38 aplicaciones y complementos que transformaron mi productividad

Las aplicaciones pueden abrumar y sobreestimular fácilmente el cerebro de alguien con trastorno por déficit de atención (TDAH o ADD). A lo largo de los años, yo personalmente he descargado casi 1.000 aplicaciones – y he aprendido mucho sobre la verdadera productividad en el camino. Aquí están las aplicaciones que han encontrado un lugar permanente en mi caja de herramientas – así como por qué, en la búsqueda de la «aplicación perfecta», probablemente estás siendo demasiado duro contigo mismo.

¿Cuáles son los límites de las aplicaciones?

Las aplicaciones no son balas de plata. No hay ninguna app que resuelva nuestros retos. Pero hay sitios, como If This, Then That y Zapier que pueden añadir una foto a una carpeta de Dropbox cuando alguien me etiqueta en Facebook. Las aplicaciones hacen algunas cosas mágicas, pero todas las aplicaciones, herramientas y calendarios requieren que nos comprometamos con ellos. Las aplicaciones de listas de tareas facilitan la captura de tus ideas y la posibilidad de compartir tu lista con tu familia o equipo. Puedes reorganizar los elementos, ponerlos en columnas, codificarlos por colores, añadir imágenes y hacer que te los envíen por correo electrónico o por mensaje de texto. Pero ninguna aplicación de listas de tareas pendientes hará la tarea por ti.

Si quieres aumentar tu productividad, al principio de cada día, dedica al menos cinco minutos a planificar tu jornada. Revisa y actualiza tu plan cinco veces a lo largo del día. No importa qué herramienta utilices. Puedes utilizar papel, un diario de viñetas, una pizarra o una aplicación. Planificar y revisar tus intenciones siempre te ahorrará tiempo después.

Incluso cuando necesitamos hacer algo que no es urgente, tenemos que plasmar esa tarea ahora. Si quieres conseguir más logros, sigue revisando tu lista a lo largo del día. Tenemos que aceptar el hecho de que luchamos con el SIR – No puedo recordar las cosas. Cuando aceptamos ese hecho, podemos crear un plan de acción para revisar nuestros planes.

Miro mi calendario y mi lista de tareas literalmente 30 veces al día. Mi calendario permanece abierto en una de las pantallas de mi ordenador. ¿Quiere una pantalla adicional para su calendario? ¿Tienes una tableta? Consigue la aplicación Duet. Te permite convertir tu tableta o smartphone en una segunda o tercera pantalla. Tengo cuatro pantallas.

¿Tienes un televisor sin usar? Podrías convertirla también en un monitor. Necesitas un cable especial. Busca en Google el modelo de tu televisor y el de tu ordenador con el término «segundo monitor». (Si tienes hijos, pregúntales.)

¿Qué aplicaciones son las mejores para gestionar una lista de tareas pendientes?

Cuando se trata de aplicaciones de listas de tareas pendientes, hay muchas opciones. La buena noticia, y quizás la mala, es que puedes usar tantas como quieras. Cambia cada semana o cada día para tus tareas diarias, si quieres. Si quieres mezclar dónde vive tu lista de tareas del día o de la semana, hazlo. Yo lo hago.

Como trabajo en equipo, lo que requiere compartir y delegar tareas, uso Asana. Lo uso desde hace más de un año. No me encanta, pero funciona bastante bien. Con Asana, puedes configurar tus proyectos de dos maneras: como una lista con encabezados, o como tableros, a veces llamados tableros KanBan. Me gustan los tableros porque son más visuales. También me gusta el hecho de poder añadir una foto al tablero y que una tarea exista en más de un proyecto a la vez. Si la completo en un lugar, eso se refleja en otros lugares.

