Cómo fundar un club – 12 sencillos pasos para organizar un club social

Los clubes son una gran manera de conectar con personas de diferentes ámbitos de la vida y encontrar oportunidades de negocio rentables. Hay diferentes tipos de clubes – club social, club deportivo, club de estudiantes, club de servicios, club de recreación y así sucesivamente. Todos tienen funciones distintas, pero se basan en un punto común: reunir a personas con intereses comunes. Si has soñado con crear tu propio club, cualquier club, puedes hacerlo siguiendo los pasos del proceso que hemos mencionado. Todo lo que tienes que hacer es identificar el tipo de club que quieres fundar y centrarte en conseguir objetivos inmediatos y a largo plazo.

Paso 1: Encuentra el propósito de tu club

Tienes que identificar los objetivos para formar un club. Tienes que definirlos para entender el propósito que hay detrás de su creación. Empieza por pensar en el tipo de club que quieres crear y qué quieres conseguir con él. Por ejemplo, si quieres crear un club de música carnática, querrás dirigirte a personas interesadas en la música. Necesitas personas con un interés similar para emprender acciones, construir cosas, concienciar, organizar espectáculos y eventos, diseñar proyectos y ayudarse mutuamente a crecer y encontrar una carrera.

La mayoría de los clubes son clubes de aficiones, como el club de música, el club de ajedrez, el club de jardinería, el club de ciencias o el club de cerámica. Sin embargo, puedes formar un club religioso, un club social que conciencie sobre una causa, clubes profesionales, como el de cocineros, el de médicos, etc., o un club dedicado al voluntariado.Las ideas para abrir un club son muchas. Debes encontrar la tuya y ceñirte a ella para seguir los siguientes pasos.

Paso 2: Elegir la ubicación

Los clubes funcionan únicamente a base de reuniones, pero obviamente. Por lo tanto, usted necesitará un buen lugar para tener las reuniones. El lugar debe ser lo suficientemente accesible y lo suficientemente grande para acomodar a todos. Un club suele tener reuniones mensuales o quincenales, y si hay un evento por delante, entonces casi todas las fechas alternativas. Podrías designar un lugar para tus reuniones para aliviarte de buscar uno nuevo cada vez.

Podrías iniciar la reunión en tu casa, en un café o en un restaurante, en la escuela o en cualquier otro lugar de tu conveniencia. Sin embargo, evita reunirte con extraños en casa por primera vez. Una vez que su club esté establecido, deberá fijar un lugar en el que pueda mantener estas reuniones con frecuencia o cada miembro del club deberá turnarse para ser el anfitrión de la reunión según lo programado.

Paso 3: Elegir la fecha y la hora de la primera reunión

Luego deberá decidir cuándo le gustaría celebrar la reunión. Debe elegir una fecha en la que todos los socios del club estén disponibles. Los sábados y los viernes por la noche son siempre una opción popular. Una vez que se hayan reclutado más miembros, podrías preparar un asador teniendo en cuenta la disponibilidad de todos. Para las personas que trabajan, las tardes son el mejor momento para las reuniones y para las amas de casa la hora del té es ideal. Asegúrate de fijar la duración de la reunión, por ejemplo una hora o dos horas. No debería cruzarse más que esto.

Paso 4: Incorporar socios al club

Ahora es el momento de reclutar socios para su club. Tu círculo social más cercano debería ser el mejor lugar para empezar a reclutar. Familiares, amigos, amigos de amigos, compañeros de clase, colegas, vecinos forman parte de este círculo. Averigua con cada uno de ellos si estarían interesados. Puedes pedirles que te recomienden a más personas.

Además de este círculo social, podrías publicar anuncios en Facebook, LinkedIn, Twitter y otros sitios de anuncios clasificados, como Craigslist. Las cosas que debería incluir en su anuncio son:

• Nombre del club
• Propósito del club
• Fecha, hora y ubicación
• Sus datos de contacto

Podría imprimir folletos y publicarlos en tablones de anuncios, en campus escolares, cafeterías, gimnasios, otros clubes, etc. Los esfuerzos que realices deben estar relacionados con los miembros a los que te diriges. Por ejemplo, si se trata de un club religioso, debería publicar los folletos en el boletín de la iglesia o, si se trata de un club gastronómico, podría publicarlos en el tablón de anuncios de diferentes restaurantes, escuelas de cocina, etc.

