11 Consejos para un Post-Mortem Exitoso

Actualización: Escribí este artículo en 2015, pero pensé que con el nuevo año justo detrás de mí debería actualizarlo con todo el aprendizaje que he recibido sobre el tema de los post-mortems. Me di cuenta, en retrospectiva, que dejé fuera un consejo clave que me aseguro de incluir en todos mis post-mortems. Así que, ¿qué es mejor que 10 consejos para un post-mortem exitoso? Les presento los nuevos y mejorados 11 consejos para un post-mortem exitoso. (Spoiler: el número 5 es nuevo.)

Me encantan las reuniones. En realidad, permítanme aclarar. Me gustan las reuniones creativas y centradas en la estrategia, como la tormenta de ideas o su prima emotiva, la Post-Mortem.

¿Qué es una post-mortem? Para algunos, es el examen de un cadáver para determinar la causa correcta de la muerte. Para otras personas más equilibradas (sin ofender a Dana Scully), es una discusión (normalmente al final del proyecto) para identificar y analizar los elementos de un proyecto que fueron exitosos o no. Responde a la pregunta: «¿Cómo lo hemos hecho?»

Mucha gente encuentra el nombre «post-mortem» demasiado macabro. Prefieren llamarlo «retrospectiva», lo que me parece aburrido y falto de imaginación. Incluso si un proyecto fue una delicia ridícula de principio a fin, la retrospectiva marca el final de un trabajo (o de una fase) y su equipo probablemente esté contento de haberlo dejado atrás. Si por mí fuera, lo llamaría «¡Super Extravagancia Post-Mortem!». Ahora no me digas que no preferirías ir a eso que a la «Retrospectiva».»

No sólo para proyectos únicos

Mucha gente asume que los post-mortems son sólo para proyectos únicos. Aunque son extremadamente importantes para proyectos con una fecha de inicio y finalización claramente definida – piensa en aplicaciones, sitios web, infografías, etc. – son igual de útiles para los esfuerzos de marketing continuos. Las revisiones posteriores pueden mantener el panorama general en perspectiva con revisiones mensuales, trimestrales o anuales. Obviamente, hacer una cada mes requiere mucho tiempo, pero unas pocas horas cada trimestre son un tiempo bien empleado.

No sólo para las agencias

Las autoevaluaciones no son sólo para las agencias que intentan retener a sus clientes o conseguir nuevos negocios. Son igual de útiles en el lado de la marca. Los directores de marketing pueden beneficiarse igualmente de la realización de post-mortems tras finalizar cualquier campaña o proyecto. En un mundo perfecto, el post-mortem puede incluir al equipo del cliente y al de la agencia. Recuerde, se trata de «¿Cómo lo hicimos?»

Así que, ahora que se ha convencido de la maravilla del post-mortem y probablemente ya ha programado uno, aquí están mis 10 consejos para sacar el máximo provecho de su post-mortem:

(Nota: A los efectos de estos consejos, me referiré a ellos en el contexto de una sola campaña con un objetivo de finalización en lugar de un proyecto en curso.)

Tenga un post-mortem para cada proyecto, no importa lo pequeño o grande que sea, no importa el resultado.

Aunque un proyecto sea pequeño, siempre hay cosas que surgen que le ayudarán a aprender para proyectos más grandes. Por ejemplo, digamos que el proyecto se retrasó por problemas de comunicación. Esto podría suponer un retraso de unos días en un proyecto pequeño. Pero en un proyecto de gran envergadura, esto podría retrasarle meses y, lo que es más importante, multiplicar por dos el coste. Siempre es una conversación divertida con el director financiero.

Es importante que se realicen post-mortems independientemente de lo bien que haya ido un proyecto. Algunos tienden a pensar que una autopsia se centra en lo que salió mal. De nuevo, prefiero pensar en ello como «¿cómo lo hicimos y por qué?». Nunca he trabajado en un proyecto que haya salido a la perfección. Del mismo modo, nunca he trabajado en un proyecto que fuera un completo desastre. Siempre hay algo valioso que aprender.

«En el momento en que no estás aprendiendo creo que estás muerto»
Jack Nicholson

Programa el post-mortem directamente después de que el proyecto concluya.

Si eres como yo, los detalles del proyecto se evaporan de la memoria cuando el gran impulso ha terminado. Si un proyecto va bien, perdemos de vista los problemas a la luz de un trabajo bien hecho. Si un proyecto va mal, perdemos de vista los éxitos mientras tratamos de averiguar qué ha ido mal. Haga la autopsia mientras los detalles están todavía frescos. Puntos extra por programarlos con antelación.

«La tinta más pálida es mejor que la mejor memoria»
Proverbio chino

Establezca una mentalidad constructiva.

Este es, con mucho, el consejo más importante de esta lista. Un post-mortem no consiste en resaltar los fallos con el propósito de asignar culpas. No se trata de revisar el rendimiento de los empleados. Se trata de revisar el trabajo y el resultado con el fin de mejorar el equipo y la persona. Tiene que ser constructivo.

