagarán los gastos reales de viaje basados en los medios de transporte razonablemente utilizados, y la distancia necesariamente recorrida hacia y desde la residencia de dicho testigo por la ruta práctica más corta para ir y volver del lugar de asistencia. Dicho testigo deberá utilizar un medio de transporte común con la tarifa más económica razonablemente disponible. Se proporcionará un recibo u otra prueba del coste real.
(2) Se pagará a cada testigo que viaje en un vehículo de propiedad privada una asignación de viaje igual a la asignación de kilometraje que el Administrador de Servicios Generales ha prescrito, según la sección 5704 del título 5, para los viajes oficiales de los empleados del Gobierno Federal. El cómputo del kilometraje en virtud de este párrafo se hará sobre la base de una tabla uniforme de distancias adoptada por el Administrador de Servicios Generales.
(3) Los gastos de peaje en carreteras, puentes, túneles y transbordadores, las tarifas de taxis entre los lugares de alojamiento y las terminales de transportistas, y las tarifas de estacionamiento (previa presentación de un recibo válido de estacionamiento), se pagarán en su totalidad al testigo que incurra en dichos gastos.
(4) Todos los gastos normales de viaje dentro y fuera del distrito judicial serán imponibles como gastos en virtud de la sección 1920 de este título.
(d) (1) Se pagarán dietas a un testigo cuando se requiera pernoctar en el lugar de asistencia porque dicho lugar está tan alejado de la residencia de dicho testigo como para prohibir el regreso al mismo desde el día de hoy.
(2) Se pagarán dietas a un testigo por un importe que no exceda la dieta máxima prescrita por el Administrador de Servicios Generales, en virtud de la sección 5702(a) del título 5, para los viajes oficiales en la zona de asistencia de los empleados del Gobierno Federal.
(3) Las dietas de un testigo que asista a una zona designada por el Administrador de Servicios Generales como zona de alto coste se pagarán en una cuantía que no exceda de las dietas reales máximas prescritas por el Administrador, en virtud de la sección 5702(c)(B) del título 5, para los viajes oficiales en dicha zona de empleados del Gobierno Federal.
(4) Cuando un testigo sea detenido en virtud de la sección 3144 del título 18 por falta de seguridad para su comparecencia, tendrá derecho, por cada día de detención en que no asista al tribunal, además de su manutención, a la tasa de asistencia diaria prevista en la subsección (b) de esta sección.
(e) Un extranjero que haya sido puesto en libertad condicional en los Estados Unidos para su enjuiciamiento, en virtud de la sección 212(d)(5) de la Ley de Inmigración y Nacionalidad (8 U.S.C. 1182)(5), o un extranjero que haya admitido pertenecer a una clase de extranjeros que son deportables o que haya sido determinado en virtud de la sección 240 de dicha Ley (8 U.S.C. 1252(b) que es deportable, no tendrá derecho a recibir las tasas o subsidios previstos en esta sección.
(f) Cualquier testigo que esté encarcelado en el momento en que se preste su testimonio (excepto un testigo al que se le apliquen las disposiciones de la sección 3144 del título 18) no podrá recibir honorarios o asignaciones en virtud de esta sección, independientemente de que dicho testigo esté encarcelado en el momento en que presente una solicitud de honorarios o asignaciones en virtud de esta sección
Título 5 USC § 5704. – Gastos de kilometraje y asignaciones conexas
(a) (1) Conforme a los reglamentos prescritos en la sección 5707 de este título, un empleado que realice actividades oficiales para el Gobierno tiene derecho a una tarifa por milla establecida por el Administrador de Servicios Generales, en lugar de los gastos reales de transporte, por el uso de un automóvil de propiedad privada cuando ese modo de transporte esté autorizado o aprobado como más ventajoso para el Gobierno. En cualquier año en el que el Servicio de Impuestos Internos establezca una tasa única de kilometraje estándar para el uso opcional de los contribuyentes en el cálculo de los costos deducibles de la operación de sus automóviles para fines comerciales, la tasa por milla establecida por el Administrador no excederá la tasa única de kilometraje estándar establecida por el Servicio de Impuestos Internos.
(2) Conforme a los reglamentos prescritos en la sección 5707 de este título, un empleado que realice actividades oficiales para el Gobierno tiene derecho a una tarifa por milla establecida por el Administrador de Servicios Generales, en lugar de los gastos reales de transporte, por el uso de un avión de propiedad privada o una motocicleta de propiedad privada cuando ese modo de transporte esté autorizado o aprobado como más ventajoso para el Gobierno.
(b) La determinación de que el viaje en un vehículo de propiedad privada es más ventajoso para el Gobierno no es necesaria en virtud de la subsección (a) de esta sección cuando el pago sobre la base del kilometraje se limita al coste del viaje en un transportista común, incluyendo las dietas.
(c) Sin perjuicio de lo dispuesto en las subsecciones (a) y (b) de esta sección, en cualquier caso en el que un empleado que esté comprometido con asuntos oficiales para el Gobierno opte por utilizar un vehículo de propiedad privada en lugar de un vehículo del Gobierno, el pago sobre la base del kilometraje se limita al coste del viaje en un vehículo del Gobierno.
(d) Además de la tarifa por kilómetro autorizada en el subapartado (a) de este apartado, el empleado podrá ser reembolsado por –
(1) las tarifas de aparcamiento;
(2) las tarifas de ferry;
(3) costes de puentes, carreteras y túneles; y
(4) tasas de aterrizaje y amarre de aviones
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