Paso 5: Organice su primera reunión

En su primera reunión, debería conocer a los miembros y sus opiniones y esperanzas para el club. Asegúrate de invitar a todos los socios y de recordarles la reunión un día antes con la hora, el lugar y la duración. También puedes compartir el orden del día con los socios. Es mejor nombrar a un confidente que te ayude a reunir y ordenar todo.

Prepara algunos juegos o algunas actividades para romper el hielo para que los miembros se pierdan y se sientan cómodos en presencia de los demás. Reserva un buen tiempo para discutir el futuro del club, las esperanzas de cada miembro sobre el club, sus ideas de promoción, actividades, recaudación de fondos y eventos. Todos deberían formar la visión y la misión del club en su primera reunión.

Asegúrese de animar a cada socio a escribir sus ideas para el club y leerlas en voz alta a todos. O bien, puede recopilar sus ideas y pensamientos en papeles separados y leerlos usted mismo en voz alta para que los socios permanezcan en el anonimato.

Paso 6: Programe sus reuniones

Determine con los demás socios la frecuencia con la que se reunirán para discutir el futuro curso. Comprueba la disponibilidad de cada miembro y planifica las reuniones una vez al mes o cada quince días y reúnete después de las horas de trabajo o cuando la mayoría esté de acuerdo. No todos los miembros podrán asistir a estas reuniones. No hay que fijar una fecha y una hora en la que todos estén disponibles. Eso sería un proceso largo y tedioso. Así que, si el 80% o más de los miembros están disponibles en la fecha programada, hazlo.

Lo más importante es que en tu primera reunión te hagas con los números de contacto de todos los miembros, incluyendo su modo de comunicación preferido y los datos de contacto alternativos. Preferiblemente, podrías crear un grupo en las redes sociales para mantenerlos a todos juntos con las últimas noticias, actualizaciones, etc. Asegúrate de involucrar a todos los miembros del club. Si la gente no está disponible en las redes sociales, haz un grupo de WhatsApp o algo similar.

Paso 7: Averigua las normas y reglamentos del club

Si tu club se forma a través de una escuela o colegio, una iglesia o templo o por una organización, entonces averigua sus normas y reglamentos para dirigir un club. Para obtener información clara y concisa, puedes hablar con el jefe administrativo de la organización. Cada club establecido por una organización tendrá un conjunto diferente de normas y directrices. Por ejemplo, un club dirigido por la escuela puede necesitar que usted tenga un consejero estudiantil en el club o un club basado en la fe puede requerir que usted tenga un pastor como uno de los principales responsables de la toma de decisiones.

Paso 8: Determine las funciones de los ejecutivos y oficiales

Si su club se establece para cumplir con un propósito específico, se centra en la toma de acciones, o se forma para una causa social, será bueno si está respaldado por un sólido equipo de oficiales ejecutivos que serán responsables de la planificación, la comercialización y la comunicación. Un club orientado a la consecución de objetivos suele contar con los siguientes miembros de la junta directiva: Presidente, Vicepresidente, Tesorero, Secretario y Relaciones Públicas. Si ha establecido el club, puede asumir el cargo de presidente, el líder que dirige el club y hace cumplir las normas y reglamentos.

Las personas designadas con las funciones importantes mencionadas deben tener una buena comunicación y coordinación entre sí. Además, puede designar a una persona de confianza para la función de tesorero, ya que se encargará de las finanzas, de llevar el control de las cuotas y los pagos, y de registrar los ingresos y los gastos.

