¿Está pensando en abrir un despacho de abogados? La siguiente es una lista de verificación simple y básica para poner en marcha su oficina, pero la lista de verificación en realidad variará en función de sus necesidades individuales, el tipo de derecho que va a practicar, las necesidades de personal, y varios otros factores.
Nombre de su Firma
En cierto modo, esta es una de las decisiones más importantes que hay que hacer, ya que su empresa será identificada y recordada con el nombre que usted elija. Tradicionalmente, los nombres de los abogados implicados en la creación de un bufete eran una forma segura de hacerlo. Sin embargo, algunos pueden pensar que esta convención de nomenclatura no logrará distinguir su bufete y hacerlo atractivo para los clientes potenciales, y en su lugar optan por un nombre relacionado con su área de práctica. No se olvide de poner la misma consideración en la elección del nombre de dominio para el sitio de su empresa.
¡Localización, ubicación, ubicación!
Aunque hasta cierto punto, la importancia de la ubicación para una pequeña empresa es discutiblemente disminuida en el contexto de la firma de abogados, sigue siendo una consideración clave. Algunos abogados, especialmente cuando están empezando, pueden decidir trabajar desde casa por motivos de financiación. Por otra parte, reunirse con los clientes y dirigir un bufete en casa no suele ser una opción viable a largo plazo, por lo que seleccionar una ubicación de oficina desde el principio puede merecer la pena. Además, compartir el espacio de una oficina puede disminuir el impacto financiero en el abogado o la empresa que acaba de empezar. Sin embargo, los despachos virtuales se están convirtiendo en una buena opción para los profesionales en solitario.
Permisos, licencias y números de identificación.
Su bufete necesitará casi con toda seguridad un número de identificación patronal federal (EIN), y puede haber otros requisitos de licencia estatales o locales que varían según la localidad.
Equipamiento de oficina
Necesitará mobiliario y aparatos electrónicos:
- Sistema telefónico y servicio necesario;
- Ordenadores, software, impresoras, escáner
- Fotocopiadora
- Máquina de fax (si cree que va a necesitar una)
Personal
Seguro que si es un abogado realmente práctico podría encargarse de las tareas cotidianas de llevar un despacho en solitario por sí mismo y reducir realmente los costes. Pero, ¿realmente le parece un buen uso de su tiempo pasar la mitad del día archivando, pagando facturas y atendiendo los teléfonos? Una vez que la práctica está en marcha, este tipo de tareas administrativas y de oficina se convertirá en un gran consumo de tiempo y es probable que desee ayuda para hacer frente a ellos.
Biblioteca
Un abogado necesita una biblioteca decente para funcionar correctamente, pero una biblioteca decente no sólo es caro, pero es un gasto continuo debido a la naturaleza cambiante de la ley. La mayoría de las guías prácticas y, por supuesto, toda la jurisprudencia se actualizan continuamente y es una propuesta costosa tener una biblioteca actualizada. Sin embargo, la elección de una ubicación cercana a una biblioteca jurídica accesible puede eliminar este gasto, y también se puede considerar la posibilidad de aprovechar los recursos en línea.
Diseñar y establecer los sistemas de oficina necesarios
El funcionamiento diario de un bufete requiere establecer varias metodologías. Los siguientes son algunos de los sistemas clave:
- Sistemas de registro y calendario – Un bufete debe tener absolutamente un sistema, electrónico o no, para el registro y el calendario de los casos. Un abogado debe saber desde el principio que no podrá confiar en la memoria para cualquier cosa relacionada con su trabajo.
- Contabilidad – Hay numerosas opciones de software disponibles para fines contables y, por supuesto, contratar a un contable o hacerse amigo de uno es siempre una buena idea.
- Seguimiento del tiempo y facturación – Mantener a los clientes contentos y ganar dinero van de la mano mediante el establecimiento de un buen sistema de seguimiento del tiempo y facturación. Si se factura a los clientes de forma regular y puntual por el trabajo realizado, se puede evitar uno de los dolores de cabeza más comunes de los abogados: la llamada de un cliente enfadado por la facturación.
- Archivo – Acceder a los archivos con facilidad y encontrar los documentos en poco tiempo es importante para un abogado y establecer un sistema de archivo fiable es crucial. Aunque los métodos que existen son innumerables, elegir uno y utilizarlo sistemáticamente es de suma importancia para el abogado organizado.
- Conflictos – Establecer un sistema para realizar comprobaciones de conflictos es una cuestión que debe mantener el abogado. Para un solista recién salido de la facultad de derecho, esto suele ser menos problemático, pero es bueno establecer el sistema desde el principio.
Suministros
Una oficina de abogados suele requerir todo el equipo de oficina habitual, incluyendo papel, sobres, un amplio suministro de notas adhesivas, bolígrafos, lápices, grapadoras, perforadoras de 2 y 3 agujeros, un sello fechador de crono, carpetas de archivos, bandas elásticas, cinta adhesiva, carpetas, removedor de grapas, clips de papel, pestañas adhesivas de colores, y más. Podría ser mejor visitar la tienda de suministros de oficina más cercana y simplemente limpiar los pasillos apropiados.
Otras consideraciones importantes
Aquí hay algunos puntos importantes a tener en cuenta al abrir un bufete de abogados.
- Abrir las cuentas necesarias para su oficina, como la cuenta fiduciaria, y preparar un presupuesto para la firma.
- Obtener el seguro necesario, como el seguro de mala praxis. La obtención y el mantenimiento de un seguro de responsabilidad profesional y de otros seguros aplicables es crucial.
- Determine qué tipo de marketing y publicidad utilizará. Como un bufete de abogados es un negocio en todo el sentido de la palabra, el marketing y la publicidad deben ser consideraciones importantes. La publicidad en línea, los boletines informativos, los folletos, la señalización y las tarjetas de visita son varias opciones a tener en cuenta.
El resultado final
Abrir un bufete de abogados puede ser un reto, pero extremadamente gratificante. Para obtener más información, visite las secciones de Seguro de mala praxis y Marketing de la abogacía del Centro de gestión de la práctica jurídica de FindLaw.