Por lo tanto, es importante que su equipo tenga la mentalidad adecuada: positiva y centrada en el aprendizaje, no a la defensiva ni hipercrítica. La mejor manera de hacerlo es empezar la conversación con algo positivo. Por lo general, cuanto más poderosos u orgullosos se sientan, más eficazmente podrán procesar las críticas constructivas.

Como a uno de los miembros de mi equipo siempre le gusta decir cuando las cosas van mal: «Bueno, no ha muerto nadie, así que…» Recuérdales a todos que, por muy vergonzosa que sea una metedura de pata, puedes aprender de ella. Obviamente, esto no funciona si alguien murió, pero ningún proyecto de Portent ha matado a nadie hasta ahora… eso me han dicho.

«Soy el tipo de persona a la que le gusta crear el ambiente y la mentalidad -no porque lo haga deliberadamente, sino porque así es como me gusta vivir- en el que, desde el catering hasta el maquillaje, pasando por la peluquería, el vestuario, los electricistas, la iluminación del departamento de cámaras, el sonido, ya sabes, es nuestra película; estamos juntos, y tenemos esa camaradería y esa cercanía.»
Steve McQueen

Crea una agenda.

Incluso una reunión relajada necesita una agenda. Lo último que queremos es un lío completamente desorganizado que te deje una hora más tarde sin idea de lo que realmente has aprendido. Tener un orden del día realmente ayudará con todos los consejos de los que he hablado hasta ahora.

Aquí hay un ejemplo de orden del día para un post-mortem eficaz:

1. Establecer el tono / Explicar el formato (5 minutos) – Este es posiblemente el más crítico, pivote 5 minutos de la reunión. Es el momento de recordar al grupo que este post-mortem se trata de un análisis constructivo. Es su oportunidad de guiar la mentalidad del grupo y, con suerte, conseguir que se relajen y se sientan lo suficientemente seguros para una sesión realmente productiva.
2. Recapitulación del proyecto (2 min) – Eso es todo. Darás una sinopsis de lo que fue el proyecto y cuáles fueron las expectativas iniciales. Esto te permitirá centrarte en los objetivos cuantificables para poder evaluar objetivamente si el proyecto fue un éxito.
3. Recapitulación del resultado (3 minutos) – Aunque puede haber una diferencia de opinión sobre cómo pensaron todos que fue el proceso, normalmente hay una idea bastante clara sobre si se cumplió el objetivo. ¿Quedó satisfecho el cliente? (Puede tratarse de un cliente en sentido literal o del director de marketing de tu propia empresa). ¿El coste superó el presupuesto? ¿Fue el producto entregado a tiempo?
4. Preguntas de los miembros del equipo (40 minutos) – Esta es la carne del post-mortem. Donde toda esta preparación dará sus frutos. Es el momento en que la conversación realmente se pone en marcha y los miembros de su equipo tienen la oportunidad de hablar. Resulta útil empezar haciendo una pregunta a una persona y permitir que las personas se expresen entre sí. Lo importante es que todos tengan la oportunidad de contribuir. Éstas son las preguntas que me gusta hacer:
   1. ¿Está usted orgulloso de nuestros productos acabados? Si la respuesta es afirmativa, ¿qué es lo que ha hecho que sean excelentes? Si la respuesta es negativa, ¿qué fue lo que falló o lo que faltó?
   2. ¿Obtuvimos los resultados que queríamos y tuvieron impacto?
   3. ¿Cuáles de nuestros métodos o procesos funcionaron particularmente bien?
   4. ¿Cuáles de nuestros métodos o procesos fueron difíciles o frustrantes de usar?
   5. ¿Cómo harías las cosas de manera diferente la próxima vez para evitar esta frustración?
   6. ¿Qué más podríamos hacer mejor la próxima vez?
   7. ¿Cuál fue la parte más gratificante o profesionalmente satisfactoria del proyecto?
5. Recapitulación (10 minutos) – Aquí es donde usted agradece a todos por participar y les hace saber que las notas vendrán pronto.

Es cierto que puede ser realmente desafiante mantener esta agenda sobre la marcha, pero lo último que quiere hacer es impedir que la conversación fluya orgánicamente. La mayoría de las veces, la conversación saltará de forma natural de una pregunta a otra. Lo importante es que te asegures de que cada una de las respuestas sea una conversación y que todos puedan abordarlas.

«Si no te preparas, te estás preparando para fracasar»
Benjamin Franklin

Envía un cuestionario a todos los participantes antes de la reunión.

Un orden del día es muy importante, pero será difícil cumplir con el calendario si los participantes no se han preparado ellos mismos y han pensado en todas las cuestiones que se van a tratar. Si no han pensado ya en las preguntas, le garantizo que si les pregunta qué métodos o procesos han funcionado bien, obtendrá al menos 10-20 segundos de miradas vacías.