Tengo varios tableros de proyectos diferentes en Asana, y hago la mayor parte de mi planificación diaria/semanal/mensual/trimestral y anual en tableros también. Mis proyectos tienen el año en cada encabezado, y cada columna tiene el siguiente encabezado: «Hoy», «Esta semana», «La próxima semana», «Este mes», «El próximo mes» y «Este trimestre». Piensa que los elementos de cada columna son flexibles. Yo muevo las cosas de un lado a otro todo el tiempo. Con esta configuración, puedo ver los árboles y el bosque al mismo tiempo. Y al igual que con mi calendario, reviso y actualizo Asana muchas veces al día.

Otra herramienta, similar a Asana, es Trello, que permite interconectar los tableros. Estas interfaces son como tarjetas de notas digitales que puedes mover entre columnas. No te puedes equivocar con ninguna de las dos. Recuerda, sin embargo, que tienes que hacer la tarea.

¿Qué aplicaciones de calendario funcionan para cerebros con TDAH?

No importa si tu calendario está en línea o en papel. Lo que importa es que lo uses, lo lleves contigo y lo mires todos los días. Tenlo a la vista, y mantenlo abierto. Tu calendario es tu amigo.

Yo soy un usuario experto en calendarios online. Utilizo iCal, que se comunica con Google Calendar, con el iCal de mi mujer y con mi programador de citas online, ScheduleOnce. En mi iMac, uso iCal, pero utilizo los calendarios de Google que se importan a iCal. En mi iPhone y mis tabletas, uso Calendars 5.

Al igual que no recomendaría hacer el crucigrama del sábado del New York Times con bolígrafo, yo escribiría en mi calendario de papel con lápiz. Nuestro calendario y nuestras listas de tareas nos permiten ser flexibles. Nadie consigue hacer todo lo que tiene en su lista de tareas. Si haces una lista pero no la haces, busca otro momento en tu calendario para hacerla.

Cómo el establecimiento de sistemas puede mejorar tu productividad

Una gran lección que he aprendido como nerd de la productividad ha venido de libros, como Procrastinar a propósito, E-Myth y The ONE Thing. He aprendido el valor y el poder de la sistematización. Si me lleva cinco minutos responder a un correo electrónico, y respondo a 10 correos electrónicos al día, todos los días, es mejor que dedique dos horas seguidas a responder un correo electrónico si puedo sistematizarlo. Mi herramienta favorita para este tipo de cosas es TextExpander. Te permite crear tu propio código de acceso directo, y cuando escribes ese código, se expande en una cadena de texto más grande. Se pueden crear plantillas con espacios en blanco, menús desplegables, etc. Hay un poco de curva de aprendizaje, pero según mis estadísticas de usuario, me he ahorrado 40 horas de trabajo.

Mejores aplicaciones para domar el correo electrónico

Tu bandeja de entrada de correo electrónico es una lista de prioridades de otras personas. Decir que no me gusta el correo electrónico es un eufemismo. Nos llega demasiado. Por mucho que me disguste el teléfono, desde el punto de vista de la eficiencia del tiempo, muchos de los correos electrónicos que enviamos o respondemos serían más rápidos de manejar por teléfono.

Fija un tiempo para comprobar, procesar y responder a tu correo electrónico. No lo haga a primera hora de la mañana. Por el bien de su cerebro, desactive las notificaciones de su correo electrónico. Si tu jefe te exige que las mantengas activas, puede valer la pena tener una conversación al respecto.

No quieres perderte ningún correo electrónico importante, así que configura filtros de correo electrónico. Los filtros de correo electrónico te ayudan a identificar los correos prioritarios, así como los boletines, el spam y los correos menos importantes. No voy a explicar cómo hacerlo aquí, pero hay un pequeño sitio web llamado YouTube que puede mostrarte cómo hacerlo. Busca filtros de correo electrónico y tu proveedor de correo electrónico (Gmail/Yahoo/Outlook), y encontrarás vídeos sobre cómo hacerlo. Un tipo llamado Steve Dotto tiene una tonelada de grandes videos técnicos.

Otra herramienta para manejar el correo electrónico se llama unroll.me. La aplicación se rodará todos sus boletines de correo electrónico de suscripción en un resumen diario o semanal. También te permite cancelar la suscripción a cualquier correo electrónico que ya no quieras.