Paso 9: Definir las funciones secundarias

Una vez que haya reclutado a las autoridades principales del club y establecido sus funciones, vote por los funcionarios secundarios y anote sus funciones. Si su club es de tamaño pequeño, con no más de 50 socios, omita este paso. Un club grande puede necesitar jefes adicionales para el buen funcionamiento del club. Puedes elegir un enfoque diferente para elegir a estos oficiales. Por ejemplo, en lugar de reclutar, describa las funciones de cada funcionario a los socios del club y pídales que voten por cada función.

Dependiendo del tamaño del club, es posible que tenga que votar por un historiador, un director de eventos y un equipo de publicidad. Mientras que usted sabe lo que hace un gestor de eventos y un equipo de publicidad, un historiador suele encargarse de llevar el registro de los eventos, actividades o hitos logrados por el club.

Paso 10: Trabajar en las reglas y procedimientos del club

Es necesario definir y transmitir a todos los socios del club los procedimientos de comunicación, toma de decisiones, gestión de desastres, resolución de problemas y otros. Las reglas también pueden incluir cuánto tiempo debe hablar un miembro, quién tiene la primera oportunidad, cuánto debe aportar cada uno y cómo se deben emitir los votos. Aunque un club informal no tiene la obligación de formar los procedimientos, siempre es una buena idea formar algunos para mantener el decoro del club.

Paso 11: Planificar el presupuesto y decidir la cuota de socio

El tipo de club y los objetivos que espera lograr determinarán el presupuesto. La financiación requiere sobre todo informar a los clubes sociales, en los que los socios se unen para crear conciencia a través de eventos y programas. La mayoría de los clubes funcionan a partir de una cuota de socio que se paga mensual o anualmente. Para obtener fondos adicionales, puede organizar eventos para recaudar fondos, pedir donaciones a su comunidad o encontrar patrocinadores que apoyen la causa.

Asegúrese de haber planificado bien su presupuesto antes de empezar a realizar sus objetivos.

Paso 12: Dirigir el club de forma eficaz

Para dirigir un club de forma eficaz y asegurarse de que se mantiene intacto durante varios años, debe centrarse en algunas cosas, a saber, las reuniones, la comunicación y la expansión.

Realizar reuniones frecuentes

Si sólo organiza reuniones frecuentes, ¿se acordarán los socios de la existencia del club? El club debe ser activo y animado. Cada reunión debe comenzar con un propósito y tener muchos elementos de diversión y entretenimiento. Asegúrate de que celebras las reuniones con regularidad según el calendario previsto. Puede ser una vez al mes, una vez a la semana o una vez cada quince días. Elabore un orden del día claro y asegúrese de que los directivos del club participen en su elaboración.

Dé a todos los socios la misma oportunidad de expresar su opinión y actuar. Para que todos se sientan involucrados y contribuyan por igual, puedes delegar tareas específicas a cada miembro. Para el cociente de entretenimiento, deberías organizar juegos y obras de teatro. También puedes distribuir premios para los juegos.

Comunícate y mantente en contacto

Tienes que hacer que cada miembro del club se sienta incluido e informado. Asegúrese de enviar a cada uno información sobre los próximos eventos o información general sobre la próxima reunión. Debes procurar enviar una sinopsis sobre la reunión realizada a los socios del club que no pudieron asistir. Si un socio del club recibe un homenaje o alcanza una meta en su carrera, actualízalo en el foro del club o en la página de las redes sociales. También puedes publicar un boletín semanal o mensual sobre las actividades y novedades del club. Fomenta las charlas telefónicas y los viajes trimestrales, las excursiones, las comidas en familia o cualquier otra actividad amistosa para mantener el club unido.

Atrae nuevos reclutas

El hecho de que tu club tenga ahora 50 socios no significa que dejes de invitar o reclutar a más gente. Los individuos se van por razones inesperadas e inciertas. Por lo tanto, debes asegurarte de incorporar al menos uno o dos socios al mes.

Pide a los socios de tu club que hablen con sus amigos, familiares, compañeros de clase, compañeros de trabajo y parientes. Siga anunciándose en las plataformas de los medios sociales y mediante folletos en su comunidad. Cuanto mayor sea el número de personas, mejores serán los resultados del objetivo. Esto es especialmente cierto en el caso de causas y eventos sociales.