Esto es productivo por dos razones. En primer lugar, es más probable que obtenga mejores respuestas. Es difícil que se te ocurra algo en el momento que tenga sustancia. En segundo lugar, cuando alguien siente que por fin tiene una buena respuesta, nadie más le escuchará porque está ocupado tratando de pensar en una buena respuesta para sí mismo.

Así que, junto con un orden del día sencillo, asegúrate de enviar a todos los participantes una lista de preguntas en las que deben pensar antes de la reunión. Lo mejor es que les dé tiempo suficiente para hacerlo, para que no sea una carrera de última hora justo antes del post-mortem.

«Debemos abrir las puertas de las oportunidades. Pero también debemos equipar a nuestra gente para que atraviese esas puertas»
Lyndon B. Johnson

Identificar al moderador.

Además de un orden del día, debe haber una persona responsable de moderar la reunión. Por lo general, se trata de la misma persona que estableció el orden del día y programó la reunión posterior. Tener un moderador no sólo crea rieles de contención para la conversación, sino que permite a todos los demás miembros del equipo la libertad de decir lo que piensan sin preocuparse excesivamente por la estructura o el proceso.

Un buen moderador dará la cantidad adecuada de margen para que la conversación aborde una tangente antes de volver a controlarla.

El moderador también debe ser quien tome notas. Recomiendo utilizar una pizarra blanca. Eso permite que los miembros del equipo sigan participando, en lugar de garabatear notas frenéticamente.

«¿Puedes repetir la parte en la que has dicho todas las cosas?»
Homer Simpson

Mantenga la calma.

Como he mencionado antes, me encantan las reuniones de estrategia creativa. Suelen ser más relajadas y, por tanto, más divertidas. Las temidas reuniones de alta tensión matan la creatividad y encierran a tu equipo en su caparazón personal. Ese tipo de reunión es tan productiva como una siesta de todo el equipo.

Estás descubriendo cosas incómodas la mayor parte del tiempo. Promueva deliberadamente un ambiente relajado. Si es temprano en la mañana, lleve café y donas. Si es más tarde en el día, trae cerveza y bueno… donas. Lleve siempre rosquillas.

«Un estado de ánimo alegre, reforzado por la relajación… es la medicina que hace huir a todos los fantasmas del miedo».
George Matthew Adams

Fomentar la participación.

El objetivo de una autopsia es profundizar en el proyecto y aprender como equipo. Al sacar a la luz las perspectivas de todos los miembros del grupo -muchos de los cuales suelen estar más metidos en la maleza- nos permiten descubrir cuestiones a nivel micro que se suman a un grave impacto macro. Si sólo unos pocos miembros del equipo hablan, asegúrate de preguntar a los demás qué ideas tienen. A veces basta con una pequeña insistencia para que la gente se sienta cómoda hablando.

«En el trabajo en equipo, el silencio no es dorado, es mortal»
Mark Sanborn

Deja los ordenadores portátiles atrás.

Al igual que las tormentas de ideas creativas, prefiero que los post-mortems sean asuntos sin pantalla. Se anima a la gente a traer notas, pero los ordenadores suelen distraer más de lo que valen. Para aquellos que ya son un poco reacios a compartir sus pensamientos, no hay nada peor que abrirse y descubrir que la gente no está prestando atención. Un post-mortem debe crear un diálogo y hacer que los pensamientos e ideas vayan de un lado a otro. En este proceso no hay lugar para el ordenador, ni siquiera para tomar notas. (Más adelante explicaré por qué.)

«El guerrero de éxito es el hombre medio, con un enfoque de láser.»
Bruce Lee

Desarrollar conclusiones procesables.

Incluso el post-mortem más productivo no es bueno a menos que haya conclusiones claras y procesables. «Hacerlo mejor» es un noble punto de partida, pero ¿cómo actuar en consecuencia la próxima vez? En nuestro ejemplo anterior, si el problema era la comunicación, tal vez la medida a tomar sea establecer reuniones de control más regulares y en persona. El equipo puede responsabilizarse mutuamente de ponerlas en práctica en el siguiente proyecto.

«La capacidad de una organización para aprender, y traducir ese aprendizaje en acción rápidamente, es la ventaja competitiva definitiva».
Jack Welch

Compartir las conclusiones post mortem.

Nada novedoso aquí. El último consejo importante es compartir las conclusiones post-mortem con cualquier persona que pueda beneficiarse de sus nuevas perlas de sabiduría. Esto incluye, sin duda, a los asistentes a la autopsia. Pero dedique tiempo a identificar a otras personas de su empresa que se enfrenten a los mismos retos.

«Comparta sus conocimientos. Es una forma de alcanzar la inmortalidad».
Su Santidad el Dalai Lama

Aunque algunos de estos consejos son un poco más rígidos que otros, lo más importante es recordar que hay que mantener la naturaleza del post-mortem ligera, pero aún así productiva e impactante. Si tienes éxito, verás cómo tu equipo se lleva ideas muy valiosas que harán que el próximo proyecto sea aún mejor.

O si todo esto es demasiado, asegúrate de llamarlo Super Post-Mortem Extravaganza. Y trae donuts.