La última herramienta para el correo electrónico es para Gmail. Se llama Inbox. Puedes posponer un correo electrónico y hacer que vuelva a aparecer en la parte superior de tu bandeja de entrada por tiempo o por ubicación. Si veo que he recibido un correo electrónico importante que tengo que responder cuando llegue a mi oficina, lo pospongo en función de la ubicación. Otras aplicaciones también lo hacen, así que si no eres usuario de Gmail, entra en tu tienda de aplicaciones y comprueba si tu proveedor de correo electrónico tiene esta función. Es una verdadera ayuda para los malabaristas del correo electrónico.

¿Qué aplicaciones comparten, almacenan y guardan el correo electrónico?

Dropbox facilita el almacenamiento, el uso compartido y el guardado de archivos, y ha lanzado una nueva función llamada Smart Sync. Todos tus archivos aparecen como si estuvieran en tu ordenador, pero en realidad viven en la nube. Esto es útil cuando tienes más de dos terabytes de archivos, y trabajas en varios ordenadores.

Conozco a gente que utiliza cinco programas gratuitos diferentes en la nube, porque no quieren pagar por el almacenamiento de archivos. Si puedes hacer eso, más poder para ti. Pero todavía no he conocido a nadie con TDAH que pueda llevar la cuenta de qué va a dónde.

¿Pueden las aplicaciones mejorar mi escritura?

Mi hijo tiene seis años. Es superdotado y tiene una ortografía increíble. Eso no se lo doy yo. Grammarly es un complemento web que te ayuda con la ortografía y la gramática cuando escribes en línea. Si a menudo confundes «entonces» con «que», Grammarly te lo dirá. Si necesitas una coma, o la usas innecesariamente, Grammarly también lo verá.

Aplicaciones que te ayudan a mantenerte en la tarea

No pensaba escribir sobre los auriculares, pero al pensar en la tecnología de la que dependo, decidí incluirla. Antes de comprar mis auriculares con cancelación de ruido Bose QuietComfort 35, había estado comprando auriculares durante todo un año. Consideraba que estos auriculares con un precio de 400 dólares eran un lujo, a pesar de que los uso la mayor parte del día. Los utilizo para hacer podcasting y para mis grupos de coaching online. No sabía hasta qué punto estos auriculares eliminarían las distracciones auditivas. ¿Conoces el dicho «antes un lujo, ahora una necesidad»? Mis auriculares Bose se han convertido en eso. Si se perdieran o se rompieran, no me lo pensaría dos veces a la hora de sustituirlos.

¿Qué aplicaciones pueden refrescar el cerebro del TDAH?

Llegar a la cama a la hora prevista ha sido una lucha de toda la vida. El problema de irse a la cama demasiado tarde viene cuando suena esa alarma. Si estamos en una fase profunda de sueño cuando suena la alarma, estaremos aturdidos durante las primeras horas del día. Pasamos el día en una niebla cerebral, y cuando queremos relajarnos para la noche, nuestro cerebro se despierta, y el ciclo continúa.

Lo llamo el «Ciclo de Sueño TDAH-Productividad»: Nos quedamos despiertos hasta tarde para terminar el trabajo, por lo que estamos cansados y tenemos problemas para concentrarnos al día siguiente, por lo que nos quedamos despiertos hasta tarde para terminar el trabajo.

La aplicación Sleep Cycle nos da una forma de interrumpir este patrón. La aplicación determina la calidad de nuestro sueño utilizando el acelerómetro de tu smartphone. La función de alarma inteligente te despertará en función de tu fase de sueño. Si tienes que despertarte a las 7 de la mañana, Sleep Cycle te despertará dentro de una ventana de 20-30 minutos basada en tu fase de sueño más ligera. He utilizado esta aplicación durante tres años y me encanta.

¿Cómo puedo llegar a tiempo a las reuniones?

