Una carta de acuse de recibo, también conocida como carta de recepción, es bastante común en los tratos comerciales y una marca de profesionalidad.
Puede ser una recepción no sólo de bienes o productos. Puede ser la confirmación de la recepción de documentos. Tenemos la carta de acuse de recibo de currículum que confirma la recepción del currículum de un candidato. Del mismo modo, un Acuse de recibo de renuncia confirma que la empresa ha recibido la carta de un empleado, que presentó antes de dimitir. Por último, la carta que se refiere a la recepción de bienes y otros documentos relevantes, es la Carta de Acuse de Recibo de Negocios. Además de la confirmación de materiales y documentos, una carta de acuse de recibo también puede referirse a una llamada telefónica o a una reunión previa.
Ahora te estarás preguntando cuál es la utilidad de esta carta. La más obvia, si has entendido hasta aquí, es que «confirma» algo previamente acordado y, por tanto, sienta las bases de las futuras acciones a realizar. Además, sirve como documento legal de que una de las partes ha cumplido con las obligaciones de un contrato y, por tanto, ayuda a crear confianza y buena voluntad entre las partes. Prácticamente, da la fecha y el momento de la recepción de los documentos/productos que también son de importancia.
Elementos de una carta de reconocimiento:
Entonces, ¿qué crea una carta de reconocimiento? Tiene los siguientes elementos:
- Un membrete: Si estás escribiendo a nivel personal, esto no es necesario. Pero si es en nombre de una empresa, es importante mencionar el nombre y la dirección de tu empresa y del destinatario y la fecha de redacción/envío de la carta.
- Membrete: Debajo de éste, mencionarás la fecha. Puede o no formar parte del encabezado. Puede comenzar a partir del siguiente párrafo, dejando algún espacio o la siguiente línea.
- Asunto: El asunto hablará de lo que se ha reconocido, y puede ser sustituido por «referencia» a un caso anterior o número de factura.
- Cuerpo: El cuerpo de la carta puede comenzar con un «Estimado ……….». La primera línea dirá lo obvio. Las siguientes frases son habituales en la introducción:
- La empresa acusa recibo del/los documento/s…
- Yo, persona, acuso recibo del/los siguiente/s documento/s…
- Yo, persona, en nombre de la empresa, escribo para confirmar la recepción de…
- Nosotros, la empresa, deseamos agradecer al destinatario el envío de…
- Yo, persona, escribo en referencia a la conversación telefónica entre el destinatario y la persona/firma para confirmar el… o algo con una redacción similar.
- Después de esta línea introductoria seguirán los detalles de lo que se recibió o se hará a continuación, y si alguna mercancía está dañada, aquí es donde hay que declararlo.
- Cierre: La línea de cierre será sobre cómo la empresa desea hacer más negocios con el destinatario o cualquier declaración que promueva la buena voluntad. También puede indicar cómo contactar más adelante o si la empresa/persona se pondrá en contacto con el destinatario más adelante, en caso de que sea necesario. También puede terminar con un agradecimiento, seguido de una firma personal en nombre de la empresa. Tenga en cuenta que la carta de acuse de recibo automatizada no incluye ningún tipo de firma personal.
Consejos para usted:
Algunas cosas más que tendrá que recordar son: en primer lugar, el momento. La confirmación debe darse cuando los materiales estén en la mano, el retraso sólo creará confusión y ansiedad. Desde otro punto de vista, el retraso es, de nuevo, mejor que no acusar nunca recibo. Porque el retraso se puede disculpar. No acusar recibo no tiene arreglo. En segundo lugar, haz un esquema. Comprueba las fechas, las especificaciones, haz una lista de los puntos y planifica la colocación de tu información. Tómate tu tiempo aquí. Considere la posibilidad de leer desde la perspectiva del destinatario y suene sincero. En tercer lugar, sé breve y cortés.
Ahí tienes la receta perfecta para una carta de agradecimiento perfecta. Sólo tienes que mezclar las cosas bien, ¿no?