Como profesional, empresario, autónomo o directivo, probablemente recibas regularmente emails solicitando que confirmes tu interés o disponibilidad para una reunión, evento o actividad. Esto se hace para evitar la frustración de concertar una cita con usted y luego encontrarse con una experiencia decepcionante.
¿Cuál es el gran PORQUÉ de esto?
¿Es posible que su anfitrión piense que no se acuerda de que tiene una cita; que piense que no se toma la cita en serio; o que no esté seguro de su disponibilidad? Puede haber muchas razones para ello. Sea cual sea el caso, si quiere evitar decepciones, debe confirmar las citas por correo electrónico, ya sea como destinatario o como remitente.
- Cómo confirmar citas por correo electrónico
- 1 – Sea claro
- Ejemplo I: Confirmación de citas por correo electrónico
- 2 – Sea breve y específico
- Ejemplo II: Confirmación de citas por correo electrónico
- 3 – Que sea una misión recordatoria
- 4 – Ser detallado
- 5 – No lo haga demasiado largo
- Ejemplo III: Confirmación de citas por correo electrónico
- 6 – Ir al grano
- 7 – Siga un formato profesional
- Ejemplo IV: Confirmación de citas por email
- 8 – Utilice un lenguaje formal
Cómo confirmar citas por correo electrónico
El correo electrónico es una de las mejores formas de confirmar citas. No interfiere en su tiempo ni en el del receptor como las llamadas telefónicas. Si el receptor es un usuario experto de Internet, puede incluso configurar su correo electrónico como parte de su lista de tareas para recordar.
Aquí tiene diez consejos para confirmar citas por correo electrónico:
1 – Sea claro
Sea claro para confirmar su cita de la mejor manera posible. La claridad es una gran manera de asegurar a tu destinatario de correo electrónico que te reunirás con él o ella a una hora determinada. La claridad también hace que tu confirmación de cita sea efectiva.
Ejemplo I: Confirmación de citas por correo electrónico
RE: confirmación de cita con FRANK WALES
Estimada señora Allen,
Me gustaría confirmar su cita con Frank Wales mañana, 25 de agosto, a las 13 horas. Por favor, póngase en contacto conmigo para cualquier pregunta y manténgame informado si hay algún cambio.
Cordialmente,
Linda Brown,
Secretaria, Lester Wester Limited
2 – Sea breve y específico
Sea breve cuando confirme una cita por correo electrónico. Dígalo de forma breve y sencilla. Indique específicamente la hora y la fecha de la cita.
Ejemplo II: Confirmación de citas por correo electrónico
RE: Shawn Williams – Confirmación de cita
Cariño Clinton,
Es un recordatorio especial para que confirme su reunión con Shawn Williams mañana 18 de junio antes de las 10 de la mañana.
Su reunión está prevista en Lintel Scraps, oficina 12 en la planta baja de la calle Lanceman, China continental. El lugar es accesible por taxis.
Este es el número de teléfono móvil de Shawn, por si acaso, +98157479837.
Por favor, no dude en ponerse en contacto conmigo si tiene alguna pregunta. Estaré listo para dar la asistencia necesaria.
Gracias y que tengan una gran reunión.
Saludos,
Alice Maxwell
Asistente administrativa de Shawn Williams, Lintel Scraps Limited
3 – Que sea una misión recordatoria
Al igual que en el ejemplo anterior, es obvio que la confirmación de la cita es básicamente una misión para recordar a Clinton su reunión con Shawn Williams. Está claramente escrita con la hora, la fecha y el lugar específicos. Una buena manera de confirmar la cita por correo electrónico es hacerla un recordatorio.
4 – Ser detallado
Una buena manera de confirmar una cita es dando información detallada. Clinton tiene toda la información necesaria para llegar a Shawn Williams a tiempo. Puede ponerse en contacto con Shawn Williams o con el asistente administrativo por teléfono si hay algún problema para localizar el lugar de la reunión.
Vea aquí ejemplos de correos electrónicos para aceptar y rechazar invitaciones.
Asegúrese de no dar a su interlocutor una razón para faltar a la cita. Será molesto que le informen después de haber faltado a la cita que fue por no poder localizar el lugar.
5 – No lo haga demasiado largo
Hacer su correo electrónico demasiado largo hará que su destinatario pierda el interés y, en consecuencia, pierda el mensaje. Mantenga el interés de su destinatario haciéndolo corto e interesante.
Ejemplo III: Confirmación de citas por correo electrónico
Señorita Roberts,
Me alegro de que esté disponible para la reunión con nuestro equipo a las 9 de la mañana de mañana 21 de enero en nuestra Oficina Zonal.
Puede ponerse en contacto conmigo en este número de teléfono móvil si tiene alguna duda o cambio de planes.
Gracias y espero encontrarme con usted mañana.
Cordialmente,
Evelyn Coker
Directora de Producciones, Micara Productions
6 – Ir al grano
No hay que perder ninguna oportunidad para dejar claro a su destinatario que quiere confirmar una cita. Vaya al grano inmediatamente para no hacer que su lector se desplace hacia abajo innecesariamente.
Vea ejemplos de emails para invitaciones aquí.
7 – Siga un formato profesional
Un email profesional debe tener la fecha, el saludo, la referencia, el cuerpo y la conclusión. No des una basura a tus clientes en nombre de la confirmación de una cita. Aquí tienes un buen ejemplo de email profesional.
Ejemplo IV: Confirmación de citas por email
Fecha: 23 de septiembre de 2012.
RE: Confirmación de una cita
Señor Robinson,
Le escribo para confirmar una cita con usted el 24 de septiembre de 2015 en Learned Hall, winter road. Le agradezco sinceramente una respuesta rápida por su parte.
Sus mejores deseos,
Andrew Paul
Director General, Adrepal Photos
8 – Utilice un lenguaje formal
Evite el uso de jerga. Utilice un lenguaje formal y sin errores gramaticales que puedan mermar el interés de su destinatario.