Next Meeting para Mac OS es un pequeño widget que vive en la parte superior derecha de tu pantalla, cerca del reloj y de la barra de WiFi. Te permite saber cuánto tiempo tienes hasta tu próxima reunión. Se sincroniza con Google Calendar e iCal. Si tu reunión comienza en dos minutos, te dirá que tu reunión es ahora, lo cual es muy útil. Puedes desactivar las notificaciones en tu ordenador y no perderte tu próxima reunión.

Me encanta la tecnología, ser productivo y aprender cosas nuevas. Como persona impulsada, curiosa, con mentalidad de crecimiento, que tiene TDAH y ha aprendido a ver el fracaso como una retroalimentación, puedo decir esto: El camino hacia una gran vida no es fácil. No hay ninguna aplicación que pueda recablear nuestros cerebros con TDAH. Pero si mantenemos la curiosidad, tenemos compasión por nosotros mismos y nos centramos en el crecimiento gradual, podemos vivir vidas increíbles. Puede ser difícil, pero eso está bien. Podemos hacer cosas difíciles.

Adiciones que mejoran Google Chrome

Si usas Google Chrome, hay una tienda de aplicaciones que tiene muchos widgets, aplicaciones y extensiones útiles para él. Esto es lo que los oyentes de mi podcast (ADHD reWired) dicen que utilizan:

Administradores de contraseñas

• 1Password
• LastPass

Escritura/Gramática/Comunicación

• Boomerang y Boomerang Calendar. Dos complementos de Gmail que hacen un seguimiento de los correos electrónicos y programan reuniones dentro del correo electrónico.
• Grammarly (ver arriba).
• Snap&Read Universal. Lector de texto que simplifica el vocabulario, traduce el texto, lee el texto inaccesible.

Reducir las distracciones/Aumentar la concentración

• Momentum. Una pantalla de inicio que pregunta: «¿Cuál es tu objetivo principal del día?». Si respondes, te recordará ese objetivo cada vez que abras una nueva pestaña.
• Bloqueador de noticias de Facebook
• AdBlock
• uBlock Origin. Cuando tu Internet es lento, esto liberará el ancho de banda que ocupan los anuncios.

Gestión de demasiadas pestañas abiertas

Hay un montón de grandes extensiones de Chrome para este problema común de TDAH:

• OneTab. Se deshace de las pestañas adicionales.
• Session Buddy. ¿100 pestañas del navegador? Son historia.
• The Great Suspender. Descarga las pestañas del navegador, para que no puedan masticar toneladas de memoria. Un simple clic del ratón recarga la página.
• Toby. Una extensión de gestión de pestañas.

Lectura sin distracciones

• CleanPrint. Permite imprimir una versión de sólo texto de un artículo online. Sin imágenes. Sin anuncios.

Seguimiento del trabajo

• BackStop. Desactiva el botón de retroceso para que se active el navegador para ir a una página anterior. Si has perdido trabajo rellenando un formulario online porque el botón de retroceso te ha hecho volver atrás, esta es una gran extensión.
• Pomodoro Timer
• Pomodoro Assistant

Organización de artículos y sitios web para más tarde

• Pocket. Guarda páginas web.
• Evernote. Facilita la captura y el guardado de artículos de páginas web.

Cómo hacer que tus tareas pendientes sean más claras y manejables

Mira tu lista de tareas. Busca las tareas que escribiste como sustantivos y añádeles verbos. Por ejemplo, si escribió «médico» en su lista, ¿cuál es la tarea real que está implícita? ¿Necesitas llamar a tu médico? ¿Necesitas encontrar un médico? Mi tarea diría: «Llamar al Dr. Goldberg, al 555-555-5555, para programar un examen físico anual y preguntar si necesito pruebas de laboratorio. Después de programar mi cita, programe los análisis». Soy así de específico. Pruébalo. Puede que descubras que la aplicación no ha sido el problema. Es que cuando ve «médico» en su lista, no sabe cuál debe ser su primer paso.

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Actualizado el 5 de febrero de 2021